Existe uma série de etapas que a empresa deverá cumprir antes de começar a emitir notas fiscais eletrônicas. Este processo pode parecer um pouco confuso, ainda mais para quem está iniciando o seu negócio. Veja, abaixo, este passo a passo: 

1. Saber quais notas emitir

A primeira coisa a se fazer é saber qual nota a sua empresa deverá emitir: a de produto? Serviço? Do consumidor? Nesse passo, deve-se avaliar o enquadramento fiscal da empresa, além da sua situação cadastral, para verificar os tipos de documentos que deverão ser usados em seu dia a dia.

Em todo este processo, é importante contar com o aconselhamento de um contador. Este profissional irá analisar o caso específico da sua empresa e te informar corretamente quais são os documentos fiscais que seu negócio é obrigado a emitir. 

2. Adquirir um certificado digital 

Se sua empresa ainda não tiver, é preciso adquirir um certificado digital. Este arquivo é uma assinatura virtual que garante a segurança das operações feitas pela internet, assegurando a autenticidade da nota fiscal emitida.  

Você deverá comprar este documento com uma autoridade certificadora que seja credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP). Geralmente, os modelos usados são os tipos A1 ou A3, no entanto, é sempre aconselhável verificar com o fornecedor e com o programa emissor de notas fiscais qual versão é aceita. 

Ao adquirir certificado digital, você deverá levar os documentos até uma autoridade de registro para validar as informações. Só, então, poderá configurar o seu token ou smartcard de acesso.

Chatinho isso? Mas é necessário para garantir a segurança das suas informações. A própria empresa que você adquiriu o certificado digital poderá te orientar sobre as obrigações desta etapa.

3. Credenciar-se na Secretaria Estadual ou Municipal de Fazenda ou Finanças 

Após adquirir o certificado digital, é a hora de procurar o órgão governamental responsável pelas operações de cada nota fiscal. Você precisa conseguir uma autorização para emitir o documento eletrônico: 

• Nota Fiscal de Produto (NF-e) e Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e): para emitir esse documento, você deverá entrar em contato com a Secretaria Estadual da Fazenda da região onde sua empresa está cadastrada;

• Nota Fiscal de Serviço (NFS-e): você deverá entrar em contato com a Secretaria Municipal de Finanças, de Fazenda ou órgãos similares, da localidade onde seu negócio está cadastrado. 

Como cada órgão e região tem sua legislação e processos próprios, a contratação de um contador é fundamental para conhecer e seguir as obrigações de cada esfera governamental. 

Assim, dependendo da cidade e estado da localidade onde a empresa foi cadastrada, você conseguirá a autorização para emitir notas fiscais eletrônicas. 

No entanto, para usar esse documento no dia a dia, será necessário usar um programa emissor específico, que irá gerar as notas no formato certo e encaminhá-las à Receita Federal, automatizando todo processo. 

Como tornar eletrônica a emissão da nota fiscal eletrônica

As empresas têm duas alternativas em como emitir as notas fiscais eletrônicas:

• Adotar um software gratuito, disponibilizado pelo governo e outros;
• Adquirir um programa emissor particular.

Vamos explicar cada opção:

1. Softwares públicos gratuitos 

A nota de serviço pode ser emitida pelo sistema da cidade onde a empresa está cadastrada. Por isso, o empreendedor deve procurar orientações no site da cidade e realizar a operação por lá. 

Já, quem emite a nota fiscal de produto, pode usar, atualmente, a plataforma disponibilizada pelo Sebrae. Antigamente, as Secretarias Estaduais da Fazenda (Sefaz) de São Paulo e do Maranhão ofereciam sistemas próprios, mas foram descontinuados depois de alguns anos. 

No entanto, todas estas opções podem oferecer limitações. Por isso, alguns empreendedores preferem adquirir um software pago.

2. Software pago

Mesmo com a opção gratuita, muitas empresas acabam contratando plataformas pagas para fazer a emissão das notas fiscais eletrônicas. 

Esses softwares trazem uma série de possibilidades que não são oferecidas pelos sistemas gratuitos, como suporte técnico, treinamento para a sua utilização, facilidade de preenchimento dos dados e até integração com a contabilidade. 

MEI: Como tirar nota fiscal

O primeiro passo de como emitir nota fiscal MEI de prestação de serviço, é fazer um credenciamento junto à Secretaria de Fazenda da sua cidade. O órgão, subordinado à Prefeitura, será o responsável por cadastrar o seu CNPJ como emissor de nota fiscal no município em questão. Após o cadastro, os passos seguem o mesmo modelo de qualquer empresa.

Passo a passo de como emitir nota fiscal

Cada estado / cidade tem um modelo particular para emissão de notas fiscais disponíveis nos seus sites. 

Como emitir nota fiscal sendo pessoa física (CPF)?

Antes de qualquer coisa, é importante que você saiba que o serviço que você está prestando, ou a empresa que vai tomar o trabalho autônomo, aceita esse tipo de contratação ou exige que seus fornecedores tenham CNPJ.

Passada essa etapa, é possível fazer um rápido cadastro na Prefeitura (ou no site dela) da sua cidade e emitir a nota fiscal de autônomo. Para isso, é necessário dirigir-se até sua Prefeitura para fazer um cadastro como autônomo.

Após pagar uma taxa de serviço, você terá seu número de registro e poderá mandar imprimir notas fiscais em gráficas – nos locais que elas ainda são utilizadas – ou emitir de maneira eletrônica.

Conheça as vantagens de emitir NF:

• Ficar em conformidade com a legislação vigente;
• Profissionalização da sua atividade;
• Manter um controle maior sobre o que será pago no imposto de renda;
• Trabalhar com clientes que exigem a emissão de nota fiscal;
• Demonstrar seriedade na continuidade do seu negócio.