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Todo empreendedor enfrenta desafios diários. Entre os mais importantes está a gestão de estoque e compras. Quanto adquirir de cada produto? Como organizar um orçamento que evite desperdícios e que garanta que não faltem insumos e mercadorias no dia a dia da empresa?

Alguns negócios fazem compras diariamente, enquanto outros optam por esquemas semanais ou mensais. E há também aqueles que preferem garantir insumos para todo o semestre ou mesmo para o ano inteiro, complementando o estoque quando necessário.

Algumas frases conhecidas tentam dar o melhor caminho, como “compre a maior quantidade possível para economizar no frete” ou “só compre o essencial, sem desperdícios”. Essas inúmeras estratégias tradicionais, contudo, são muitas vezes replicadas sem se parar para pensar nas reais vantagens – ou desvantagens – de serem adotadas.

Portanto, empreendedor que ainda tem dúvidas sobre quanto comprar de cada produto e com qual frequência realizar as reposições, este artigo é para você.

Tipos de estoque

Existem algumas formas de classificar o estoque. Conheça algumas: estoque de reserva; estoque consignado; estoque sazonal; estoque terceirizado; estoque inativo.

O importante aqui, porém, não é classificar o estoque levando em conta suas especificidades, mas sim sua finalidade. Dessa forma, vamos separá-lo em dois grupos:

• Estoque de insumos, também chamado de estoque de matérias-primas

O estoque de matérias-primas existe para manter o fluxo de produção. Muitas vezes, basta faltar um insumo para comprometer toda a produção e acarretar prejuízo financeiro para a companhia. E não são somente as fábricas que se encaixam nesse perfil; empresas de serviços também podem ser afetadas. Um salão de beleza sem xampu ou esmaltes, por exemplo, tende a ter suas vendas seriamente afetadas.

• Estoque de produtos acabados, também chamado estoque de produtos prontos para venda ou estoque de comercialização

A falta de estoque de produtos prontos para comercialização também gera prejuízos financeiros para a empresa, pois ela poderá perder vendas por não ter o produto disponível.

Saiba mais sobre gestão de estoque com este artigo do Sebrae  

Quanto comprar?

Para saber quanto comprar, devemos primeiro dimensionar a quantidade necessária de cada produto. É aqui que há uma pequena diferença entre os estoques de insumos e de produtos acabados.

O de insumos deve levar em consideração: quantidade do insumo em estoque; quantidade necessária do insumo; tempo de entrega do fornecedor; espaço disponível para armazenagem; data de validade do insumo, no caso de perecíveis.

Já no caso de produtos acabados, devemos levar em consideração: expectativa de vendas (por vezes é bastante incerta); quantidade existente do produto acabado; data de validade do produto; espaço disponível para armazenagem.

Produção e expectativa de vendas

O setor de produção deve estar atento à expectativa de venda, que varia em determinados períodos do ano. Existem casos em que a produção deve aumentar meses antes da venda, para atender a uma alta demanda sazonal, como a da Black Friday e do Natal, por exemplo.

Por outro lado, um restaurante geralmente confecciona seu produto minutos antes do consumo e, por isso, não há porque se planejar com tanta antecedência, até porque muitas das matérias-primas utilizadas podem ter prazos curtos de validade.

Exemplo ilustrativo

Abaixo segue um exemplo que descreve a gestão de estoque e o orçamento de compras de um restaurante self-service, mas que também pode ser usado como modelo adaptável ao seu negócio. Confira:

Restaurante self-service

Imagine um restaurante self-service que esteja planejando suas compras. É preciso adquirir os seguintes insumos: carnes, grãos, folhas, legumes e vegetais e bebidas. Faremos o planejamento ponderando um futuro de uma a quatro semanas.

Vamos preparar o orçamento de compra

Carne: quantidade existente em estoque: 50 kg; espaço disponível para armazenagem: 500 kg; quantidade necessária do insumo (por semana): 50 kg; tempo de entrega do fornecedor: 7 dias; data de validade do insumo: 6 meses.

Nesse caso, como há espaço disponível para armazenar o insumo, o prazo de validade permite estocá-lo por até 6 meses e a entrega é semanal, podemos comprar 50 kg de carne, suficiente para uma semana, ou 200 kg de carne, suficiente para um mês.

Grãos: quantidade existente em estoque: 200 kg de arroz e 250 kg de feijão; espaço disponível para armazenagem: 1.000 kg de grãos; quantidade necessária do insumo por semana: 100 kg de arroz e 100 kg de feijão; tempo de entrega do fornecedor: 7 dias; data de validade do insumo, no caso de insumos perecíveis: 12 meses.

No caso dos grãos, a data de validade permite fazer um estoque grande, mas o espaço para armazenamento é limitado. Como a entrega é realizada toda semana, a quantidade atual de arroz e feijão é suficiente. Contudo, caso deseje comprar o suficiente para um mês, basta completar o estoque até atingir 400 kg de arroz e 400 kg de feijão.

Folhas, legumes e vegetais: quantidade existente em estoque: 5 kg de folhas e 40 kg de legumes e verduras; espaço disponível para armazenagem: 600 kg de folhas, legumes e vegetais; quantidade necessária do insumo por semana: 10 kg de folhas e 50 kg de legumes e verduras; tempo de entrega do fornecedor: 3/4 dias; data de validade do insumo, no caso de insumos perecíveis: 4 para folhas e 10 dias para legumes e verduras.

Neste caso, a data de validade não permite fazer um estoque superior a quatro dias para as folhas e dez para os legumes e verduras, apesar de haver espaço para armazenamento. Como a entrega é realizada duas vezes na semana, podemos comprar 5 kg de folhas na segunda e 5 kg na sexta, suficientes para atender à necessidade com uma pequena sobra, e 50 kg de legumes e vegetais uma vez na semana ou 25 kg duas vezes na semana, quantidade igualmente suficiente para atender à demanda.

Bebidas: quantidade existente em estoque: 50 do refrigerante A, 40 do B e 30 de suco C; espaço disponível para armazenagem: 800 latas; quantidade necessária por semana: 200 do refrigerante A, 120 do B e 80 de suco; tempo de entrega do fornecedor: 7 dias; data de validade do produto: 12 meses.

Diferentemente da carne, dos grãos, das folhas, dos legumes e dos vegetais, as bebidas em lata não são insumos, são produtos acabados. A lógica, porém, é a mesma: a data de validade e o espaço permitem fazer um estoque superior a duas semanas e até superior a um mês. Como a entrega é realizada uma vez a cada sete dias, podemos comprar 100 latas do refrigerante A, 60 do B e 40 de suco, suficiente para duas semanas, ou 200 do A, 120 do B e 80 de suco, suficientes para quatro semanas.

Orçamento de compra

Agora que já temos a quantidade semanal necessária de insumos e produtos, basta adicionar o valor de compra de cada e multiplicar pelo preço de compra, conforme ilustrado abaixo (orçamento para uma semana e para um mês):

Observações sobre o exemplo acima:

• Como a entrega demora uma semana (7 dias), a quantidade existente será consumida até que as novas compras sejam entregues. Sempre compre com uma semana de antecedência, à exceção das folhas;
• As folhas, por serem muito perecíveis, devem ser compradas duas vezes na semana. O valor do seu orçamento semanal e mensal não sofre alteração, apenas a quantidade de compras e entregas.

Para informações sobre capital de giro para manter seu negócio funcionando e custear as suas compras, leia o artigo que preparamos para você.

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