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O mapeamento de processos é uma ferramenta utilizada para identificar todas as etapas, fluxos e objetivos de um determinado processo da organização.

Mapear processos também ajuda nos seguintes pontos:

• Apresentar as partes envolvidas no processo;
• Detalhar as atividades que compõe esse processo;
• Mostrar quais são as decisões tomadas ao longo das atividades;
• Determinar quais são as entradas e saídas do processo;
• Mostrar a relação entre as etapas.

Mapear processos é uma atividade focada em reconhecimento e análise. Primeiro, levanta-se todas as atividades e o encadeamento entre elas, com o apoio de ferramentas visuais, para identificação dos pontos de melhoria.

O mapeamento de processos é utilizado para melhorar a percepção do funcionamento da empresa como um todo. É um passo para iniciar o trabalho com processos mais enxutos e, consequentemente, melhorar a eficiência da organização de forma generalizada.

Além disso, outros objetivos do mapeamento de processos são:

• Documentação de processos;
• Aprimoramento dos processos;
• Padronização dos processos;
• Transformação dos processos. 

Para começar a sua jornada, você deve entender quais são os tipos de mapas que podem ser criados:

1. Fluxograma de processos

Basicamente, é um desenho que utiliza alguns símbolos padronizados para representar o encadeamento de todos os processos. É bastante simples, mas nos traz uma visão detalhada de tudo o que acontece, do início ao fim. Além disso, é fundamental para identificarmos pontos de melhoria nos processos.

2. Fluxograma horizontal

O fluxograma é uma ferramenta simples. O fluxograma horizontal, que adiciona mais detalhes nas etapas do processo, funciona como uma matriz.

Essa matriz é dividida em dois eixos:

• O eixo horizontal indica quais são as etapas do processo;
• O eixo vertical mostra os departamentos/pessoas responsáveis por executar as tarefas expostas anteriormente.

A evolução está em justamente pegar o primeiro conceito e expandir, mostrando também quem são os executores e o momento exato em que são acionados.

3. Mapofluxograma

O mapofluxograma é utilizado para mapear linhas de montagem, por exemplo. Isso porque ele une o design de uma linha de produção com o fluxograma de processos, já visto por nós anteriormente. 

Assim, nós podemos sobrepor o fluxograma à planta onde ocorrem os processos e visualizar, um pouco, a movimentação de materiais.

4. BPMN (Business Process Model and Notation)

O BPMN foi criado para padronizar o processo de modelagem de processos de um negócio. Serve como um padrão internacional e é dividido em quatro grupos:

• Raias: elementos são usados para agrupar tarefas desempenhadas por determinado ator;
• Artefatos: são informações em textos adicionais para descrever melhor o processo;
• Componentes de fluxo: símbolos para as atividades, entradas e saídas;
• Componentes de conexão: linhas que conectam as atividades e os componentes mencionados por nós anteriormente.

4 passos para o mapeamento de processos

Veja como implantar o mapeamento de processos:

1. Entenda o processo

Nessa etapa, é importante que você estabeleça qual será o processo-alvo e, acima de tudo, comece a desenhar o mapa de processos, que é a representação gráfica de todas as atividades que vão compor aquele processo.

Nesse momento, é fundamental contar com a participação de todas as partes envolvidas, principalmente os profissionais que atuam diretamente no desenvolvimento daquele processo, para que possamos ter uma visão sistêmica de tudo o que acontece.

2. Modele o processo

Agora que compreendemos o processo, chegou a hora de avaliar o seu funcionamento e eficácia. É nesse momento que vai estudar otimizações que serão realizadas para obtenção do máximo de eficiência com aquele processo.

O trabalho de modelagem, portanto, é fundamental para identificar gargalos, pontos de melhoria e evitar desperdícios. 

3. Automatize o processo

Depois de modelar e desenhar o mapa dos seus processos internos, é fundamental identificar se o seu negócio pode utilizar ferramentas para automatizar.

RPA (Robotic Process Automation) também é uma alternativa para automatizar, além da hiperautomação. Além disso, você pode usar ferramentas de BPMS (Business Process Management Suite) para estabelecer listas de atividades, por exemplo.

4. Monitore o processo

A atividade de monitoramento é chave. Afinal, devemos sempre ter como foco a melhoria contínua e garantir a otimização para que a organização, de fato, consiga os benefícios.

Se precisar de ajuda, procure o Sebrae no seu estado.

Saiba mais:

• Curso Ferramentas lean
• Curso Introdução ao BIM para pequenas empresas

_{Artigo criado a partir do conteúdo do Sebrae RS}

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