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Mon Jun 05 14:38:31 BRT 2023
Planejamento | ESTRATÉGIA EMPRESARIAL
Como utilizar o 5Ws2Hs para ter mais efetividade no seu plano de ação

Saiba como conhecer e aplicar a ferramenta 5Ws2Hs que traz mais efetividade ao planejamento das atividades da sua empresa.

· Atualizado em 05/06/2023
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Planejamento e empreendedorismo caminham juntos. É possível atingir algum sucesso durante um certo tempo sem ter feito um plano, mas, em um dado momento, será possível separar os empreendedores aventureiros daqueles que realmente assumiram um compromisso profissional para toda a sua vida. Saber elaborar e registrar um plano de ação utilizando a ferramenta 5Ws2H pode ser a ferramenta que separa os dois grupos. 

Talvez o que desmotive os empreendedores em geral seja o fato do planejamento se tornar uma obrigação, algo enfadonho de se fazer, complicado, que consome horas de esforço para colocar no papel coisas que o empreendedor já sabe que terá de fazer, independentemente de ter planejamento ou não. 

Para descomplicar as funções administrativas, aquelas que são essenciais para a gestão de uma empresa, vale focar no planejamento e nas ferramentas facilitadoras. E, nesse aspecto, o 5Ws2H é um instrumento versátil e útil para promover uma cultura de melhoria contínua, a partir do princípio de que “não existe algo tão bom que não possa ser melhorado.” 

Criado na indústria automobilística japonesa como instrumento essencial para a implantação da chamada Qualidade no Modelo Japonês, essa ferramenta passou a ser uma forma de facilitar e dar maior clareza aos processos de planejamento das empresas, ajudando a coordenar o passo a passo da elaboração de um projeto ou plano de ação. 

A proposta dessa ferramenta é responder a sete perguntas básicas de um planejamento, sendo fácil de ser implementada por não exigir treinamento ou tecnologia específica. 

A sigla 5Ws2Hs surge da primeira letra de cada uma das sete perguntas, em inglês, que devem ser feitas ao construir um planejamento: 

  1. O quê? (What)
  2. Onde? (Where)
  3. Quando? (When)
  4. Por quê? (Why)
  5. Quem? (Who)
  6. Como? (How)
  7. Quanto? (How Much)

As sete perguntas atuam como um guia, sendo que as respostas a elas devem ser anotadas na mesma sequência: 

  1. What: Descrever de forma muito simples o que se espera alcançar com a solução do problema, qual o objetivo de encontrar uma solução. Pode ser: o que se espera alcançar? O objetivo escolhido aqui será: “motivar os colaboradores”. 
  2. How: Como será feito? Quais as atividades que serão realizadas, métodos e ferramentas que serão aplicados? Os verbos no infinitivo indicam que serão ações a implementar, como identificar, estruturar, elaborar, montar, construir, desenvolver etc. É uma especificação mais detalhada do que será realizado e o conjunto das atividades forma o Plano de Ação. 

É importante que a atividade seja bem detalhada, incluindo o como será feito, ou seja, o modo de ação. Se a resposta for algo como “motivar os colaboradores”, ainda caberia outra pergunta: “como?”. Então, a resposta correta seria algo assim: “elaborar uma reunião mensal com os colaboradores para levantar possíveis situações que estejam afetando o desempenho individual”. Pode ser que alguma atividade se desdobre em uma ou várias outras; é o que chamamos “o como do como”. 

  1. Why: O porquê representa uma checagem e deve ser aplicada em todas as respostas das 7 perguntas, iniciando pelos “como”. Assim, em “elaborar uma reunião mensal com os colaboradores para levantar possíveis situações que estão afetando o desempenho individual”, a resposta à pergunta “por quê” é: “motivar os colaboradores”, ou seja, o encadeamento está correto, respondendo às perguntas 1 e 2.
  2. Where: Onde a atividade será realizada? Qual o local, espaço físico específico, uma área da empresa, ou determinado canal virtual, se for acontecer de forma remota.
  3. When: Significa o horizonte de tempo necessários para a realização de cada tarefa. Pode ser a data de início ou fim, ou pode ser registrada na forma de dias, meses, semestres ou anos.
  4. Who: Quem será responsável pela atividade. Importante detalhar em que área atua dentro da empresa ou se será um consultor externo.
  5. How Much: Quais os recursos serão empregados na atividade. 

As ferramentas de gestão são úteis para simplificar processos e, especialmente, facilitar a compreensão da importância de estabelecer um plano de ação. O empreendedor focado no sucesso não enxerga obstáculos, mas oportunidades de crescimento. Para isso, o conhecimento é o melhor instrumento jamais inventado.  

Saiba Mais: 

Curso EAD: Como Planejar o seu Negócio 

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