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O controle de despesas, assim como o fluxo de caixa e o controle de resultados, tem como objetivo o melhor acompanhamento da evolução dos gastos mensais e a verificação do comportamento de cada item de despesa, permitindo, assim, a adoção de medidas que possam conter gastos desnecessários. Ele é indispensável para a elaboração do cálculo dos custos e do preço de venda de um produto, serviço ou mercadoria. Algumas dicas para fazê-lo:

Atue sobre coisas importantes

No caso de despesas e custos, tenha em mente que:

• Diminuir 20% de uma despesa que significa 15% das vendas trará uma economia de 3%.
• Diminuir 50% de uma despesa que significa 1% das vendas trará uma economia de 0,5%.

Cobre pessoalmente os títulos que representam a maioria dos valores

Dez por cento do número das duplicatas podem representar até 80% dos valores a receber. Assinale nos avisos de vencimentos que são concedidos descontos proporcionais à antecipação de pagamentos. É mais interessante para o cliente do que aplicar no mercado financeiro, cujos rendimentos são tributados.

Ajuste mensalmente os valores mínimos para emitir duplicatas, ou mínimo para vendas a prazo

Os custos de faturamento e cobranças absorvem parte do lucro. A cobrança "escritural" oferecida pela rede bancária é a melhor forma de faturamento e cobrança. É bom coletar informações nos bancos, verificar sempre e negociar as reciprocidades exigidas.

Evite enviar títulos aos Cartórios de Protestos

Suas normas de cobrança de juros e correção não incluem as perdas inflacionárias. Parcelamentos amigáveis, trocas e permutas devem ser preferidos. Uma boa medida de terceirização para esse problema é a contratação de escritórios de cobrança que prestam esse serviço com tarifas satisfatórias e retorno mais próximo dos custos reais.

Encerre o seu mês operacional no dia 25

Haverá mais tempo para os cálculos e confecção de folha de pagamento. Além disso, as vendas "engatilhadas" poderão ser fechadas até essa data. Imposto sobre as vendas são recolhidos nos primeiros dias do mês subsequente.

Execute ou delegue e cobre conferências e checagens em dias incertos do saldo de caixa existente nas lojas

Vales e valores a receber de clientes pelas vendas à vista não pagas são muito comuns. Sem atenção, eles podem atingir valores altos.

Compre sempre a prazo, pois certamente você não comercializa tudo à vista

As indústrias são administradas para vender a prazo, salvo produtos de altíssimo giro e consumo intenso, como cigarros e laticínios. Comprando em prazos médios superiores aos prazos de venda, o equilíbrio pode ser alcançado. Não faça negócio no escuro: procure analisar o custo financeiro contido na condição do prazo.

Proponha a seus fornecedores parceria para comercializar seus produtos sob o regime de consignação

É uma das saídas para as indústrias distribuírem mercadorias. A experiência que não der certo não deixará perdas, principalmente quanto a novos produtos.

Proponha a seus fornecedores um plano de promoção ou propaganda em parceria

As fábricas também precisam fazer propaganda, e as lojas são o melhor meio para tal. Se for possível fazer algo de forma compartilhada, o custo diminuirá.

Desfaça-se das mercadorias paradas

Faça um levantamento das mercadorias que normalmente você não observa e ponha para fora. Pode haver muito dinheiro em forma de mercadorias sujas, amassadas, de marcas não consagradas, retalhos, obsoletas em função da moda e da tecnologia, fora de padrão, mercadorias similares de fábricas diferentes. O dinheiro que for gerado pela venda é lucro: outros produtos poderão ser comprados, espaço físico será liberado e acabará a situação do "nem posso olhar para isso".

Analise as formas mais racionais, produtivas e criativas de se comunicar com o seu mercado

Isso vale desde a apresentação da loja, vitrines, atendimento, vendas externas, faixas, publicidades contratadas de profissionais e os seus custos. Em casos de maiores dispêndios, verifique se o eventual acréscimo no volume de vendas e o seu lucro cobrirão as despesas com propaganda e publicidade.

