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Os produtos de uma organização representam boa parte do capital investido na empresa. Diante disso, uma gestão de estoque adequada é um aspecto essencial para qualquer empreendimento, já que se trata de um processo que assegura o planejamento, a execução e o controle dos recursos que estão armazenados.

No entanto, em épocas promocionais, a exemplo da Black Friday, é indispensável redobrar o cuidado. Quer entender mais a fundo o que é necessário para preparar o seu comércio para a data? Então, continue a leitura!

O que é e como funciona a gestão de estoque?

A gestão de estoque, em termos simples, é um controle mantido por meio de monitoramentos e análises frequentes de todos os itens armazenados — sejam produtos acabados, matérias-primas ou insumos —, envolvendo do fluxo de entradas e saídas até a necessidade de novas compras e o controle de perdas.

Sendo assim, a atividade abrange as seguintes questões:

• o que é preciso suprir?
• em que quantidade é necessário suprir?
• em que momento suprir?

Todas essas decisões impactam diretamente o resultado final, pois esse gerenciamento dos produtos estocados está ligado à capacidade de a organização controlar, de forma precisa, a quantidade dos itens armazenados não somente para definir as novas demandas de aquisição, mas também para compreender a relevância de cada solução.

Ou seja, a gestão de estoque visa, principalmente, o sucesso dos negócios e resultados comerciais positivos.

O funcionamento

Via de regra, o funcionamento da gestão de estoque varia de acordo com o modelo de administração adotado em um negócio, porém, é possível afirmar que o estoque representa uma guarda temporária dos produtos comercializados.

Assim, o propósito é vender, e, preferencialmente, em um intervalo de tempo curto, até mesmo para a liberação do espaço para novas mercadorias.

Caso isso não ocorra, será preciso que a empresa trace estratégias voltadas à fomentação das vendas, como ofertas especiais e promoções — e, em último caso, o descarte.

Em alguns empreendimentos, todo esse controle ainda é feito manualmente, por meio da utilização de planilhas de Excel, que ajudam a visualizar os valores, a localização e a quantidade de itens estocados.

No entanto, algumas organizações, especialmente as de médio e grande porte, já mais estabelecidas, fazem uso de um sistema que torna esse gerenciamento mais fácil, o que é o recomendável, até mesmo, para evitar erros.

Nesse caso, o mais indicado é optar por um ERP que viabilize todo o planejamento em uma única interface.

Para que serve a gestão de estoque para a Black Friday?

Se existe alguém que aguarda a Black Friday com mais ansiedade do que o público consumidor é o próprio lojista, afinal, a data tem o potencial de causar um verdadeiro boom nas vendas!

Mas para que isso seja realmente possível, inicialmente, é essencial que você, empreendedor, saiba exatamente quais são os produtos (e quantidades) que estão guardados no seu estoque atualmente, identificando quando e o que será preciso comprar para garantir a reposição — daí a importância da gestão de estoque.

De todas as atividades de preparação e de planejamento para o período, esse gerenciamento é, provavelmente, o mais relevante. Isso porque, por meio dele, você:

• assegura que disporá da quantidade necessária de itens para não perder vendas;
• consegue acompanhar os produtos que estão sendo vendidos, a fim de não correr o risco de continuar comercializando uma solução que já tenha esgotado;
• tem a chance de diminuir os seus gastos e de otimizar o seu espaço de armazenagem;
• evita a perda de receitas em razão de deterioração.

Assim, resumidamente, a gestão de estoque serve para "colocar ordem" em toda a logística da empresa.

Ou seja, a ideia é trabalhar sem excessos e não sofrer com a perda de produtos— por exemplo, pelo vencimento da validade de um lote — e com um estoque parado, mas assegurando que sempre haja disponibilidade para os consumidores conforme a demanda, que, no período de Black Friday (e nos dias que a antecedem), costuma aumentar.

Como garantir uma boa gestão de estoque na data?

A partir de tudo o que foi dito, foi possível entender o quão importante é ter organização e, principalmente, um planejamento bem-feito para assegurar um fluxo adequado nas épocas de maior — e de menor, é claro — volume de pedidos.

Agora, considerando a Black Friday, destacamos a seguir algumas boas práticas que podem ser adotadas para garantir que o evento seja um sucesso. Confira!

Avalie as demandas do seu público-alvo

O gerenciamento do estoque na Black Friday está estreitamente associado ao planejamento de compras. Nesse caso, a finalidade é adquirir os itens certos (que são aqueles nos quais o seu público tem maior interesse) e na quantidade ideal, para que não haja excedentes.

