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À medida que um pequeno negócio cresce, a complexidade da administração aumenta naturalmente. O empresário, que antes fazia tudo praticamente sozinho, sente a necessidade de dividir tarefas, contratar ajuda e até encontrar sócios.

Entre todas estas atividades, uma delas é especial e não deve ser delegada totalmente. O objetivo da gestão financeira é alcançar o melhor resultado possível, dentro das possibilidades.

Sabemos que a realidade de grande parte da micro e pequenas empresas e´ a falta de capital. Todos temos ideias e projetos, mas coloca´-los em prática plenamente é difícil, principalmente quando falta dinheiro.

No cotidiano a falta de dinheiro em caixa também prejudica as operações da empresa. As questões financeiras estão na mente de todos os empreendedores. É o dinheiro que entra, o dinheiro que sai, a margem de lucro, os custos, o medo do prejuízo.

O que pode amenizar ou solucionar problemas como esses é a gestão financeira.  É preciso dominar assuntos como movimento de caixa, fluxo de caixa, plano de contas financeiro, capital de giro e controle de estoques.

A maioria das pessoas foge de tudo que envolve números e finanças. Mas os números mostram o que está acontecendo com a empresa. É pelos números que sua empresa fala com você. Tudo o que ela precisa aparece nos dados financeiros – receitas e despesas, prazos, parcelamentos etc.

Mas calma. A princípio estes itens, que são essenciais para manter seu negócio funcionando bem, parecem difíceis demais. No entanto você^ pode aprender a colocar em prática estes instrumentos de gestão financeira, até conhecer e prever o movimento do caixa e reduzir a necessidade de capital de giro.

A gestão financeira é o coração do seu negócio. A partir dela você poderá saber quando ou em que momento sua empresa terá dinheiro e perceber bem melhor o que está acontecendo e o que acontecerá com a empresa, de forma a tomar as melhores decisões.

Aprofundando um pouco mais, podemos dizer que a gestão financeira e´ o processo de registrar e gerenciar informações financeiras com o objetivo de manter resultados satisfatórios, obter melhores resultados e corrigir problemas financeiros.

Para iniciar uma boa gestão financeira, o primeiro passo é tomar uma decisão importante, que é separar o dinheiro da empresa do dinheiro das despesas particulares, usado para a manutenção da família.

Mas por que separar?

Misturar a pessoa física com a pessoa jurídica nos pequenos negócios é o que mais acontece, pois o caixa para pagar e receber é o mesmo. O problema é que esta prática atrapalha e até impede a gestão financeira de acontecer.

Todas as retiradas pessoais devem ser contabilizadas -- as de praxe e as retiradas fora do estabelecido. O primeiro passo para uma gestão financeira organizada e eficiente e´ registrar os gastos (custos, despesas e investimentos) da empresa nos centros de custos corretos.

Só assim você terá demonstrações financeiras e indicadores que mostram o movimento da empresa (o fluxo de caixa, os valores necessários para o capital de giro, os valores retirados para as despesas pessoais etc.) e identificam possíveis problemas e gastos realizados acima do previsto.

Vamos entender estes conceitos.

Não e´ possível gerenciar o que não se pode medir. Quando o empresário não consegue medir os resultados, não consegue saber onde o dinheiro foi gasto e nem quanto vai precisar de capital de giro. Ele só poderá conduzir a empresa tendo como base o dinheiro em caixa (o dinheiro que está na empresa ou na conta bancária).

Ou seja, ele poderá pensar que se há dinheiro sobrando no caixa quer dizer que a empresa tem bons resultados. E se não tiver dinheiro no caixa significa maus resultados.

Mas não é bem assim. Sem apurar indicadores e sem demonstrativos, o empresário não consegue encontrar a direção correta. O planejamento, a sustentabilidade e o futuro próximo da empresa ficam prejudicados.

Quando há boa gestão financeira, a necessidade de capital de giro diminui e o empresário pode colocar menos dinheiro para fazer o negócio girar. Isso e´ possível quando o fluxo de caixa e´ positivo e ha´ um planejamento cuidadoso do controle de estoques.

