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Wed Nov 23 03:01:53 BRT 2022
Planejamento | PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
Elabore um plano de ações

Aprenda a planejar-se com ações necessárias para melhorar seu negócio.

· Atualizado em 23/11/2022
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Todo empreendedor quer tornar o seu negócio único e competitivo diante do mercado atual. Saber gerir a organização, identificando os gargalos e elaborando maneiras de alavancar o negócio é essencial para continuar empreendendo. Desenvolver um plano de ação para atingir os objetivos e metas desejadas é fundamental para garantir os melhores resultados. 

O plano de ação é uma maneira sistematizada de pôr em prática iniciativas, sejam elam metas, objetivos ou solucionar gargalos, a partir de uma metodologia definida. Agora a fase é de planejamento, quando a ideia poderá transformar-se em resultado. É essencial que a equipe continue a ajudar nesta fase. O planejamento deve ser detalhado com o caminho a ser percorrido para atingir o objetivo. Sua estruturação  possibilita uma sequência clara e lógica a ser seguida pelos colaboradores, reduzindo o tempo de execução das tarefas e obtendo uma maior produtividade.

De maneira geral, o plano de ação irá responder perguntas como:

  • Qual objetivo deseja-se alcançar?
  • Como fazer para atingir o objetivo?
  • Por que fazer?
  • Qual será o prazo?
  • Quem serão os responsáveis por cada atividade específica ?
  • Quanto custará cada ação?
  • Como elaborar um plano de ação? 

O plano de ação deve ser um documento claro e bem definido. Você pode seguir o seguinte roteiro para o desenvolvimento do seu planejamento:

Tenha um objetivo bem definido a ser alcançado

O objetivo  - que deve ter vindo do planejamento estratégico – precisa ser compreensível pelos líderes e colaboradores, sendo assim, uma importante etapa para o engajamento do time.

Planeje como será o plano de ação

  • Determine como o objetivo será alcançado. Defina:
  • Defina as metas;
  • Atividades e recursos essenciais;
  • Determine prazos;
  • Defina os responsáveis;
  • Execute o plano de ação;
  • Monitore, revise e melhore periodicamente seu plano.

O plano de ações define o que precisa ser feito, por quem será feito, quando e que recursos serão necessários. Embora não haja um formato padrão, o plano de ações deve explicitar os seguintes itens:

  • A sequência lógica em que as ações e respectivas atividades devem ser executadas;
  • O responsável pela execução de cada ação ou atividade;
  • Os recursos necessários (financeiros, humanos, materiais).    
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5W2H

Existe uma ferramenta denominada 5W2H, composta por sete perguntas que auxiliam a elaboração de um plano de ações. 5W2H são as iniciais, em inglês, das perguntas que guiam o processo estratégico da criação  do plano de ação. São elas:

  • What (O que fazer):  Quais as atividades que ajudarão a cumprir os objetivos e metas;
  • Why (Porque): A comprovação da necessidade de se realizar o plano de ação;
  • Where (Onde): Em que setor será realizada cada tarefa definida;
  • Who (Quem): Pessoa responsável pela atividade determinada;
  • When (Quando): Datas e prazos de acordo com o cronograma;
  • How (Como): Modo com que as atividades serão realizadas para atingir o objetivo final;
  • How much (Quanto): Orçamento de recursos, financeiro, tempo, humanos e intelectuais, necessários para realização da estratégia.

Usando-se este modelo de plano de ações, é preciso preenchê-lo conforme detalhado a seguir:

  • Objetivo do plano: o ponto inicial é explicitar claramente o objetivo desejado, que no caso é a introdução de uma inovação, mencionando quais são os resultados esperados.
  • Detalhamento das ações: deverá ser feita uma reunião com a equipe em que sejam definidas as ações, utilizando-se como guia uma pergunta simples: “O que é preciso fazer para ir da situação A para a situação B?”.

As respostas deverão ser anotadas e, posteriormente, deverão ser escolhidas aquelas que fizerem mais sentido para a equipe levando-se em conta fatores como prazo para execução, custo da execução, recursos humanos necessários e outros, todos eles ponderados conforme a realidade da empresa.

Em seguida, cada ação deverá ser detalhada conforme os seguintes tópicos:

  • Nº Ação/atividade: código em sequência numérica crescente (variando de 1 a ‘n’) da ação e respectivas atividades.
  • Descrição de atividades (O quê/Como fazer) Onde fazer): nome das ações e respectivas atividades. A descrição vinculada a determinada ação deve ser iniciada por um verbo (ex: comprar, agendar, realizar, contratar, testar).
  • Responsável (Quem): decidir quem deverá ser responsável por determinada ação ou atividade, deve-se considerar a experiência e as habilidades exigidas para realizá-las
  • Dependência: código numérico da ação ou atividade que precede a atividade analisada, ou seja, se houver uma relação de dependência entre duas atividades e a primeira atividade atrasar, a atividade seguinte sofrerá atraso.
  • Custo: deverão ser estimados todos os custos envolvidos na execução da ação, incluindo: recursos financeiros, materiais, humanos, prestações de serviço.
  • Duração: é o prazo total de cada ação, podendo ser representado em dias semanas, meses. O prazo total de uma ação corresponde à soma dos prazos de suas respectivas atividades.
  • Datas de início: de preferência, devem ser considerados apenas os dias úteis.
  • Situação: indica a posição de cada ação ou atividade ao longo do tempo, podendo ser classificada como não iniciada, em andamento, atrasada, suspensa e finalizada.
  • Calendário: uma vez definido o prazo, deve-se distribuir a duração das ações e atividades com um “x” nas colunas correspondentes, conforme a data de início e fim de cada uma.
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Vantagens
  • Permite que se projete a meta da inovação, ou seja, aonde se quer chegar;
  • O cronograma é um ótimo instrumento para estimar e monitorar o tempo necessário para a execução das ações;
  • Também pode-se ter uma boa visão e controle sobre os recursos disponíveis;
  • Pode-se acompanhar a execução simultânea de algumas atividades, quando elas apresentam dependência entre si. 

Para assegurar o sucesso do plano de ações, é imprescindível que todas as unidades e pessoas envolvidas na execução participem do planejamento.

Um bom plano de ação não funciona sem uma equipe motivada. Enfatizamos aqui o papel da liderança e o envolvimento dos colaboradores na elaboração e execução do projeto.

Saiba Mais

Confira aqui vídeos e áudios da TV e da Rádio Sebrae sobre planejamento de ações.

Plano de negócio: potencialize o sucesso do seu empreendimento - Sebrae

 


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