Portanto, o ponto de partida é estudar as demandas dos seus clientes. Afinal, além de avaliar o apelo geral do mercado — o que também é extremamente importante —, é necessário compreender o que funciona no seu nicho.

Faça um inventário do estoque

De forma geral, o inventário é essencial para fins comerciais e fiscais, possibilitando que você saiba precisamente os produtos que tem à disposição. Por isso, o mais indicado é realizar um inventário no começo de cada ano fiscal — e, no fim desse período, refazê-lo.

Com o estoque constantemente inventariado, o seu negócio conseguirá atender melhor aos pedidos dos consumidores, elevando os níveis de satisfação e evitando problemas de alocação, de armazenagem e, até mesmo, atrasos no envio dos produtos.

Além disso, o seu estabelecimento se torna mais organizado, o que contribui para reduzir desperdícios e avarias.

Monitore o seu giro de estoque

O passo seguinte é determinar qual é a rotatividade dos itens estocados. Ou seja, é necessário que você identifique em quanto tempo os produtos armazenados se esgotam, a fim de assegurar que a reposição será feita em tempo hábil, de modo que nenhuma solução fique indisponível.

Na Black Friday, é fundamental que esse cálculo seja muito bem-feito, já que se deve levar em conta a projeção do aumento do número de vendas.

Nesse contexto, o giro de estoque é o indicador que auxiliará você a descobrir quantas vezes, ao longo do ano, será preciso repor as mercadorias e qual é o intervalo de tempo médio que os itens ficam parados no armazém. A fórmula utilizada é:

giro de estoque = valor total das vendas / valor médio de estoque

Tenha parceiros de confiança

Uma má escolha na seleção dos fornecedores da sua empresa pode acarretar diversos problemas, como a escassez dos produtos e o aumento dos custos.

Se você trabalha com um parceiro que deixa de cumprir os prazos acordados, por exemplo, todo o seu planejamento é prejudicado e, inclusive, pode "respingar" no aspecto mais relevante para o estabelecimento: a experiência do consumidor.

Portanto, caso esse seja o seu cenário atual, talvez seja interessante — mediante um estudo prévio — adiantar a aquisição dos produtos, para assegurar que o seu estoque estará preparado para a Black Friday.

Além disso, uma opção que é igualmente válida é variar os seus fornecedores. Dessa forma, as chances de não dispor dos sortimentos necessários diminuirão.

Apenas tenha em mente que essas questões devem ser pensadas de forma antecipada, cinco ou seis meses antes do evento. Nas vésperas, mudar de fornecedor ou tentar começar a trabalhar com um parceiro novo pode ser altamente arriscado.

Invista em uma plataforma ERP

É necessário que todas as movimentações do seu estoque, sejam entradas ou saídas, estejam registradas. Do contrário, é possível que você venda um item na loja virtual, por exemplo, e, no momento de separá-lo para o envio, perceba que o produto está em falta.

Já imaginou o quanto uma situação assim afetaria a experiência do consumidor, gerando frustração e insatisfação?

Nesse contexto, como dito, o mais indicado é contar com um ERP, um sistema integrado de gestão. O ideal é que o software ofereça as funcionalidades de:

• realizar um cadastro completo dos itens;
• registrar de modo automatizado as entradas e as saídas;
• controlar o valor investido na armazenagem, entre outras funções.

Além de otimizarem todos esses processos internos, os ERPs são "imunes" a falhas no momento do lançamento das informações e integram os diversos departamentos de um negócio, o que facilita toda a rotina da empresa.

Estude as possibilidades de "desencalhar" alguns produtos

Por fim, na preparação para a Black Friday, uma boa prática é listar os produtos que estão "encalhados" no seu estoque e aproveitar o período promocional para fazer liquidações. Uma excelente ideia nesse sentido é incluí-los em combos com outras soluções que tenham alta demanda.

Outra opção interessante é conceder descontos progressivos e benefícios, como "leve 2 e pague 1". Além disso, em caso de produtos que tenham poucas unidades disponíveis em estoque, vale a pena aproveitar essa escassez como um gatilho mental, estimulando o consumidor a fechar a compra o quanto antes para não ficar sem o item.

A gestão de estoque, como visto, é um dos pilares mais relevantes para uma empresa, afinal, ela sustenta uma grande parcela dos seus resultados. Por essa razão, faz-se necessário manter um acompanhamento completo e constante de todos os detalhes para evitar excessos ou perdas e garantir os melhores resultados em vendas.

Agora, aproveitando o gancho, que tal assistir ao nosso vídeo especial sobre a Black Friday? Vamos lá!