As três frentes de ação da gestão

• Gestão do caixa no dia a dia: registre as entradas e saídas de recursos financeiros relativos a vendas, prestação de serviços, pagamentos de fornecedores, salários, tributos e outras despesas, separadas por categorias.
• Gestão de investimentos: registre os gastos quando a empresa resolve expandir, modernizar, abrir novas unidades, comprar novos equipamentos.
• Gestão de crises: envolve renegociar prazos com clientes e fornecedores, dívidas em instituições financeiras, protestos, negativações, ações de execução. São escolhas difíceis que devem ser feitas com cuidado

O controle de caixa é a base de toda a gestão da empresa. As informações levantadas são importantes para todas as decisões financeiras tomadas na empresa.

Anote todas as entradas de dinheiro: recebimentos à vista e a prazo; rendimentos de investimentos no mercado financeiro, venda de ativos ou dinheiro de sócios.

E todas as saídas de dinheiro: pagamento de fornecedores, tributos, salários e comissões; despesas com aluguel, luz, água, telefone; compras de material, equipamentos e insumos; despesas eventuais, como jantares, eventos, brindes e cafezinho com clientes; retiradas feitas por sócios.

Use um caderno, um sistema ou uma planilha -- o importante é organizar as informações nas categorias corretas para, a partir delas, fazer as demais análises da gestão financeira.

Sem registrar todas as ocorrências do caixa dificilmente você conseguira´ resgatar as informações necessárias para fazer a análise e a conferência.

Mantenha organizadas as informações das vendas realizadas e dos pagamentos efetuados durante o dia. E´ preciso saber se o pagamento foi feito para um fornecedor ou para um funcionário, se foi outra despesa fixa etc. Entendeu por que é preciso separar o dinheiro do dono do dinheiro da empresa?

Tudo deve ser alocado nos lugares corretos, para você conseguir saber qual foi a fonte e qual foi o destino dos recursos financeiros, separados por categorias.

É importante ainda saber a diferença entre regime de competência e regime de caixa. Cuidado para não confundir os termos e também os controles.

Quando seu contador fala de Receitas, Despesas, Custos, Lucro ou Prejuízo ele está utilizando termos contábeis, geralmente apurados pelo regime de competência.

Na contabilidade os lançamentos da empresa são reconhecidos quando ocorrem, independentemente de terem sido recebidos ou pagos.

De forma simplificada, para se chegar ao resultado da empresa o cálculo é: Receitas (-) Custos (-) Despesas (-) Impostos = Resultado (Lucro ou Prejuízo).

OK, mas nem todo lançamento contábil corresponde a uma movimentação no caixa da empresa.

Vamos ver um exemplo.

Você vende uma mercadoria por R$ 200,00, a serem pagos em 4 parcelas de R$ 50,00, com uma entrada e mais três cheques pré-datados. Em seguida emite a nota fiscal e faz a entrega.

Do ponto de vista do Regime de Competência você vendeu e recebeu R$ 200,00. Mas do ponto de vista do caixa você só recebeu R$ 50,00 até agora.

O restante deverá entrar somente nos próximos meses. A mesma lógica serve para as compras a prazo, os impostos com recolhimentos trimestrais, etc.

No Regime de Caixa as receitas e despesas são anotadas quando recebidas ou pagas, independente do momento em que são realizadas. Por isso, é importante administrar as contas pelo Regime de Caixa, ou simplesmente, administrar o caixa no dia a dia.

Saiba mais sobre fluxo de caixa neste artigo.

Infelizmente, muitas empresas fecham por não conseguir superar uma crise.

Não existe fórmula mágica, apenas conselhos óbvios, mas que na prática dependem de disciplina e persistência.

Qual a origem das dificuldades financeiras? É fácil pensar que as receitas estão baixas, mas o problema pode estar nos custos variáveis diretos e indiretos, nas despesas operacionais e nos gastos extraordinários. O importante é identificar claramente a origem do problema.

