As discussões sobre mudanças na jornada de trabalho e na organização das escalas têm gerado dúvidas para muitos empresários. Afinal, uma das principais preocupações é entender como as mudanças podem impactar a operação do negócio, os custos com a equipe, a produtividade e a cobertura das atividades ao longo da semana.

Este é um bom momento para olhar para o seu negócio com mais atenção.

Mais do que acompanhar o debate sobre a jornada de trabalho, vale entender como sua empresa funciona hoje: quais horários concentram mais vendas, onde existem gargalos, quais atividades dependem de mais pessoas, como as escalas estão organizadas e quais processos poderiam ser mais eficientes.

Quando você conhece melhor sua operação, fica mais fácil tomar decisões sobre equipe, escalas, custos e produtividade, independentemente de eventuais mudanças na legislação ou das transformações que aconteçam no mercado.

Antes de pensar em contratar ou mudar escalas, descubra onde estão os desafios da sua empresa

Quando surge uma discussão sobre redução da jornada de trabalho, é comum imaginar que será necessário contratar mais pessoas ou aumentar custos. Mas essa não deveria ser necessariamente a sua primeira preocupação.

Antes de pensar em ampliar a equipe, vale responder uma pergunta simples: Os desafios da sua empresa estão relacionados à falta de pessoas ou à forma como a operação está organizada?

Em muitos pequenos negócios, situações como filas, atrasos, horas extras frequentes, sobrecarga da equipe e reclamações de clientes acontecem não porque faltam colaboradores, mas porque as atividades não estão distribuídas da melhor forma.

Por exemplo:

você pode ter vendedores ociosos em determinados horários e faltar atendimento justamente nos períodos de maior movimento,
sua equipe pode estar concentrada em atividades internas enquanto o atendimento ao cliente fica sobrecarregado,
profissionais qualificados podem estar gastando tempo com tarefas administrativas que poderiam ser simplificadas,
parte da operação pode depender de apenas uma pessoa, gerando atrasos e gargalos.

Por isso, antes de qualquer decisão, vale fazer um diagnóstico simples da sua operação. Para facilitar essa análise, reunimos seis passos que podem ajudar você a entender melhor como sua empresa funciona hoje, identificar gargalos, reduzir desperdícios, melhorar a produtividade da equipe e avaliar oportunidades de melhoria antes de pensar em novas contratações ou mudanças na operação.

Comece pelo primeiro passo e avance conforme a realidade do seu negócio.

Passo 1: Descubra quando sua empresa realmente precisa de mais gente

Nem todos os dias da semana têm o mesmo movimento. Nem todos os horários exigem a mesma quantidade de pessoas.

O que observar?

Em quais horários sua empresa mais vende?
Quando surgem filas ou atrasos?
Existem períodos em que a equipe fica sem demanda?
Há dias da semana muito diferentes dos demais?

Exemplo

Se você tem uma padaria, pode perceber que a maior parte do movimento acontece entre 6h e 10h da manhã.

Se tem uma loja de roupas, pode descobrir que o sábado concentra boa parte das vendas da semana.

Ao identificar esses padrões, você consegue distribuir melhor a equipe, reduzir períodos de ociosidade e reforçar o atendimento nos momentos de maior demanda.

Coloque em prática

Durante uma semana:

anote os horários de maior movimento,
identifique momentos em que clientes aguardam atendimento,
registre períodos de baixa demanda,
observe se existem horários em que a equipe fica sobrecarregada.

Essas informações ajudam você a entender onde a empresa realmente precisa de mais cobertura.

Passo 2: Descubra quais atividades não podem parar

Toda empresa possui funções essenciais para manter o negócio funcionando.

Faça estas perguntas

Quem abre e fecha a empresa?
Quais atividades impactam diretamente o cliente?
Existe alguma função que depende de apenas uma pessoa?
Quem assume quando alguém falta?

Exemplo

Se você tem uma farmácia, o atendimento ao cliente não pode ficar sem cobertura.

Se administra um hotel, recepção e limpeza precisam funcionar todos os dias.

Se trabalha com uma oficina, determinados serviços dependem de profissionais específicos.

Se uma atividade importante depende de apenas uma pessoa, seu negócio pode enfrentar dificuldades em casos de férias, afastamentos, aumento da demanda ou desligamentos.

