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Vender bem começa por comprar bem. E, entre estas duas ações, o gerenciamento do estoque é o ponto-chave. A gestão do estoque significa organizar sua empresa, e pode te ajudar a alavancar as vendas sem nenhum investimento adicional. Entenda melhor sobre este processo nas dicas que elaboramos, inspiradas no post do Sebrae Minas.

Podemos ver facilmente a importância das vendas para um empreendimento. Mas,  quanto da nossa energia vai para a administração de suas compras e do estoque? Em um pequeno negócio, uma estratégia eficiente de compras tem como objetivo obter os itens de que necessita, no momento certo e com bons preços. Além disso, contribui para a seleção e avaliação dos fornecedores, mantendo uma rede capaz de oferecer produtos e serviços com vantagens em custo, qualidade e entrega. 

Inicialmente, estabeleça os requisitos para a aquisição de um item ou serviço. Em seguida, identifique fontes de fornecimento como, por exemplo, relação de fornecedores, visitas de representantes comerciais, revistas especializadas, feiras e eventos e pesquisas na internet. Escolha, então, os fornecedores e avalie o desempenho deles usando medidas como cumprimento de prazos, preços competitivos, condições comerciais, nível de atendimento, flexibilidade para demandas inesperadas e velocidade de entrega. O resultado dessa avaliação vai ajudá-lo a definir com quais fornecedores manter relações de longo prazo e o volume de pedidos.

O estoque também é muito importante, pois a falta de produtos ou materiais pode resultar na perda de vendas ou interromper a produção. E o seu excesso pode desequilibrar a empresa financeiramente, pois estoque parado significa perda de dinheiro. Administrar os estoques é administrar a demanda. Não adianta estocar grandes quantidades com procura baixa. Em compensação, é preciso ter sempre disponíveis os produtos mais vendidos.

Finalmente, como gerenciar o estoque sem causar muito impacto no caixa?

Planeje as compras:

Qual é o momento de comprar? Que quantidade comprar? Para planejar as compras futuras, avalie o histórico de consumo e as informações sobre a demanda dos clientes. Com isso, você reduz a perda de materiais e dinheiro e evita desperdícios, desvios e roubos.

Calcule o custo de adquirir e manter o estoque

Às vezes, uma proposta irrecusável do fornecedor pode representar uma dor de cabeça futura. Para evitar este problema, é necessário conhecer os custos de manutenção do estoque para decidir o que trará melhor resultado.

Faça um inventário

Relacione todos os itens e suas quantidades. Defina a melhor maneira de codificar e organizar o estoque. Em seguida, crie um método para controlar a entrada e a saída de materiais e produtos, implante mecanismos, como uma ficha de controle de materiais, ordem de reposição, entre outros.

Determine um estoque mínimo, máximo e o ponto de reposição

O estoque mínimo é a definição da quantidade de materiais e produtos que permitam uma margem de segurança diante de imprevistos, como o aumento da demanda e atrasos de entrega. Para o estoque máximo, considere o espaço físico e sua capacidade de investir sem comprometer o capital de giro. Identifique em que momento precisará reabastecer o estoque com as quantidades dos itens faltantes.

Classifique o estoque

Acompanhe o estoque conforme o giro dos produtos para saber quais são os produtos com maior giro e os que ficam parados. Alguns itens têm uma taxa de uso alta e sua falta decepcionaria os clientes. Outros, por terem valores altos, se tiverem níveis excessivos de estoque aumentam os custos.

Elabore a curva ABC do estoque

A curva ABC é uma análise que nos permite reconhecer e controlar os itens mais importantes do estoque. Ela segue um princípio chamado lei de pareto ou regra 80 - 20, segundo a qual 80% do valor do estoque está associado a apenas 20% dos itens estocados. Em outras palavras, geralmente, uma pequena parcela dos itens representa a maior parte do valor em estoque. E como funciona na prática? Na classe A da curva, estão os principais itens em estoque e de alta prioridade, onde 20% dos itens correspondem a 80% do valor. Na classe B, estão itens que ainda são financeiramente relevantes, onde 30% dos itens correspondem a 15% do valor. E na classe C, 50% dos itens correspondem a apenas 5% do valor.

Lembre-se que a gestão correta de compras e do estoque permitem a qualquer empresa ser eficiente em custos, praticar melhores preços, atender seus clientes com agilidade e atuar com qualidade.

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