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Tue May 09 01:18:51 BRT 2023
Empreendedorismo | EMPRESA
Automatização da nota fiscal eletrônica traz vantagens para a empresa

Otimização de tarefas, ganho de tempo, aumento da produtividade e redução de erros são alguns benefícios de automatizar a emissão de nota fiscal.

· Atualizado em 09/05/2023
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Todas as empresas brasileiras que comercializam produtos ou serviços são obrigadas a emitir nota fiscal, sejam elas pequenas ou grandes corporações. Este documento é usado para comprovar a transação comercial e também serve de base para a cobrança de alguns impostos. 

Se antes a emissão da nota fiscal era manual, com o preenchimento individual de formulários, desde 2006, existe a possibilidade de emissão da nota fiscal eletrônica (NF-e), que se tornou obrigatória a partir de 2010. 

O objetivo da nota fiscal eletrônica é otimizar o processo de emissão de tal documento pelas empresas e, ainda, facilitar a fiscalização por parte do governo. Atualmente, são obrigadas a emitir nota fiscal eletrônica as empresas das seguintes categorias: 

  • Microempreendedor Individual (MEI); 
  • Microempresa (ME); 
  • Empresa de Pequeno Porte (EPP); 
  • Empresa de Lucro Presumido; 
  • Empresa do Simples Nacional; 
  • Empresa de Lucro Real; 
  • Pessoa física, de acordo com as orientações de cada prefeitura. 

Quatro vantagens de automatizar a emissão de nota fiscal 

Após a implantação da nota fiscal eletrônica, as empresas passaram a contar com uma facilidade: a automatização da emissão de notas fiscais. Com o uso de softwares adequados, é possível gerar o documento sem a necessidade de digitar os dados nota por nota. 

Além de facilitar a rotina, esta solução permite integrar o sistema de emissão aos meios de pagamento. Na prática, significa que, a cada compra realizada, a nota fiscal é gerada automaticamente e enviada para o cliente. 

Otimização de tarefas, ganho de tempo, aumento da produtividade e redução de erros são apenas algumas vantagens que se tem ao automatizar a emissão de nota fiscal. Acompanhe alguns benefícios: 

1- Automatização de tarefas repetitivas - A automatização da emissão da nota fiscal certamente ajudará a sua empresa a ganhar tempo e aumentar a produtividade. Com a automatização, você e sua equipe podem focar a atenção em outros pontos importantes para o crescimento da empresa. 

2- Redução de falhas - Em toda nota fiscal, é preciso constar nome do cliente, descrição do produto ou do serviço, valores e impostos cobrados, entre outros dados. Na medida em que não é mais necessário digitar todas essas informações, há uma redução importante das chances de erro e, consequentemente, de retrabalho ou até mesmo problemas com a fiscalização. 

3- Garantia de cumprimento da legislação vigente - Diante da possibilidade de mudança na cobrança dos impostos e/ou suas alíquotas, uma vantagem da automatização da emissão de notas fiscais é que tais alterações são implementadas de forma automática pelo desenvolvedor do sistema. 

4- Certeza de que o documento fiscal será gerado - Empresas que não emitem nota fiscal estão cometendo um crime. Por isso, ao adotar a automatização, é possível ter certeza de que nenhuma NF-e deixará de ser emitida. 

Como automatizar a emissão de NF-e 

Para automatizar a emissão de nota fiscal, é necessário seguir dois passos: 

Implantar a nota fiscal eletrônica (NF-e) na empresa, seguindo o roteiro abaixo: 

  1. Identificar qual tipo de nota fiscal será emitida: Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e), Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias (NF-e), entre outras. 
  2. Fazer o credenciamento da empresa junto à Secretaria de Fazenda Estadual ou Municipal. 
  3. Adquirir um certificado digital. Utilizar um sistema que promova a automação desse processo. Lembre-se que simplesmente gerar as notas de maneira digital não significa que o processo esteja automatizado. A automatização implica em adotar um software que faça o trabalho sozinho. Para escolher esta ferramenta, observe os seguintes pontos: 
  • Escolha uma solução de fácil integração com os meios de pagamento que utiliza. 
  • Verifique como é o suporte (help desk) oferecido pelo desenvolvedor. 
  • Observe outras funcionalidades do software: possibilidade de cancelar nota fiscal, fazer a gestão das que já foram emitidas e garantir a tentativa de emissão caso o sistema da prefeitura apresente instabilidade. 

A emissão de nota fiscal é um processo obrigatório e, com a implementação da nota fiscal eletrônica, as empresas podem automatizar o processo de emissão, reduzindo falhas, aumentando a produtividade e garantindo a conformidade com a legislação vigente. Além disso, a integração da emissão de nota fiscal com os meios de pagamento torna o processo mais ágil e eficiente. Ao adotar a automatização da emissão de nota fiscal, as empresas podem otimizar sua rotina e focar em outras áreas importantes para o crescimento do negócio. Se você tem dúvidas sobre o assunto, procure o Sebrae! 

Leia também:

Nota Fiscal Eletrônica: tudo o que você precisa saber

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