Coloque em prática

Monte uma lista com:

atividades essenciais,
responsáveis por cada atividade,
possíveis substitutos.

Esse exercício ajuda você a identificar vulnerabilidades da operação e aumenta a flexibilidade da equipe.

Passo 3: Entenda se o problema é falta de pessoas ou falta de organização

Horas extras frequentes e sensação de equipe sobrecarregada nem sempre significam falta de colaboradores.

Sinais de alerta

horas extras recorrentes,
atrasos constantes,
clientes esperando atendimento,
tarefas acumuladas,
dificuldade para cobrir ausências.

Exemplo

Se você tem uma loja, pode estar gastando com horas extras todos os sábados porque escalou poucas pessoas justamente no dia de maior movimento.

Se tem um restaurante, pode acreditar que precisa contratar mais funcionários quando o problema está na divisão das atividades entre cozinha e atendimento.

Coloque em prática

Levante:

quantidade de colaboradores,
gastos com horas extras,
dias e horários de maior sobrecarga,
atividades que mais geram atrasos.

Essas informações ajudam você a entender se o desafio está na falta de pessoas, na distribuição das atividades ou na organização da operação.

Passo 4: Quanto custa a falta de produtividade para sua empresa?

Quando se fala em redução da jornada de trabalho para 40 horas semanais, muitos empresários pensam imediatamente em aumento de custos ou na necessidade de contratar mais pessoas. No entanto, antes de validar os possíveis impactos dessa mudança, vale analisar quanto a empresa já perde hoje com processos ineficientes, retrabalho e desperdícios operacionais.

Alguns exemplos comuns são:

horas extras recorrentes,
retrabalho,
erros em pedidos ou serviços,
tempo excessivo para realizar tarefas simples,
equipes ociosas em determinados horários,
falhas de comunicação que geram atrasos.

Na prática, esses problemas podem aumentar custos operacionais, reduzir a produtividade e afetar o atendimento ao cliente.

Coloque em prática

Durante uma semana, registre:

quantidade de horas extras realizadas,
atividades que precisaram ser refeitas,
atrasos na entrega de produtos ou serviços,
reclamações relacionadas ao atendimento,
tarefas que consumiram mais tempo do que o esperado.

Esse levantamento ajuda você a identificar oportunidades de melhoria que podem gerar ganhos financeiros e operacionais mesmo sem alterar a estrutura da equipe.

Passo 5: Descubra onde sua empresa perde tempo e dinheiro

Antes de contratar, vale identificar atividades que consomem tempo sem gerar valor para o cliente.

Onde isso costuma acontecer?

preenchimento repetido de informações,
controles feitos manualmente,
retrabalho,
erros em pedidos,
falhas de comunicação,
dúvidas repetitivas de clientes.

Exemplo

Se você tem uma loja, pode gastar horas respondendo as mesmas perguntas pelo WhatsApp.

Se atua na área de saúde, pode preencher informações manualmente em diferentes sistemas.

Se trabalha com alimentação, pode refazer pedidos por falhas de comunicação entre atendimento e produção.

Pequenos desperdícios, quando somados ao longo do mês, podem representar custos relevantes para o negócio.

Coloque em prática

Observe durante alguns dias quais atividades mais consomem tempo da sua equipe e pergunte:

Essa tarefa precisa mesmo ser feita dessa forma?
Existe alguma etapa que está sendo repetida?
A informação precisa ser registrada mais de uma vez?
Esse processo poderia ser simplificado ou automatizado?

Anote os principais pontos identificados e priorize aqueles que geram mais atrasos, retrabalho ou impacto no atendimento ao cliente.

Muitas vezes, pequenas melhorias em processos simples podem gerar ganhos de produtividade, reduzir custos operacionais e diminuir a necessidade de horas extras ou novas contratações.

Passo 6: Faça a tecnologia trabalhar a favor da sua empresa

Tecnologia não serve apenas para grandes empresas.

Hoje existem ferramentas acessíveis que ajudam você a economizar tempo, reduzir erros e melhorar a gestão do negócio.

Se você atua no comércio

sistemas de controle de estoque,
integração entre vendas e caixa,
automação de atendimento,
gestão de pedidos.

Se você presta serviços

agenda online,
confirmação automática de atendimentos,
gestão de clientes,
controle de atividades.

