Estabelecer rotinas na sua empresa otimiza o seu tempo e aumenta a sua produtividade. Comece agora a se organizar!
Estabelecer rotinas é fundamental para o crescimento da empresa. As rotinas são importantes para manter o fluxo de trabalho e a harmonia entre a equipe. Se estiverem bem ajustadas, fica mais fácil identificar e reparar possíveis erros. Só que elas também não podem engessar sua empresa e atrasar os processos, em vez de otimizar. Por isso, preparamos essas dicas, inspiradas no post do Sebrae São Paulo, para conseguir o equilíbrio perfeito no seu negócio.
Para serem saudáveis, as rotinas devem beneficiar, ao mesmo tempo, a própria empresa e o cliente. Imagine que uma empresa criou a rotina de conferir três vezes todas as entregas de produtos que faz. Se não for bem pensada, em vez de segurança, essa rotina pode causar demora nas entregas, e os clientes ficarão insatisfeitos. Então, não se esqueça: a rotina sempre deve trazer vantagens!
A gestão de rotina é fundamental para empresas que pretendem otimizar seu desempenho e melhorar seus resultados operacionais. Isso porque a desorganização no fluxo de trabalho não só derruba a produtividade nos ambientes corporativos, mas ocasiona perda na qualidade de produtos e serviços, e diminuição da eficiência operacional. Você já percebeu que estabelecer uma rotina está diretamente ligado à organização?
É exatamente pela organização que a rotina começa. Você precisa mapear e padronizar todos os processos, as atividades das equipes e individuais. Os funcionários podem colaborar muito nesta fase, com informações valiosas sobre o que funciona bem e o que precisa ser aprimorado. Escute o que eles têm a dizer. É importante também buscar no mercado técnicas que visem a otimizar a performance das equipes para superar alguns dos desafios, como por exemplo a falta de foco e a dificuldade em estabelecer prioridades nas tarefas cotidianas.
Uma boa dica para criar rotinas é planejar e pensar sua empresa em três divisões.
A primeira divisão é operacional, onde estão todas as áreas que fazem parte do seu negócio. O esquema é bem simples: veja quais são as dificuldades de cada área, crie soluções e transforme essas soluções em rotina. Por exemplo, você percebeu que o número de produtos no seu estoque nunca bate com o que comprou do fornecedor. Uma boa ideia pode ser realizar uma conferência no ato da entrega e tornar isso uma rotina. Essa ação simples evitará gastos, atrasos e futuras dores de cabeça com o seu fornecedor.
A segunda divisão é funcional. Dê uma olhada nas atividades ligadas aos clientes. Se sentir dificuldades, é a hora de renovar as rotinas para tornar tudo muito melhor. Um bom exemplo é a criação de confirmações de venda de entregas. Essas rotinas vão dar segurança para o seu cliente, e você também estará protegido de possíveis reclamações.
A terceira divisão é a de mercado. Muitas vezes, você entende que precisa de novas ações para competir com a concorrência. Digamos que você trabalhe com vendas e perceba que está perdendo bons negócios porque seu concorrente faz visitas presenciais aos clientes e você não. Então, comece a visitar seus clientes para que eles não saiam da sua empresa e busquem outras opções. Toda a rotina só faz sentido se você puder cumprir. Ficar criando rotinas em vez de produzir é um erro. Por isso, avalie bem sua estrutura para que as rotinas sejam seguidas e sua produção possa sempre crescer.
A rotina deve ser estabelecida em todas as áreas da empresa, inclusive na gestão. Os gestores devem ser os primeiros a aplicar a rotina, pois deles dependem vários processos de aprovação e validação do trabalho dos funcionários. Estas são as dicas iniciais, mas você encontrará muito mais conteúdos que irão te ajudar no Sebrae. Acesse o site ou procure uma agência perto de você!
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