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O foco é um estado mental em que prestamos atenção a uma única tarefa e ignoramos distrações externas. No ambiente de trabalho acelerado de hoje, isso significa que o verdadeiro foco é muitas vezes um ato de priorização, pois para se concentrar em uma coisa, é preciso ignorar muitas outras. Nas palavras de Steve Jobs, cofundador da Apple, “ter foco é saber dizer ‘não’”.

O foco é essencial para que consigamos lidar com tarefas difíceis, pensar criativamente e trabalhar com mais eficiência. Ele pode nos ajudar a trabalhar melhor e mais rapidamente, evitar o esgotamento psicológico e terminar cada dia com uma sensação de que realizamos algo. 

Mas, algumas armadilhas podem nos levar a perder o foco:

1. Tentar trabalhar em tarefas simultâneas

Embora muitas pessoas achem que devem trabalhar em tarefas simultâneas durante o dia. Mas, essa versatilidade multitarefa que pode parecer produtiva, é na verdade ao contrário: o nosso cérebro não é feito para trabalhar em tarefas simultâneas, então ao tentar fazer duas coisas ao mesmo tempo — como escrever e-mails durante uma reunião — você está, na verdade, alternando entre essas tarefas muito rapidamente. E como essa alternância cobra um alto preço mentalmente, acabamos realizando menos e cometendo mais erros ao tentar trabalhar dessa forma. 

Sugestão: programe momentos de foco

Em vez de trocar de tarefas ao longo do dia, programe um momento dedicado para focar em um projeto específico. Dois métodos comuns para isso são o timebox e os blocos temporais. O timebox é uma estratégia de gestão do tempo em que se estima o tempo necessário para realizar uma tarefa e se reserva esse tempo para concluí-la. Durante uma “faixa de tempo”, todas as outras tarefas são ignoradas até que a faixa seja finalizada. O conceito de blocos temporais é parecido, mas em vez de criar faixas de tempo para uma única tarefa, tarefas semelhantes são agrupadas e concluídas em um único bloco temporal. 

Existem outros métodos, o importante é programar momentos de foco. Algumas dicas que podem ajudar:

• Reserve horários no seu calendário. Defina um status (como “não perturbe”) em qualquer aplicativo de mensagens que utilizar, para que os seus colegas saibam que você está em um momento de foco. 
• Tente eliminar as distrações. Desligue as notificações dos e-mails e aplicativos de mensagens e feche quaisquer aplicativos ou janelas que não vá utilizar para a tarefa em questão. Coloque o celular na gaveta ou fora da sua visão, para que não sinta a tentação de atender chamadas telefônicas ou responder mensagens. 

Incentivar a equipe a trabalhar com momentos de foco pode aumentar a produtividade significativamente. 

2. Monitoramento da caixa de entrada

Apesar de os e-mails e aplicativos de mensagens serem essenciais para o trabalho, tais recursos têm sido mal-empregados, causando desordem na empresa e levando as pessoas à beira do esgotamento. Em vez de aproximar as equipes, criam isolamentos ao manter as informações espalhadas nos diversos grupos e aplicativos.

Além disso, esses recursos destinam-se à comunicação e não à gestão de projetos em larga escala (ou até mesmo em pequena escala). Gerir projetos por meio de e-mails ou mensagens resulta em notificações intermináveis e informações espalhadas, o que dificulta a concentração das equipes no trabalho.

Sugestão: responder a e-mails e mensagens em “lotes”

De acordo com um estudo de 2016 do MIT, as pessoas que conferem os seus e-mails em momentos específicos relatam maior produtividade em comparação às que abrem as notificações para responder. Responder em lotes envolve verificar o e-mail e as mensagens apenas em momentos dedicados ao longo do dia, para evitar interrupções custosas enquanto se realiza tarefas importantes da lista de afazeres. 

Veja como fazer isso:  

• Reserve algum tempo para trabalhar em mensagens e e-mails. A frequência depende da natureza do seu trabalho. Veja a faixa horária que melhor se adequa à sua realidade.
• Desligue as notificações. Quaisquer que sejam os seus aplicativos de comunicação, desligue as notificações ou ligue o modo “não perturbe” para não se distrair com ícones e banners aparecendo na sua tela ao tentar manter o foco. 
• Avise à sua equipe quando estiver disponível. Compartilhe as suas preferências de comunicação com a equipe e quando normalmente está disponível para responder a mensagens.