Se você trabalha com equipes externas

checklists digitais,
aplicativos de acompanhamento,
ordens de serviço eletrônicas,
monitoramento de atividades.

Inteligência Artificial na prática

A IA já está ajudando pequenos negócios a:

responder dúvidas frequentes de clientes,
criar conteúdos para redes sociais,
organizar informações,
apoiar tarefas administrativas,
aumentar a produtividade da equipe.

Coloque em prática

Faça uma lista das atividades repetitivas realizadas pela sua equipe e identifique quais delas poderiam ser simplificadas, automatizadas ou digitalizadas.

Melhore a produtividade e a gestão da sua empresa

Se, ao analisar sua operação, você identificou gargalos, excesso de horas extras, sobrecarga da equipe ou preocupações sobre como uma eventual redução da jornada de trabalho pode impactar o negócio, este pode ser um bom momento para investir em produtividade e gestão

Melhorar a produtividade não significa apenas fazer mais com menos. Muitas vezes, envolve reorganizar processos, distribuir melhor as atividades da equipe, reduzir desperdícios e utilizar ferramentas que tornem a operação mais eficiente.

Nesse contexto, programas, cursos e conteúdos especializados podem ajudar você a transformar oportunidades de melhoria em ações práticas para o seu negócio.

O Brasil Mais Produtivo é um programa que apoia micro, pequenas e médias empresas na melhoria da produtividade, eficiência operacional e transformação digital. Por meio de acompanhamento especializado, capacitações e orientação prática, o programa ajuda empresários a reduzir desperdícios, melhorar processos, aumentar a produtividade, fortalecer a gestão e tornar a operação mais eficiente.

Na prática, isso pode significar identificar atividades que consomem tempo sem gerar valor para o cliente, reorganizar processos internos, melhorar a distribuição das equipes ou adotar ferramentas que aumentem a eficiência do negócio.

Além disso, investir em capacitação pode ajudar você a transformar o diagnóstico da sua empresa em ações concretas de melhoria.

Se o desafio está relacionado à organização da equipe, liderança ou distribuição de atividades, o curso Gestão de Pessoas apresenta orientações práticas sobre comunicação, liderança, acompanhamento de desempenho e organização operacional, apoiando empresários na gestão das equipes e na melhoria da produtividade.

Se você identificou tarefas repetitivas, excesso de atividades manuais ou oportunidades para utilizar tecnologia na rotina da empresa, o curso IA na prática para pequenos negócios mostra como a inteligência artificial pode ajudar a automatizar processos, melhorar o atendimento e aumentar a eficiência operacional.

Para quem deseja aprofundar o uso da tecnologia na gestão das equipes, o curso IA para gestão do pequeno empreendedor – Gestão de Pessoas com IA apresenta aplicações de inteligência artificial em recrutamento, treinamento, acompanhamento de desempenho e organização da rotina de trabalho.

Outra alternativa é a Imersão empreendedora Sebrae: turbine seu pequeno ,negócio com IA do Google, capacitação voltada ao uso de ferramentas digitais e inteligência artificial para apoiar produtividade, digitalização e organização operacional do negócio.

Planeje as finanças da sua empresa de forma simples e inteligente

Se você deseja fortalecer a gestão financeira do negócio, a Planejadora Financeira do Sebrae ajuda a organizar receitas, despesas, fluxo de caixa e metas financeiras, oferecendo mais segurança para o planejamento e a tomada de decisão da empresa.

Com a ferramenta, você pode acompanhar indicadores financeiros, projetar cenários futuros e se preparar melhor para investimentos, expansão ou busca de crédito. Conheça a Planejadora Financeira do Sebrae.

Capacitação e apoio para pequenos negócios

Independentemente do que venha a acontecer com a jornada de 40 horas ou com as regras relacionadas às escalas de trabalho, empresas que conhecem melhor seus processos, organizam suas equipes e investem em produtividade tendem a estar mais preparadas para se adaptar a mudanças e manter a competitividade.

Por isso, além de acompanhar as discussões sobre jornada de trabalho e produtividade, você pode buscar apoio especializado para entender melhor os desafios da sua operação, identificar oportunidades de melhoria e definir os próximos passos para o seu negócio.

O Sebrae oferece cursos, programas de produtividade, conteúdos de gestão e atendimento especializado para apoiar você na tomada de decisão e no fortalecimento da competitividade da sua empresa.