Entenda as etapas necessárias para administrar problemas na gestão de processos com o ciclo PDCA e promova o crescimento do seu negócio
Você sabe definir o que é processo de trabalho? Que tal começar falando sobre a qualidade do produto? A qualidade de um produto ou serviço só é alcançada quando a empresa consegue administrar todo o sistema de processos, não apenas verificar os resultados.
O conhecimento e a administração do sistema de processos são fundamentais para a empresa alcançar seus objetivos e, consequentemente, o sucesso.
Em uma empresa, existem muitos processos que são formados por vários fatores interligados que geram o efeito-produto, que é um bem ou serviço que a empresa oferece. A rede formada por eles constitui um sistema. O conhecimento e a administração do sistema são fundamentais para que a empresa alcance seus objetivos e, consequentemente, o sucesso.
Então, como gerir um processo?
No gerenciamento de um processo, não basta apenas reconhecer e identificar todas as fases que o compõem, é preciso administrar fatores como:
- Mão de obra
- Máquina
- Método
- Meio ambiente
- Medidas
- Materiais
Todos esses fatores interferem nesse processo para que se tenha o controle completo do resultado final. Por isso, a administração dos fatores requer uma forma planejada, disciplinada, que obedeça a uma sequência adequada. E isso é possível com o ciclo PDCA.
É uma metodologia de gerenciamento que pode ser utilizada em qualquer situação e por qualquer pessoa.
As quatro etapas do PDCA são:
Planejar
Antes de se executar o processo é preciso planejar as atividades, definir a meta e os métodos.
Implementar/executar
É a execução das tarefas de acordo com o que foi estipulado no plano, inclui também a coleta de dados para o controle do processo. O treinamento é requisito para a execução das tarefas.
Verificar
É a fase de monitoramento, medição e avaliação. Os resultados da execução são comparados ao planejamento e os problemas são registrados. Se os resultados forem favoráveis, as tarefas são mantidas, se ocorrer problema, deve-se:
Agir
Fase em que se apontam soluções para os problemas encontrados.
Agir apropriadamente
Nesta fase, há duas situações: alcance e não alcance do resultado esperado. Se o resultado for alcançado, pode-se adotar o método de trabalho à rotina do processo.
O método servirá como referência para todos da empresa. Se o resultado não alcançar as expectativas, deve-se verificar se o padrão foi obedecido, as causas do problema e adotar o ciclo PDCA novamente.
Há dois modelos que podem ser utilizados no gerenciamento de processos:
- Gerenciamento da rotina
- Gerenciamento para melhoria
O gerenciamento da rotina é um método para padronizar os processos da empresa, para que eles funcionem em harmonia. A padronização faz com que as atividades sejam executadas sempre da mesma maneira, permitindo a estabilidade do processo.
O gerenciamento para melhoria é o oposto do da rotina. Oferece condições para que a empresa fuja dos processos padronizados e não seja ultrapassada pela concorrência de mercado.
Ao se estabelecer melhorias, a empresa obtém um resultado final que atenda e supere as expectativas do cliente.
Ao gerenciar processos é preciso, antes de tudo, conhecê-los, administrar as variáveis, motivar as pessoas, trabalhar com técnicas e métodos, previsibilidade e competitividade.
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