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Passar por um processo de transformação digital para ajudar a alavancar os negócios na área da alimentação não precisa ser complicado ou caro. O simples fato de um estabelecimento ter um sistema eletrônico que emite NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica), um sistema de caixa com emissão de nota eletrônica fiscal, já o coloca na categoria dos automatizados. Num grupo que, no Brasil, ainda é pequeno e desigual, de acordo com o diretor da consultoria Food & Franquias, Márcio Blak, engenheiro eletrônico que atua no segmento de tecnologia para comida há 25 anos. 

Blak explica que, em grandes capitais, grandes cidades, shoppings centers, não se consegue fugir da automatização, não só por ter que estar dentro das normas fiscais, mas também pela comodidade que o próprio consumidor exige. “O cliente quer um delivery online, quer um app, quer ganhar ponto, quer pagar com cartão de crédito, com aproximação, com QR Code, então esse público demanda uma evolução tecnológica, no entanto, no interior do Brasil muitos pequenos restaurantes fazem o controle do papel na mão”, comenta.

Apesar disso, empreendedores brasileiros parecem estar entendendo que não investir em transformação digital é ficar para trás. De acordo com pesquisa realizada pela Samba Digital no ano passado, mais de 60% das empresas brasileiras iriam investir até 30% dos seus faturamentos em tecnologias digitais. Além disso, 45,7% das companhias ouvidas no levantamento já estavam implementando ações nesse sentido e outras 30,5% estavam em estágio de desenvolvimento dessas estratégias.

Nesse sentido, o administrador de empresas Carlos Drechmer, CEO da empresa ACOM Sistemas, observa que a jornada de digitalização de processos nas empresas brasileiras têm está em diferentes estágios. Internamente, as médias empresas têm sido motivadas muito mais por força de outras instituições como bancos e o próprio governo, do que por elas próprias incluírem o assunto nos seus planejamentos. “A emissão da Nota Fiscal Eletrônica, quando criada, ficou parecendo que era algo punitivo, mas na verdade foi um grande primeiro passo de transformação digital, os bancos, hoje, fazem muito isso, lançam aplicativos que estão levando as empresas a se adaptarem”, revela Drechmer. 

Se a comparação for com o que está acontecendo no restante do mundo, o Brasil está muito atrasado, mas grandes empresas brasileiras que atuam também no mercado internacional têm trazido o conceito de fora e espalhando no ecossistema onde ela opera. Uma pesquisa de 2021, da The Economist Intelligence, com líderes do mundo todo, a pedido da Microsoft, revelou que a pandemia acelerou a transformação digital nas empresas a uma taxa de 72%, com buscas sobre soluções em nuvem, inteligência artificial, machine learning e internet das coisas.

Essas duas palavras aparecem muito quando o assunto é a transformação digital e apesar de parecidas, significam dois estágios diferentes na caminhada digital. Márcio Blak explica que a automatização está relacionada a processos simples da loja como ter um computador para tarefas cotidianas ou ter um sistema eletrônico de emissão de nota, já a  automação tem a ver com gestão, com o empreendedor conseguir tirar proveito da tecnologia para melhorar os processos a partir de dados. “Se você tem um sistema para pedidos na cozinha como uma comanda eletrônica, passa a ter dados para fazer a gestão de controle de estoque, por exemplo”, explica ele.

Alguns elementos são apontados por especialistas como sinalizadores de que um restaurante ou food truck está ficando para trás na corrida da transformação digital, como por exemplo, quando o proprietário sequer sabe quanto faturou ou gastou. Márcio Blak ressalta que esse é o primeiro alerta e, o segundo é quando o estabelecimento começa a perder venda, “eventualmente o cliente chega com QR Code que está em carteira digital que dá pontuação e o restaurante não tem tecnologia para receber”. 

Essa pressão do próprio mercado sobre os empresários para que adotem práticas que começam a ser usadas tem funcionado como estímulo em várias situações, como explica Drechmer, ao falar sobre o PIX, que foi anunciado com muito tempo de antecedência e ao ser  implementado poderia ter uma adesão maior, o que acabou acontecendo ao longo dos meses após o lançamento. Segundo o administrador Drechmer, “olhar para a tecnologia como novidade e não estar inserido nela, é indicador de que algo está acontecendo e, de fato, nem tudo precisa ser consumido imediatamente, mas é preciso olhar para o mercado”. Ele ressalta que o empreendedor deve sempre entender onde ele está, antes de saber para onde quer ir.

Todos os tipos de restaurantes possuem, ao menos, quatro áreas em comum: atendimento, estoque, cozinha e administrativo, da lanchonete ao restaurante mais sofisticado, e em todas elas é possível fazer a automatização. Márcio Blak analisa algumas possibilidades: 

Atendimento

Restaurante delivery: e empresário devem olhar como é o seu processo de recepção de pedidos, que ora vem pelo telefone, ora pelo app, ora pelo market place e também por whatsapp e isso precisa estar endereçado para dentro de um ponto único, que vai despachar os pedidos para outras áreas, no caso a cozinha. Então, o processo mapeado pode fazer a transformação  de um sistema que integra todos os canais, “a multicanalidade é um ponto muito importante dentro do mercado de food principalmente em delivery”, analisa.

Restaurante à la carte: nesse contexto, há a situação de o cliente senta-se à mesa. Ele faz o pedido, o garçom toma nota, não necessariamente no papel, que vai para a cozinha, e depois segue para o caixa. Hoje, um dos grandes gargalos dos restaurantes de mesa que tem horário apertado no almoço, é o giro de mesa, ou seja, quanto mais tempo o cliente ficar esperando a conta para pagar, menos tempo o dono do restaurante consegue vender. Então, se o empreendedor conseguir digitalizar o processo colocando comanda eletrônica ou até mesmo o mais evoluído SmartPOs, quando o pedido for feito na máquina, a informação vai para a cozinha e ao pedir a conta, ela própria já faz o pagamento e emite a Nota Fiscal, agilizando o tempo de giro das mesas.