O empresário deve pagar primeiro as dívidas com juros mais altos. Assim, os gastos com juros vão diminuindo ao longo do tempo. Na prática, nem sempre dá para fazer isso. Procure:

• Negociar prazos maiores com os fornecedores.
• Se estiver utilizando linhas de crédito caras, tente renegociá-las com juros e prazos mais adequados.
• Conversar com o seu gerente sobre a possibilidade de obter uma linha de crédito com juros baixos para quitar as dívidas mais caras em outras instituições. 
• Reduzir custos e despesas, mas sem comprometer um padrão mínimo de operação condizente com o perfil da empresa.

Durante um momento de crise é ainda mais importante ter um controle bem firme de todos os recursos que entram e saem da empresa. E, claro, fazer um fluxo de caixa diário para identificar as prioridades financeiras e tomar as medidas necessárias com antecedência.

Se necessário, conte com a orientação de um especialista no Sebrae.

Controle de estoque

É muito importante ficar atento ao estoque de suas mercadorias e insumos, pois estoque parado é um risco para as finanças de seu negócio.

Claro que é bom ter estoque disponível para pronta entrega, mas estoque alto demais é um problema. Quando o estoque da empresa é bem maior do que ela precisa, o capital fica empatado. Os produtos que estão em estoque e ainda não foram vendidos significam dinheiro parado. Ou seja, são um investimento desnecessário que poderia ser usado para outras áreas.

Planeje a reposição do estoque de maneira a não ficar com produtos parados por períodos desnecessários. Ajuste bem o prazo médio da permanência dos estoques e o ciclo operacional e financeiro diminuem. A necessidade de tirar dinheiro do capital de giro também cai e você vai precisar de menos dinheiro para financiar o capital de giro.

No caso de mercadorias paradas, considere fazer uma promoção, por exemplo, de modo a livrar-se de estoque parado, porém sem ter prejuízo.

Procure também conservar o estoque bem protegido para não haver perda nem danos a` mercadoria ou matéria-prima, o que representa prejuízo na certa.

Considere as metas da empresa. Quanto menor a previsão de vendas, menor deve ser o volume estocado. O objetivo é melhorar continuamente o processo produtivo por meio da redução de estoques. Se não tem previsão de grande venda (ou de produção), não é preciso manter estocado grande quantidade de produtos (ou de insumos).

Mas quando a demanda é variável, manter o estoque mais baixo nem sempre e´ a decisão mais acertada. Diante das variáveis, para decidir se e´ melhor ou não aumentar o estoque, você^ deve avaliar o custo do estoque adicional.

Por exemplo, se um fornecedor der melhores condições (menor custo) para maiores volumes de compra, você precisa analisar o que e´ maior: o custo financeiro do estoque adicional ou as vantagens obtidas por comprar do fornecedor a um custo mais baixo.

Se o custo da mercadoria compensar o custo do capital, então a melhor decisão será o investimento em estoques adicionais, com benefício do custo menor.

No caso de matérias-primas e insumos, pode haver necessidade de aumentar o estoque em períodos de entressafra ou aproveitar oportunidades de compra.

Fique tranquilo, reorganizar o estoque não é tão complicado: o importante é não acumular materiais ou mercadorias que não serão utilizados em curto prazo.

Para aprofundar o assunto, saiba que o Sebrae oferece cursos gratuitos sobre controle de estoque que podem ser feitos pela internet, no seu tempo. Recomendamos o curso online gratuito Mantendo o estoque em dia.

Neste curso você aprenderá a conhecer e administrar o estoque da sua empresa, sempre organizado e otimizado. Entenderá como o bom gerenciamento pode aumentar o seu lucro e fornecer o efetivo controle das saídas e entradas dos seus produtos. Veja os módulos do curso e aproveite a oportunidade.

• Estoque – O que é? Por que é preciso controlá-lo?
• Organização física do estoque
• Codificação do estoque
• Giro de estoque
• Técnicas de controle de estoque
• Sistema ABC
• Inventário de estoque

Conheça os cursos online do Sebrae que podem ajudar você a melhorar a gestão financeira do seu negócio.

Se necessário, procure a orientação de um especialista nos nossos Canais de Atendimento. Boa sorte e bom trabalho!