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Planejamento | PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
7 dicas de como priorizar tarefas nas empresas

Existem diversas dicas que vão ajudá-lo na hora de entender como priorizar tarefas na empresa. É válido conhecê-las e aplicá-las no dia a dia do seu negócio!

· Atualizado em 19/12/2022
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O cotidiano de um negócio pode ser muito corrido e apresentar diversos desafios para quem está nas suas atividades. Nesse sentido, é importante entender como priorizar as tarefas no dia a dia na intenção de evitar atrasos, garantir a satisfação dos clientes e manter o crescimento da companhia ao longo dos anos.

Para isso, há várias boas práticas que podem auxiliar na criação de prioridades, a fim de manter tudo em dia. Visando a ajudá-lo com isso, preparamos um conteúdo especial, cheio de boas dicas. Ao incluir em seu cotidiano cada uma delas, é possível usufruir de muitos benefícios.

Se deseja entender quais são as boas práticas para priorizar tarefas, continue a leitura e confira!

O que é priorização de tarefas?

A priorização de tarefas nada mais é do que definir as atividades prioritárias que devem ser realizadas ao longo de um dia, uma semana ou um mês. Assim, você sabe quais são as suas obrigações e tem mais condições de manter tudo sob controle.

Nesse sentido, é possível adotar um calendário, fazer uma lista para ir marcando conforme completa as atividades e ter uma agenda para se organizar. Além disso, vale a pena contar com recursos tecnológicos que auxiliem na sua rotina e nos trabalhos a serem desenvolvidos na empresa.

Qual é a importância da priorização de tarefas?

Saber como priorizar tarefas e ensinar os colaboradores a fazerem o mesmo é fundamental para ter maior produtividade na empresa. Além disso, a priorização pode ajudar a otimizar a execução das atividades e gerar maior qualidade nas entregas realizadas.

Outro ponto favorável é a redução de tempo que se leva na hora de completar as atividades. Assim, os membros da equipe conseguem encontrar soluções ótimas e pensar em estratégias a fim de otimizar os resultados do negócio.

Ainda, contar com boas ferramentas pode facilitar o trabalho na hora de fazer a priorização de tarefas. Por exemplo, usar um checklist em planilhas deixa tudo muito organizado, colaborando na hora de alcançar resultados incríveis.

Como priorizar tarefas importantes nas empresas?

Existem boas práticas que podem auxiliar na hora de fazer a priorização de tarefas. Aplicá-las no dia a dia da empresa é fundamental para obter bons resultados, evitar atrasos e encantar clientes. Quer saber quais são elas? Então, continue a leitura e confira!

1. Avalie os prazos

Entender o que é mais urgente e o que pode esperar é um passo importante para manter a agenda em ordem e acertar na priorização de tarefas. Nesse sentido, avalie com cautela todas as pendências que você tem na empresa.

Contar com funcionários de confiança para delegar algumas atividades também é relevante. Outro ponto que pode ser interessante é sentar-se no final de semana na intenção de programar suas atividades ao longo do período que está por vir.

Pode-se ponderar organizar as atividades do mês também. Porém, isso demandará revisões para manter tudo sob controle. Também se lembre de deixar um prazo disponível para possíveis surpresas que possam aparecer.

2. Determine o que é mais importante

Após avaliar prazos e estabelecer as tarefas que precisam ser feitas ao longo da semana, o passo seguinte é estabelecer quais são as atividades mais importantes. Ao compreender isso, você consegue listar em ordem prioritária os principais afazeres.

Há alguns critérios que podem ser usados nesse sentido. Por exemplo, você pode priorizar o que chegou antes para não deixar os clientes esperando por muito tempo. Ou, então, estude as características das atividades e entenda como organizá-las na sua rotina.

Vale avaliar os prazos prometidos aos consumidores também. É importante manter sua palavra e entregar tudo no tempo estabelecido, ou antes. Assim, você se destaca entre a concorrência e garante o sucesso em sua jornada empreendedora.

3. Faça uma lista

Fazer uma lista de afazeres também é relevante. Com tantas tarefas que precisam ser entregues, uma ou outra pode ser esquecida. Ao utilizar uma listagem, fica mais fácil manter-se com a organização em dia e não deixar nada para trás, aumentando as vendas.

Assim, use aplicativos, agendas eletrônicas e até planilhas com a intenção de definir o que precisa ser feito. Vá riscando as atividades concluídas. Isso pode gerar motivação para concluir tudo o que precisa ser feito.

Outra dica que pode ser útil é estabelecer suas atividades logo pela manhã, ao chegar ao ambiente de trabalho. Desse modo, você terá tudo na cabeça e conseguirá dias de trabalho mais produtivos.