Estoque

Por menor que seja, todo restaurante terá, no mínimo, 150 produtos, e um sistemas de gestão ajuda a ter esse controle permitindo agilidade no controle e na emissão das notas fiscais. Com ele, também é possível controlar a baixa do estoque através das fichas técnicas, “ se meu filé com fritas usa, 200g de carne e 250g de batata, a ficha técnica integrada com o sistema permite que, à medida que o produto é vendido, haja a baixa imediata no estoque daquela gramatura do filé e da batata. Isso é importante para se ter um bom controle do custo da mercadoria vendida”. 

Cozinha

Atualmente, a tecnologia mais comum da relação pedido-cozinha é a impressora de produção, que vai ficar na cozinha e recebe o cupom com o pedido, para a produção. Mas há mecanismos mais modernos, os KDS, que são telas onde vão aparecer os produtos e os pedidos, aquela comanda de papel virou um card na tela e pode ser desdobrada para várias áreas dentro da cozinha “por exemplo se o prato é feito parte da fritadeira e parte no fogão, o processo terá 2 KDSs”.

Administrativo

Qualquer pequena empresa tem a necessidade de ter contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa, olhar efetivamente o demonstrativo de resultado, então tudo parece muito para os pequenos restaurantes, mas de uma forma ou de outra tudo isso já existe dentro do restaurante, e pode ser que o dono não saiba como tirar proveito disso. “Se o dono não quer fazer um DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício), pois acha complicado, pode começar a fazer de forma gradual até ficar confortável e ter o maior detalhamento possível. Um sistema ajuda que, uma vez que entra a Nota Fiscal ou pagamento, já seja consolidado no demonstrativo de resultado, da mesma forma quando se vende no cartão de crédito ou no dinheiro, e isso também já vai para o DRE, para o fluxo de caixa. “Ter um sistema para quem é pequeno é uma mão na roda, mas ter um sistema para quem é grande é fundamental”.

Para entender o melhor tipo de sistema a contratar é importante que se faça uma análise das dores, esse é o maior ponto, esclarece Blak, “sabendo onde te dói, você vai saber o remédio a tomar”. Para isso, o engenheiro explica que estimula seus clientes a fazerem algumas perguntas e também saberem o que empresas de softwares estão produzindo no mercado. Diante da empresa de consultoria que dirige, a Food & Franquias, quando chega no restaurante para começar um processo de consultoria, tenta ouvir e fazer análise para entender onde estão os processos executados no restaurante, em cima de um termo que criou o termo dos 3 Ps. “Eu sempre falo que a questão da transformação digital não é sobre computadores ou programa de computador, criei o termo dos 3 Ps da transformação digital: Processos, Pessoas e por último Programa, tem certas empresas tão fechadas para inovações, que não adianta ter o melhor produto, se a turma não quer”, revela.

E então, o que era para ser solução vira mais um problema, ao implementar um sistema sem fazer essa análise inicial, “a gente vai automatizar o caos” e não consegue nenhum tipo de benefício, é dinheiro jogado fora, não vai ajudar e pode atrapalhar o que antes funcionava de alguma forma dentro daquele ambiente.

Para Drechmer, da ACOM Sistemas, o processo não é algo definido e simples que possa ser descrito como “sair e chegar em algum lugar”, e indica que é preciso olhar para o que é mais importante, o que é fundamental dentro das empresas, “se é o cliente temos que pensar em como entregar algo melhor para ele, e o simples fato de receber o boleto por whatsapp já é sistema de digitalização”, conclui.

Tendências

Os dois especialistas ouvidos são unânimes ao destacar a integração dos sistemas como tendência desse mercado. A integração dos sistemas proporciona ao empreendedor acessar mais dados sobre o seu estabelecimento para fazer uma gestão melhor. Para Blak, um exemplo é que a partir do momento em que o dono de um estabelecimento sabe que os clientes que vêm com mais frequência gostam mais do vinho A do que o do B, ele pode comprar mais do que sai mais, e isso no final vai virar lucro. Ele também cita o 5G como forma de facilitar o acesso à internet, sem ficar com o entra e sai do wifi, que atrapalha a transformação e o uso digital.

O metaverso também aparece na sua fala como tendência, como algo ainda a “se ver” como será trazido para o ambiente da alimentação, pois no metaverso as pessoas não comem.

Sobre a rapidez dessa transformação, é unânime, também, a percepção sobre o fato de que a empresa não precisa topar tudo o que está no mercado, mas é importante saber o que acontece, o que está sendo usado, o que outros empreendimentos que vendem mais estão usando e ficar atento. Blak cita, como exemplo, como grande tendência, a tecnologia KDS na rede de food trucks para a gestão dos pedidos, que é pouco usada no Brasil, mas amplamente utilizada nos Estados Unidos, em que é possível distribuir o pedido e controlar o tempo, saber qual área na cozinha demorou mais ou menos para liberar o pedido e, assim, ter mais dados para melhorar a gestão.

Independente do caminho a se trilhar, dois pontos são muito importantes para a evolução do mercado de sistemas em estabelecimentos de alimentos e bebidas no Brasil: é preciso diminuir a disparidade entre os que já existem, num trabalho para tentar equalizar os que estão lá atrás; e é preciso entender que a nova geração de sistemas vai em busca de integração e integridade de dados.

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