Este texto é parte da série de 5 artigos com o tema “MEI pode ter colaborador”.

Conforme definido na Lei Complementar (LC) 123/2006, o Microempreendedor Individual (MEI) pode contratar um, e somente um, funcionário ou estagiário.

Neste artigo, vamos explicar como o MEI deve proceder para contratar o seu funcionário.

Lembramos que está em tramitação no Congresso um projeto de lei que busca alterar para 2 empregados, mas até o momento em que escrevemos este artigo, ainda não foi aprovado.

Antes de decidir contratar um funcionário, é importante saber como funciona o processo de contratação, conhecer as leis trabalhistas e como isso pode impactar na parte financeira e administrativa do seu negócio.

É preciso esclarecer que o funcionário do MEI tem todos os direitos garantidos pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), iguais aos direitos de todo empregado de qualquer tipo de empresa, ou seja:

13º salário; FGTS; aviso prévio; hora extra; férias remuneradas; adicional noturno e equipamentos de proteção individual.  Além disso, o MEI é obrigado a atender todas as normas de segurança no trabalho. Pode ter, também, vale-transporte e/ou adicional de insalubridade. 

Cito isto porque, antes de decidir pela contratação de um colaborador, é importante calcular os custos adicionais que o MEI terá e assim poder avaliar a conveniência econômica de se contratar um funcionário.

Saúde e Segurança no Trabalho (SST)

Outra obrigação, que atualmente os MEI com empregado também precisam atender, se refere às informações sobre Saúde e Segurança no trabalho(SST). Desde o dia 10 de janeiro de 2022, os MEIs precisam transmitir as informações e eventos de SST (S-2210 – Comunicação de Acidente de Trabalho; S-2220 – Monitoramento da Saúde do Trabalhador; S-2240 – Condições Ambientais do Trabalho- Agentes Nocivos) de forma eletrônica para o eSocial.  

O MEI é obrigado a elaborar e implementar o LTCAT (Laudo Técnico das Condições Ambientais do Trabalho) e pode estar obrigado, ainda, ao Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) e Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO). Além disso, tomando-se por base de dados os documentos citados anteriormente, a empresa está obrigada ao fornecimento de Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) ao empregado. Estas obrigatoriedades sobre SST só existem se o MEI tiver empregado registrado.

Para contratação de um empregado não há necessidade de ter um contador. O próprio MEI pode utilizar a plataforma digital e-Social, para obter mais detalhes, orientações, e conferir as obrigações e direitos para a contratação. 

Sabendo que o empreendedor MEI acumula todas as funções e gestões de sua empresa, além de fornecedores, clientes, finanças, entre outras tantas demandas do dia a dia, o Governo Federal preparou um módulo simplificado, onde o próprio sistema faz os cálculos automaticamente e emite recibos e documentos. Este módulo garante o acesso simplificado no qual o MEI acessa com a sua conta e login do Gov.br, sem a necessidade do certificado digital.

Caso o MEI não sinta segurança em realizar tudo sozinho, pode solicitar o auxílio de um profissional para obter mais detalhes e orientações sobre todos os procedimentos que deve realizar.

Documentos que o MEI deve solicitar ao empregado

Ao admitir um empregado, o MEI deverá solicitar a entrega dos seguintes documentos:

• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS): ela deverá ser solicitada ao empregado, para que sejam feitas as anotações devidas, e devolvida no prazo de 48 horas com contra recibo (recomenda-se a emissão de protocolo de entrega, quando o funcionário fornece a CTPS ao empregador, assim como na ocasião em que ele devolve o documento);
• Certificado Militar: prova de quitação com o serviço militar (para homens maiores de 18 anos);
• Certidão de nascimento ou de casamento: servirão para a verificação de dados, concessão do salário-família e abatimento dos dependentes para efeito do Imposto de Renda;
• Atestado médico admissional;
• Declaração de rejeição ou de requisição de vale-transporte;
• Outros documentos, como cédula de identidade, CPF e cartão PIS (Programa de Integração Social).

Após receber a documentação, o MEI deverá realizar os seguintes procedimentos:

• Anotar na CTPS a data de admissão, a remuneração e as condições especiais do funcionário, se houver;
• Devolver ao empregado a sua CTPS em 48 horas;
• Preencher a ficha de salário-família;
• Incluir a admissão no Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), utilizando o sistema simplificado do eSocial, por meio de acesso e login da conta Gov.br;
• Para enviar o CAGED via eSocial, é necessário fazer o Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador. O prazo para realizar o procedimento é até o dia anterior ao início das atividades do empregado. Por exemplo: caso o empregado inicie dia 21 de dezembro de 2022, o empregador deve incluir a informação no CAGED até o dia 20 de dezembro de 2022;
• Efetuar o cadastro no PIS, caso o empregado não possua a sua matrícula;
• Recolher mensalmente o INSS sobre o valor do salário pago, no total de 11%, sendo 8% a ser descontado do funcionário e 3% de responsabilidade do empregador, através da GPS com código 2100 - CNPJ - Simples Nacional;
• Recolher mensalmente o FGTS, por meio da GFIP, com alíquota de 8% sobre o valor do salário pago;
• Apresentar a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP/FGTS);
• Apresentar anualmente a Relação Anual de Empregados (RAIS) ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE);
• Arquivar os documentos comprobatórios de cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias pelo período de até 30 anos.

Cumprindo com todas estas exigências, o MEI fica protegido de reclamações trabalhistas e de possíveis autuações do fisco; e seu empregado terá direito a todos os benefícios previdenciários.

Para saber mais:

Acesse: Portal do Empreendedor, Serviços para MEI, Contratação de Empregado; Cartilha e-Social

Site do Sebrae: Passo a passo; Cartilha de Contratação de Empregado MEI

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