3. Reuniões virtuais demoradas

De acordo com a Dra. Sahar Yousef, neurocientista cognitiva, nós usamos muito mais capacidade cerebral para prestar atenção durante uma chamada de vídeo do que em uma reunião face a face. Aliás, um estudo de 2020 da Microsoft revelou que a fadiga causada pelo vídeo começa a acontecer aos 30 minutos das reuniões virtuais, ficando muito mais difícil se concentrar após esse período. Por outro lado, normalmente conseguimos manter o foco por 45 a 60 minutos ao conversar face a face. 

Sugestão: planeje reuniões virtuais intencionalmente

Encurtar as suas reuniões (30 minutos ou menos) e torná-las mais eficientes é a melhor maneira de reduzir a fadiga causada pelo vídeo. Veja algumas dicas para planejar ótimas reuniões: 

• Pense se precisa mesmo de uma reunião. Às vezes, um relatório de status ou uma atualização assíncrona pode funcionar tão bem (ou até melhor) do que uma chamada. 
• Compartilhe uma programação e qualquer material que os participantes precisem ler antecipadamente. 
• Considere as preferências da equipe. Pergunte aos membros da equipe quando preferem se reunir e quando normalmente entram em modo de foco total. 
• Termine as reuniões alguns minutos mais cedo. Participar de uma reunião atrás da outra pode esgotar rapidamente as reservas mentais das pessoas. 
• Desligue a visualização da própria câmera durante as chamadas de vídeo ou cubra a imagem do seu rosto com uma nota adesiva. Ver o próprio rosto durante uma chamada de vídeo ativa a parte do seu cérebro responsável pelo reconhecimento facial, e se torna um elemento adicional para esgotar o seu cérebro.

4. Falta de clareza

Quando há clareza no trabalho, fica fácil saber as metas que você está buscando, as responsabilidades do seu cargo e como priorizar as suas tarefas. Mas sem essa clareza, é difícil priorizar as tarefas e determinar o que está dentro (ou fora) do escopo. Como resultado, você pode acabar dividindo o seu foco entre muitos projetos, se perdendo em pequenas tarefas como conversas ou e-mails e sentindo que não realizou o suficiente. 

Sugestão: criar (e comunicar) metas claras

Metas claras são como uma bússola. Elas ajudam a decidir em que é importante se concentrar e o que pode receber menos prioridade. 

Veja como desenvolver clareza por meio das metas: 

• Crie e compartilhe metas SMART com a sua equipe. Metas SMART são específicas, mensuráveis, alcançáveis, realistas e com tempo determinado.
• Monitore o progresso em direção às suas metas. As metas são um poderoso motivador, pois asseguram que o seu trabalho no dia a dia tenha um propósito claro. Mas para que elas sejam eficazes, precisam estar conectadas ao seu trabalho, e, por isso, é necessário se planejar para conferir regularmente e atualizar o progresso.  
• Defina as tarefas mais importantes. Todos os dias, escreva de 1 a 3 coisas que você quer fazer. Com isso, é possível se concentrar e terminar o expediente quando as tarefas forem concluídas — o que é a chave para evitar o esgotamento psicológico e manter o foco no longo prazo. 

Ter um desempenho abaixo do que desejamos pode ser frustrante e ao mesmo tempo fonte de ansiedade. Praticar os hábitos e dicas que compartilhamos nesse conteúdo vai ajudar você a melhorar sua atenção e a se manter focado no trabalho.

Saiba mais

Alguns materiais que poderão inspirar nessa jornada:

• Curso Aprenda a planejar as estratégias do seu negócio
• Curso Como administrar um pequeno negócio
• Curso Como Planejar o seu Negócio

Se desejar conversar com um consultor, procure o Sebrae do seu estado.

^{Fonte: https://sebraepr.com.br/comunidade/artigo/produtividade-e-foco-como-manter}

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