4. Saiba o que deve ser cortado

Existem atividades que podem ser deixadas de lado. Para isso, é preciso entender as características de cada uma delas para avaliar se você pode cortar da sua lista ou precisa concluí-las.

Além disso, há atividades que você consegue terceirizar, seja para colaboradores, seja para empresas especializadas. Assim, entenda quais são as atividades-chave ao bom andamento do seu negócio e, o que não for, delegue para pessoas capacitadas.

Isso vai ajudá-lo a ter mais tempo disponível com a intenção de pensar em boas estratégias de maximização de lucros, além de garantir o bom andamento do negócio em todos os aspectos possíveis.

5. Use o visual para ajudar

Fazer um esquema visual pode ser interessante no intuito de manter as atividades em dia. Por exemplo, usar métodos como o Kanban é uma opção interessante para tornar mais atrativa as suas atividades diárias.

Esse aspecto tende a facilitar o seu entendimento sobre a prioridade de cada tarefa e, com isso, tem mais recursos para evitar atrasos e garantir que tudo seja feito com qualidade, conforme prometido.

6. Estime o seu esforço

Entender qual foi o tempo necessário para terminar determinadas tarefas é um aspecto relevante para manter tudo sob controle. Por exemplo, se você tem várias atividades similares ao longo dos dias, consegue entender qual é o tempo necessário para finalizar cada uma delas.

Assim, na hora de organizar prioridades e definir suas atividades, torna-se mais fácil saber se você vai dar conta de tudo. Isso ajudará a evitar frustrações e a manter tudo no controle, mesmo que apareçam eventos adversos.

7. Revise sua lista constantemente

Com o passar do tempo, muitas das prioridades que eram urgentes conseguem avançar em sua realização, enquanto outras que pareciam ter muito prazo ganham um senso de urgência.

Portanto, uma revisão periódica é necessária para realizar ajustes nas atividades prioritárias e organizar tudo que é mais urgente. Além disso, vale a pena criar uma estrutura de ranqueamento que é revisada pela equipe regularmente.

Contar com um quadro Kanban, por exemplo, é uma excelente forma de organizar os processos e estabelecer uma ordem hierárquica constantemente.

Quais são os principais benefícios disso?

Agora que você já entende como elencar sua prioridade de tarefas na empresa de maneira eficiente, é hora de entender quais são os principais benefícios de adotar esse tipo de estratégia no dia a dia. 

Aumente a produtividade

Ao organizar a rotina de todo time, você garante que todos os processos internos sejam otimizados, os documentos organizados e as prioridades definidas. Assim, problemas com a perda de prazo, o extravio de papelada e os atrasos nas entregas são minimizados.

Tudo isso contribui diretamente para melhorar o clima organizacional, aliviar a pressão entre líderes e liderados, além de reduzir o nível de estresse de toda a equipe. Portanto, vale a pena contar com algumas estratégias para trazer mais organização e ranqueamento de prioridades em sua corporação.

Evite erros

Por meio da criação de um sistema que ordene suas tarefas, você consegue cadenciar o ritmo de realização de cada atividade que faz parte dos procedimentos internos conforme a complexidade de cada uma.

Isso permite que os erros sejam reduzidos e os prazos minimizados. Logo, vale a pena avaliar o grau de complexidade de cada tarefa e quanto tempo cada uma delas levará para ser concluída.

Portanto, ao ranquear as atividades que deverão ser finalizadas com prazo determinado, você contribui para que cada uma delas disponha do tempo hábil para sua conclusão. Isso reduz a incidência de erros e torna sua realidade ainda mais tranquila.

Cumpra os prazos

Por fim, vale destacar como uma boa organização contribui para o cumprimento de prazos. Isso é essencial para a organização interna da empresa, além de facilitar o processo de gestão externa do negócio.

Com um bom ranqueamento de prioridades, você consegue garantir que os prazos com os clientes sejam cumpridos, assim como os prazos referentes aos fornecedores. Por isso, vale a pena organizar suas atividades e garantir eficiência em suas relações com os indivíduos que interagem com sua corporação.

Entendeu como priorizar tarefas é importante para manter as atividades da empresa em curso? Ao contar com uma boa gestão, você garante tranquilidade para a execução de todos os compromissos que devem ser concluídos por sua corporação. Isso contribui para que seu negócio se torne competitivo, eficiente e rentável no longo prazo.

Quer desenvolver bons resultados em seus negócios? Então continue com sua visita ao blog e confira como fazer uma gestão sustentável na empresa!


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