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Organização | LOGÍSTICA
Entenda a importância do back office para sua loja virtual

Além da internet, o comércio on-line precisa de suporte para funcionar bem e evitar desgastes com clientes.

· 18/08/2015 · Atualizado em 06/09/2022
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O que é

A estrutura física que dá suporte a uma loja virtual deve garantir que a venda on-line seja ágil e organizada. Essa área do e-commerce é chamada de back office (do inglês, que significa “por trás do balcão”) e representa o sucesso do negócio, quando o cliente recebe a compra no prazo e com as especificações combinadas.

O back office é uma operação cuidadosa nas vendas pela internet. É um processo que envolve estoque, gerenciamento de pedidos, logística, faturamento, relatórios.

Os sistemas de back office utilizam softwares integrados para automatizar o comércio eletrônico e são conhecidos como Enterprise Resource Planning (ERP) ou Sistema de Integração de Gestão Empresarial, que garantem eficiência, segurança e otimização do tempo no gerenciamento das informações.

Gestão dos pedidos

Essa área é responsável por gerar diagnóstico da compra, checando as informações de cadastro do cliente e os detalhes do produto.

Contato com o consumidor, pesquisas de satisfação e pós-venda acontecem, justamente, nessa fase da transação.

Estoque

O controle dos produtos da loja é feito pela gestão do estoque. As peças compradas e recebidas têm as suas informações cadastradas no sistema, que também verifica a necessidade de reposição do estoque.

Gestão de logística

É a área responsável para que o cliente receba o produto no prazo combinado. A logística e a entrega acompanham o movimento do produto encaminhado aos parceiros de entregas, sejam os Correios ou outra transportadora parceira.

A ideia é garantir que o cliente receba como e quando espera. Dependendo da demanda, essa gestão também é responsável pela logística reversa do produto.

Pós-venda

O pós-venda é uma etapa muito importante para o e-commerce. O empresário deve ficar atento a esse momento.

A seguir, acompanhe algumas dicas para um pós-venda eficiente no negócio on-line.

Entre em contato como cliente e confirmar o pedido. Isso mostra o seu interesse na venda e pode evitar gastos com possíveis trocas ou devoluções.

  • Confirmar o pedido enviando um email automático. Se o negócio tem um grande volume de venda, esse mecanismo é mais eficiente do que a ligação. Informe o cliente sobre todos os canais pelos quais ele pode se comunicar com a loja, caso tenha dúvidas.
  • Repassar ao cliente informações sobre o status do produto, assim ele pode rastrear a mercadoria e confiar na segurança do negócio.
  • Qualquer problema com a entrega do produto deve ser informado ao cliente assim que for identificado. Não espere para receber reclamação e abalar a confiança do cliente na sua loja.
  • Fazer contato para saber se o cliente ficou satisfeito com o produto. Aproveite para pedir que ele deixe um comentário sobre a mercadoria ou o atendimento da loja. Isso valoriza o cliente e também o seu negócio.
  • Adquirir ferramentas de Customer Relationship Management (CRM) para administrar os contatos. Há várias disponíveis no mercado, gratuitas ou com planos específicos de pagamento. Verifique qual delas vai atender melhor às necessidades da sua loja.
  • Administrar qualquer crise é também criar oportunidades. Analise a situação e faça contato com o cliente para demonstrar a sua preocupação em resolver o problema. Procure não debater em redes sociais, pois esse conflito pode ferir a imagem do seu negócio. Mas, é importante não deixar o cliente sem respostas. Caso seu cliente entre em contato para reclamação do serviço, chame-o para uma conversa nas mensagens diretas e privativas das plataformas de redes sociais que você utiliza.
  • Estar atento às oportunidades de novas vendas. Se o produto é de uso contínuo ou vai esgotar, envie um e-mail ao cliente informando a situação e tente agregar um benefício para que ele faça uma nova compra.
  • Manter contato com os clientes é muito importante para informar sobre novos produtos e promoções. Crie uma lista segmentada e classifique os interesses do seu cliente para direcioná-lo a novas compras a partir do que ele já adquiriu na sua loja.
  • Procurar entender o perfil do seu cliente e acompanhar suas preferências de compra. Isso faz com que ele sinta que a empresa se importa com suas preferências e tem qualidade no atendimento. Lembre-se que você investiu para tê-lo na sua base de clientes e cuide desse contato.

A fidelização dos clientes é extremamente importante para a saúde financeira do seu negócio. Lembre-se que atrair novos clientes sempre é mais caro que manter os atuais. Transforme esses clientes em verdadeiro fãs das suas marcas.

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