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Sat May 27 14:57:31 BRT 2023
Empreendedorismo | LIDERANÇA
Saiba como fazer reuniões mais produtivas

Para otimizar o tempo do empreendedor, entenda a importância de realizar reuniões produtivas, planejadas e estruturadas.

· Atualizado em 27/05/2023
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A realização de encontros de negócios e reuniões que não resultam em nada acaba se transformando em perda de tempo. As reuniões improdutivas terminam se constituindo em mais uma forma de má utilização desse recurso tão importante.

O tempo é um dos recursos mais importantes de que o empreendedor dispõe e, por isso mesmo, otimizá-lo é também um dos maiores desafios em todas as empresas. Você já parou para pensar sobre o que o empreendedor pode fazer para melhorar as reuniões e fazer com que sejam mais produtivas? É importante adotar uma estratégia de gestão voltada para a prática de reuniões, em que o diálogo e a troca de ideias estejam presentes. É nelas que surgem as críticas, as sugestões, são discutidas e avaliadas as metas, ocorre o alinhamento de expectativas, além de outras ações. Mas, uma reunião precisa ser planejada e organizada, com objetivos claros, especificados em uma pauta. 

Manter o foco é essencial, afinal em uma reunião produtiva as decisões são tomadas em conjunto, de maneira democrática - o que fortalece a equipe, que acaba se tornando mais motivada para enfrentar os desafios. Assim, quem propõe a reunião e convida os outros participantes, deve funcionar como coordenador e tomar a direção para que ela seja produtiva.

Veja a seguir algumas dicas para tornar as reuniões na sua empresa mais produtivas:

  1. Faça uma pauta: é necessário listar os itens que serão discutidos na reunião. Se surgir algum tema que não esteja contemplado na pauta da reunião, ele poderá ser discutido, desde que todos os participantes concordem. Por isso, é importante que os temas sejam comunicados antes a todos os participantes. Se o tempo previsto para a reunião não comporta a inclusão de nenhum outro tema ou se o tempo for concluído e nem todos os temas foram debatidos, deverá ser agendada uma nova reunião o mais rapidamente possível, com os temas que ficaram pendentes.
  2. Planeje o tempo para discussão de cada item da pauta: isso é importante para evitar discussões de assuntos desnecessários ou que não estejam previstos. Se o debate for muito intenso, com muitas pessoas desejando falar, é importante que o coordenador da reunião controle as participações, evitando polêmicas e lembrando que as discussões devem ser objetivas e pragmáticas. Às vezes, o próprio grupo define um participante para cronometrar o tempo e avisar quando está próximo de se esgotar o horário programado anteriormente para aquele assunto que está sendo debatido. Em alguns casos, é possível também destinar um tempo para cada um expor a sua ideia/opinião.
  3. Escolha um local adequado: é importante usar uma sala que tenha privacidade e não esteja sujeita a interrupções pela entrada e saída de pessoas estranhas à reunião, ou pelo uso do telefone celular a toda hora. Reuniões de negócios algumas vezes são realizadas em restaurantes, o que vai exigir um controle maior de parar o debate e voltar rapidamente ao assunto, seja pela chegada de pessoas que transitam no ambiente, seja pela chegada de garçons trazendo lanches ou refeições. Por isso, as pausas devem ser planejadas também.
  4. Interesse real: é fundamental que todos os participantes estejam “de corpo e alma” na reunião. Parecer interessado em situações alheias à reunião, ou mesmo com o pensamento voltado para outros lugares ou situações, traz enorme prejuízo porque as pessoas que têm essa postura demonstram desinteresse pelo que é tratado na reunião, e não conseguem participar de forma mais efetiva, perdendo-se muito tempo para repetir perguntas ou assuntos que já foram tratados anteriormente.
  5. Objetividade é fundamental: espera-se de todos os participantes que sejam objetivos, com falas mais apropriadas, não muito longas nem confusas. Do coordenador da reunião, espera-se mais objetividade ainda, clareza e controle dos assuntos e das participações, estimulando todos os presentes a participarem da reunião, mas também evitando o monopólio de alguém que ocupa sozinho todo o espaço da discussão.
  6. Síntese: ao finalizar, é importante sintetizar os assuntos debatidos e as conclusões ou atividades que foram propostas para serem realizadas, bem como o prazo de solução para cada item.

Lembre-se: o Sebrae oferece conteúdos, ferramentas, cursos e vídeos para melhorar a produtividade do seu empreendimento. Ligue no 0800 570 0800.

Saiba mais:

Dicas práticas para uma reunião produtiva 

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