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Independentemente do contexto, a necessidade de buscar técnicas de produtividade que contribuam para a otimização da rotina é contínua. Nós passamos por momentos bastante conturbados recentemente. Agora, já estamos vendo uma crise na economia — especialmente para empresas do setor de tecnologia, que vêm realizando com frequência demissões em massa.

Ou seja, estamos falando de um cenário que pode prejudicar expressivamente o andamento das atividades, uma vez que as incertezas tendem a nos deixar mais ansiosos e preocupados com o dia de amanhã. Diante de tudo isso, preparamos um post especial com dicas que vão ajudá-lo a recuperar o bem-estar, o autocontrole emocional e, inclusive, os bons níveis de rendimento no trabalho.

Continue a leitura e fique por dentro!

1. Reveja as suas metas

A primeira dica é rever as suas metas profissionais, principalmente aquelas mais grandiosas (como abrir franquias, lançar novos produtos ou tornar a sua marca internacional). Entenda que boa parte delas — ou todas — foi pensada levando em conta um contexto diferente do que nós vivemos atualmente.

O mercado como um todo vem passando por instabilidades e, por essa razão, o recomendável é que os objetivos sejam traçados a curto prazo. O período de três meses é o ideal, uma vez que, durante esse intervalo de tempo, haverá a oportunidade de realizar contínuos monitoramentos para definir planos de ação para as metas que você não tem alcançado com facilidade.

2. Planeje as suas atividades diárias

Outra dica útil relacionada às técnicas de produtividade é planejar as suas atividades diárias. Afinal, se houver qualquer "mudança de rota", será possível implementar alterações rápidas na forma de atender ao cliente, de prestar serviços e de vender mercadorias.

Nesse contexto, é crucial organizar os próximos passos da empresa para não se encontrar diante de um acúmulo de obrigações administrativas, financeiras, logísticas e de marketing. A sobrecarga afeta a qualidade do seu trabalho e compromete os seus compromissos firmados.

É possível começar, por exemplo, usando uma planilha para estruturar a sua rotina laboral de segunda a sexta-feira. Para isso, basta montar duas colunas: "presencial" e "home office" (caso o seu negócio ainda mantenha a política de trabalho remoto em alguns dias da semana).

Na primeira, você poderá inserir aquelas tarefas que estão relacionadas ao atendimento, à gestão de estoque, às mudanças estratégicas no estabelecimento e às estratégias para a atração de clientes ao local. Já na segunda, pode listar as ações que poderão ser assumidas remotamente sem prejuízos, como a gestão de recursos, a aprovação de campanhas publicitárias, a gestão das redes sociais, o contato com os fornecedores e com os distribuidores, a criação e o ajuste do site etc.

3. Gerencie melhor o seu tempo

Além de planejar as suas atividades diárias, você pode (e deve) gerenciar melhor o uso do seu tempo no dia a dia, o que é necessário por três principais motivos:

1. o primeiro é para que a tarefa "A" ou "B" não demande mais minutos ou horas do que é preciso, de modo que acabe comprometendo as que vêm em seguida;
2. o segundo, por outro lado, é para que você consiga elencar os seus afazeres por ordem de prioridade, dedicando àqueles mais urgentes e complexos um intervalo de tempo maior do que o período voltado aos que são simples e têm um prazo de entrega mais distante;
3. o terceiro e último motivo envolve aumentar e manter a sua concentração nos afazeres, deixando de lado as distrações que só servem para estimular a procrastinação e atrapalhar o seu engajamento no trabalho.

4. Automatize as tarefas

A quarta dica de produtividade é começar a automatizar as tarefas. Afinal, em qualquer empreendimento, há atividades que são repetitivas, que demandam trabalho manual e/ou que consomem mais tempo do que deveriam. Isso se torna cansativo não só para o empreendedor, mas também para a equipe de colaboradores.

Portanto, para otimizar o tempo, reduzir as despesas, melhorar o uso de recursos internos e direcionar adequadamente a sua energia a afazeres que são mais relevantes para o negócio, adote ferramentas de automação. Abaixo, listamos alguns exemplos para inspirá-lo:

• use programas que emitem e enviam para o e-mail do cliente a nota fiscal de produtos e/ou serviços logo após o recebimento do pagamento;
• utilize soluções que organizam, estimam e geram relatórios de despesas conforme novos projetos e mudanças internas são listadas na empresa;
• implemente programas que compartilham com todo o departamento o andamento de tarefas executadas em conjunto por duas ou mais pessoas, evitando, assim, que, a cada novo passo, seja preciso informar pessoalmente os demais envolvidos ou mesmo que ocorram repetições e refações desnecessárias;
• recorra a programas que monitoram almoxarifados, estoques e centros de distribuição, produzindo informativos sobre o armazenamento dos materiais, além de notificações de segurança, de validade ou de problemas técnicos.

5. Faça atividades físicas

Além do que já falamos, mais uma das principais dicas de produtividade envolve traçar algumas estratégias que não estão diretamente ligadas à produtividade na empresa, mas que vão beneficiá-la igualmente. Estamos falando de fazer atividades físicas — nesse caso, vale escolher aquela com a qual você mais se identifica, a que o empolga mais ou mesmo a que é mais prática e acessível.