Analise bem sua política de vendas a prazo e a necessidade de descontar títulos e duplicatas

Na atividade comercial, os percentuais de lucro são baixos se comparados aos de outras atividades industriais e de serviços. Assim, os custos financeiros podem ser maiores do que o resultado operacional. Se a atividade permite operar com bancos, não deixe de atribuir nos custos diretos um percentual para a cobertura das despesas financeiras.

Faça as projeções das entradas e saídas de dinheiro pelo menos para os 60 dias

No comércio, está se consagrando a prática de fazer previsões de recebimentos e pagamentos por dia, em função do acúmulo das contas a pagar às segundas-feiras ou após feriados prolongados. Projete o seu fluxo de caixa, que pode apontar: compras em excesso, poucas vendas à vista, cobrança incipiente e muitas despesas. Também pode indicar "superávit" de quanto e quando.

Tome algumas das seguintes decisões que julgar mais adequadas, em caso de falta de dinheiro

• Comprar menos, diminuindo os estoques;
• Dinamizar as cobranças e cobrar outros créditos não operacionais;
• Reescalonar e parcelar as dívidas com os credores e fornecedores;
• Diminuir o prazo de vendas ou incentivar recebimentos com descontos;
• Aumentar o prazo de compras;
• Trocar de fornecedor;
• Conter investimentos em imobilizados e instalações;
• Vender bens ociosos - sucatas, máquinas obsoletas e outras coisas inservíveis;
• Promover vendas com promoções realmente tentadoras;
• Cortar gastos e serviços não prioritários;
• Eliminar produtos similares de marcas diferentes;
• Aumentar a periodicidade das compras em quantidades menores;
• Autodisciplinar-se quanto às retiradas;
• Parcelar débitos legais/fiscais em longo prazo;
• Pagar pequenas contas que podem trazer grandes aborrecimentos;
• Negociar os débitos antes dos vencimentos;
• Priorizar pagamentos de tal forma que a empresa não pare.

Negociando prazos de vendas e pagamentos

A concessão de prazo para pagamento é fundamental para vender mais. Contudo, devem-se monitorar diariamente os prazos concedidos, visto que muitos vendedores acabam vendendo apenas nos maiores prazos que a empresa proporciona, para facilitar sua tarefa de vender. Isso pode gerar um problema de capital de giro, especialmente se os fornecedores concedem prazos curtos para pagamento das compras.

Assim como as metas de vendas que devem ser cobradas dos vendedores, também deve ser tratada a questão dos prazos de pagamento concedidos. É preciso estabelecer metas de prazo médio, ou seja, cobrar dos vendedores não apenas sobre o valor das vendas, mas também exigir que eles procurem combinar os altos prazos com vendas à vista ou de curto prazo, buscando reduzir o prazo médio de vendas. Assim agem as maiores empresas, especialmente as comerciais.

Para exemplificar, suponha que a empresa realize três vendas com os seguintes prazos de recebimento:

Venda 01 => 10 dias

Venda 02 => 20 dias

Venda 03 => 45 dias

Desconsiderando o valor de cada venda, o prazo médio de recebimento no exemplo acima é de 25 dias, ou seja, em média é concedido aos clientes um prazo de 25 dias nas vendas a prazo.

Este indicador é importante para definir metas de redução deste prazo médio, de forma que a empresa possa receber dos clientes em menos tempo. Para isso algumas medidas podem ser adotadas:

• Conceder descontos vantajosos ao cliente para pagamento em prazo menor (ou seja, faça o preço a prazo e estabeleça um desconto que motive o cliente a levar à vista ou em prazos menores).
• Estabelecer um prêmio para o vendedor que alcançar a meta de venda e reduza o prazo médio de suas vendas.
• Treinar os vendedores para que sempre informem aos clientes as excelentes condições à vista e os benefícios associados aos prazos mais reduzidos.
• Monitorar diariamente, por meio de relatório, o desempenho dos vendedores no que se relaciona ao prazo concedido, procurando corrigir os desvios.

E não esqueça, o ideal é que o prazo médio concedido aos clientes seja igual ou menor do que o prazo concedido pelos fornecedores no pagamento de suas compras.