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A gestão de crédito e cobrança pressupõe uma ação coordenada da análise e liberação do crédito, e uma eficiente recuperação de parcelas em atraso. É quase uma arte equilibrar esses itens. Diversas perguntas precisam de respostas rápidas e precisas:

• Como conceder crédito sem arrepender-se?
• Como acompanhar o comportamento dos clientes ao longo do tempo?
• Quais são os motivos que levaram bons clientes a tornarem-se inadimplentes?
• Como antecipar estes problemas e tomar decisões pró-ativas reduzindo a inadimplência?
• Quais são os clientes que devem ser acionados primeiro? Aqueles que devem mais ou que devem há mais tempo?
• Como reduzir o número de ações de cobrança aumentando a recuperação de créditos?

A seguir, apresentamos recomendações que permitem estabelecer uma política efetiva de cobrança e controle da inadimplência em sua empresa:

Controle contínuo dos seus devedores

A redução das perdas ligadas à inadimplência passa pelo controle da evolução dos recebimentos e pela previsão de um conjunto de ações a implementar quando se verifica um atraso.

Controle dos atrasos

Tenha um controle permanente dos clientes, utilizando uma planilha que indique: o total da dívida, o valor não vencido, o valor vencido (identificando o tempo de atraso). Esta planilha deve ser atualizada e analisada semanalmente.

Negocie um plano de liquidação

• Contate o cliente assim que for diagnosticada a dívida, perguntando-lhe o motivo do atraso e negociando uma nova data para o pagamento;
• Anote: o motivo do atraso, nome e cargo das pessoas contatadas, nova data negociada;
• Peça que o devedor lhe envie, via fax/e-mail, solicitação de novo prazo de pagamento, indicando o motivo do atraso. Tente obter um cheque pré-datado com o novo vencimento;
• Se o seu cliente não puder pagar de uma só vez o débito, procure negociar um novo plano de liquidação da dívida, ponderando a aplicação de juros. 

Agir rápido

Não deixe a situação piorar. Se houver descumprimento dos pagamentos, você deve agir rapidamente.

Tenha um plano de ação

As empresas que conseguem melhor ressarcimento das quantias devidas são aquelas que já têm pronto um “manual de cobrança” para agir frente à inadimplência.

Se o plano de liquidação que foi negociado com o devedor não está a ser cumprido ou se não houve um acordo sobre uma nova data de pagamento, devem ser rapidamente tomadas medidas mais drásticas.

Exemplo de plano de cobrança

Etapa 1. Enviar uma carta registrada, com Aviso de Recebimento (AR), que dá um prazo de uma semana para honrar o seu compromisso. Se isso não acontecer, é indicado que serão tomadas as ações judiciais adequadas;

Etapa 2. Cortar totalmente o fornecimento. Contatar o fiador e as pessoas que deram recomendações, para comunicar a situação de inadimplência;

Etapa 3. Divulgar a situação do inadimplente no mercado onde ele atua. Essa medida é muita eficaz junto aos mais desonestos. A divulgação da fama de caloteiro impossibilita a continuação da atividade exercida por eles, e, por isso, costumam liquidar a dívida para livrar-se de tal fama;

Etapa 4. Pressionar, enviando seus funcionários à empresa para pedir explicações sobre a situação;

Etapa 5. Pedir ao seu advogado para entrar em contato com o cliente;

Etapa 6. Protestar as dívidas no cartório e comunicar ao devedor esta providência;

Etapa 7. Executar as garantias ou responsabilizar os fiadores;

Etapa 8. Outras ações judiciais apropriadas: pedido de falência, execução, etc.

A cada etapa é associado um prazo. Se as medidas previstas não surtirem efeitos dentro do estabelecido, passa-se à etapa seguinte. Obviamente, se o comportamento do devedor demonstrou má fé logo de início, fica caracterizada sua intenção de não pagar. Nesse caso, tome logo as medidas mais drásticas.

Tente chegar a um acordo

Um mau acordo é melhor do que um bom processo. Se você perceber que a situação do devedor é muito complicada, se não tiver garantia ou fiador, e se achar que nunca conseguirá reaver a totalidade da dívida, tente um acordo com ele, como: recuperar uma parte de suas mercadorias, obter bens em troca ou até abrir mão de uma parte da dívida, recebendo algum pagamento imediato.

Se necessário, procure a orientação de um especialista nos nossos Canais de Atendimento.