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É importante contatar o devedor inadimplente rapidamente, logo após o vencimento da dívida. Deve-se questionar o motivo do atraso, ouvir suas alegações e utilizar argumentos para tentar convencê-lo a quitar o débito imediatamente.

Caso o cliente não possa pagar de uma só vez, acerte uma nova data para pagamento ou negocie um novo parcelamento da dívida, de preferência incorporando juros e multas por atraso.

Para evitar a inadimplência, siga os seguintes passos:

1. Controle

Mantenha um controle permanente e atualizado da carteira de vendas a prazo, utilizando, de preferência, uma planilha eletrônica ou um sistema informatizado específico para cobrança que contenha os dados consolidados da carteira de crédito, como: identificação do cliente, limite de crédito, valor dos saldos devedores, parcelas vencidas etc.

1. Ações de cobrança

São implementadas a partir do atraso do pagamento por parte do cliente, como as sugeridas a seguir:

Etapa 1

Após o vencimento da parcela de financiamento, a empresa envia uma carta educada ou faz contato por meio de um telefonema amigável, lembrando o cliente que ele tem uma conta vencida. Se o ele tiver um motivo aceitável para o atraso e demonstrar intenção de quitar o débito, um novo acordo pode ser feito para viabilizar o recebimento.

Etapa 2

Se a conta não for paga, é feito um segundo contato, por carta ou telefonema, em tom mais assertivo, comunicando tratar-se da última tentativa de negociação, para evitar o registro do cliente em órgão de proteção ao crédito. A essa altura, é recomendável cortar totalmente o crédito do cliente.

Etapa 3

A empresa efetua o registro em órgão de proteção ao crédito e é feita uma notificação extrajudicial.

Etapa 4

O título é encaminhado para protesto ou o Juizado Especial (Pequenas Causas) é acionado.

Atenção para os seguintes itens:

Inscrição em órgãos de proteção ao crédito

Os órgãos de proteção ao crédito são entidades privadas que recebem informações cadastrais de clientes de seus associados para inserção em seus bancos de dados.

Ao associarem-se a essas entidades, os comerciantes comprometem-se a cumprir um conjunto de procedimentos para obterem informações sobre pretendentes a crédito em suas empresas e para denunciarem a inadimplência dos seus clientes.

É importante notar que a “denúncia” de inadimplência aos órgãos de proteção ao crédito tem sido utilizada não só por empresas públicas e privadas, mas também por órgãos governamentais como forma de pressão sobre consumidores e contribuintes inadimplentes para o recebimento de créditos oriundos de vendas de serviços e tributos não recolhidos. Tal medida deve ser tomada caso as demais ações de cobrança não tenham surtido efeito.

Notificação extrajudicial

A notificação extrajudicial é o expediente que pode ser adotado pelo credor quando, por advogado ou oficial de cartório, comunica ao devedor que ele está inadimplente e que, dentro de determinado prazo, deve regularizar o débito sob pena de encaminhamento de cobrança judicial, com acréscimo dos encargos pertinentes, além de honorários advocatícios.

Protesto

O protesto público de instrumentos de crédito (duplicatas, cheques e notas promissórias) que comprovam o compromisso assumido pelo devedor é feito em cartório próprio para esse fim.

Com o simples apontamento oficial para protesto, a maioria dos devedores já comparece aos cartórios e quita seus débitos, evitando os transtornos de ações e custas judiciais.

Essa medida pode ser tomada por pessoas físicas ou jurídicas. Ela é um direito de todos os cidadãos que preserva a credibilidade e evita a impunidade e atitudes de má-fé, restaurando moralidade e seriedade às transações comerciais.