Você pode, por exemplo, malhar, fazer crossfit, nadar, correr, jogar futebol, participar de pilates etc. A ideia é se movimentar e exercitar-se com regularidade.

Afinal, quando essa prática se torna uma rotina, o metabolismo volta a ficar regulado, a disposição cresce ao longo dos dias, o humor fica mais leve, a imunidade aumenta, a rotina de sono se ajusta com mais facilidade e a autoestima melhora. Para completar, há uma elevação significativa na produção e na liberação de neurotransmissores muito importantes para o bem-estar físico e mental: a dopamina, a serotonina e a endorfina.

6. Dê atenção à sua saúde mental

Cuidar da saúde mental é necessário, já que a mente exerce influência sobre o corpo, sobre o comportamento e sobre a personalidade de cada um de nós. Quando você passa por uma série de momentos difíceis e não canaliza e/ou trabalha o impacto emocional causado, a dor, a angústia, o sofrimento e a preocupação começam a se acumular. Ou seja, é formada uma "bola de neve", que vai, pouco a pouco, crescendo sem parar.

A partir daí, inúmeros problemas podem surgir, como os relacionados à própria imagem, a sensação de impotência diante dos desafios da vida, a perda da autoconfiança quanto à capacidade de realizar e de conquistar o que é almejado e a apatia para dar continuidade às atividades do cotidiano. Não raramente, parece que estamos "paralisados".

Resumindo: são percepções e sentimentos negativos que vão inevitavelmente refletir na sua postura profissional. Por essa razão, é fundamental que você dê atenção ao que vem sentindo — e a melhor forma de fazê-lo é por meio da terapia.

7. Faça pausas durante o dia de trabalho

Nem todo mundo sabe, mas as pausas ao longo do dia de trabalho contribuem significativamente para que você possa ter mais concentração e executar as demandas de modo mais efetivo. Portanto, trata-se de uma das técnicas de produtividade que devem ser destacadas.

Em meio aos diferenciais que podem ser percebidos, é válido listar:

• o relaxamento e a redução do estresse;
• a promoção da integração entre as pessoas do trabalho;
• o estímulo ao senso crítico devido aos níveis mais altos de concentração.

8. Respeite as horas de sono

Como mencionamos, a prática de exercícios físicos contribui significativamente para uma rotina de sono mais efetiva. No entanto, além disso, é preciso adotar outras posturas que colaborem para que você consiga dormir as horas necessárias.

Inclusive, no caso de uma pessoa adulta, o indicado é um repouso de sete a nove horas. Para dormir melhor, algumas medidas podem ser colocadas em prática no dia a dia, como:

• tratar o sono como uma prioridade da sua rotina, de modo que haja uma frequência certa e o cumprimento dos horários previamente estabelecidos;
• listar todas as pendências no encerramento do expediente, pois isso contribui para que você tenha mais clareza sobre as atividades pendentes para o dia seguinte, reduzindo a ansiedade;
• evitar alimentos pesados na parte da noite;
• evitar o uso de telas algumas horas antes de dormir, já que elas provocam o estado de alerta no corpo humano.

9. Delegue tarefas

Outra prática muito indicada para aumentar a produtividade é a delegação de tarefas. Para isso, é importante ter em mente que não somente o trabalho desagradável deve ser delegado, mas também as atividades que demandam muito tempo e que evitam que você exerça um papel mais estratégico.

Além disso, é indispensável ser claro e objetivo no momento de fazer a delegação, já que as tarefas só serão executadas com excelência se houver o fácil entendimento acerca daquilo que precisa ser feito.

Portanto, ofereça, sempre que possível, um suporte para que as pessoas tenham o apoio da gestão, além de ter um duplo alinhamento, certificando-se de que o que precisa ser executado foi compreendido. Essa medida evitará eventuais retrabalhos.

10. Evite o perfeccionismo em excesso

Qualquer tarefa deve ser adequadamente executada. No entanto, quando há perfeccionismo em excesso, em vez de serem desenvolvidas apenas demandas de qualidade, é possível que surjam atrasos e até mesmo o "travamento" de atividades de outras pessoas que dependem desse trabalho para dar continuidade às suas atribuições.

Quando falamos sobre produtividade, na verdade, estamos nos referindo a executar uma tarefa mais complexa em um período de tempo relativamente menor, mas preservando a qualidade. Ou seja, se você se prender a detalhes, naturalmente, haverá atividades que ficarão por fazer — o que pode ser um gargalo para a empresa e para as equipes.

Como visto ao longo dos tópicos, há várias técnicas de produtividade simples, mas que podem ajudá-lo a enfrentar situações delicadas e de crise. Inclusive, a partir delas, torna-se viável melhorar a saúde física e psicoemocional, de modo que ambas não impactem negativamente o seu rendimento. Portanto, coloque-as em prática e lembre-se de manter uma postura positiva diante dos desafios que o ajude a enfrentá-los e superá-los.

Além da sua produtividade ou a de seus funcionários individualmente, é importante analisar qual o nível de produtividade da empresa em geral, ampliando a visão estratégica. Por isso, separamos um ebook que pode te ajudar nessa tarefa!

Gostou do artigo? Confira também o vídeo que separamos para você, sobre indicadores de desempenho! A partir deles é possível analisar os resultados de forma mais prática e continuada.