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A tecnologia da comunicação vem avançando a galope nas últimas décadas. As possibilidades crescentes de encontros e correspondências on-line tornaram as reuniões presenciais menos necessárias. Havia ainda uma certa resistência pelo modelo a distância para reuniões importantes ou de grandes equipes, mas a pandemia da Covid-19 exigiu que essas barreiras fossem definitivamente derrubadas. Hoje, conduzir reuniões on-line se tornou o dia a dia da maior parte das empresas.

Atualmente, não é incomum se deparar com alguém participando de uma reunião enquanto vai buscar seus filhos na escola ou falando de outra cidade, por exemplo. As ferramentas para esse tipo de atividade são muitas, mas as mais funcionais - e gratuitas - são o Microsoft Teams, o Google Meet e o Zoom. Todas elas oferecem recursos semelhantes ao incluir os participantes numa sala virtual que comporta áudio e vídeo. Elas permitem:

• Chats escritos entre todos os participantes e chats privados entre dois membros.
• Gravação das sessões.
• Compartilhamento da tela de um dos participantes.
• Levantar a mão como sinal de que o participante está pedindo a palavra.

Há especificidades entre elas também. No Zoom, por exemplo, o chat fica gravado, de modo que, se for usado o mesmo link, as mensagens ficam salvas de uma sessão para outra. Já no Google Meet, as mensagens são apagadas ao fim de cada reunião. No Zoom e no Teams, é possível criar salas paralelas para que os participantes possam se dividir em pequenos grupos.

É importante lembrar que já estão surgindo algumas regras de etiqueta para as reuniões virtuais. Não é bem-visto, por exemplo, manter o microfone ligado a todo momento, pois os ruídos do ambiente atrapalham os outros participantes. Para evitar ecos e microfonia, o uso de fones de ouvido é sempre recomendado, de preferência com o microfone acoplado, para que a voz do participante não fique muito baixa. Além disso, o compartilhamento de tela só deve acontecer depois que os outros participantes estiverem de acordo com a sua vez de apresentar.

Por fim, não podemos esquecer que todas essas ferramentas são gratuitas apenas até certo ponto. As limitações de cada uma incluem:

• No Google Meet gratuito só são permitidas reuniões de até 1 hora, com no máximo 100 pessoas. Na sua versão paga, porém, elas comportam até 500 participantes e não têm limite de tempo.
• A função webinar (seminário on-line) do Zoom pago abarca reuniões de até mil pessoas logadas simultaneamente, um público muito maior do que sua versão gratuita, limitada a 100 participantes.
• Já o Teams pago permite até mil participantes interagindo e 10 mil assistindo, o que representa um aumento relevante em relação à sua versão grátis, que permite a participação de 300 participantes simultâneos.

Existem ainda outras plataformas mais especializadas, que podem atender a demandas específicas, dependendo das necessidades da empresa, como o WebEx. Fatores como condições de sigilo e proteção de dados, que variam entre as plataformas, devem ser levados em conta em ambientes de confidencialidade, como atendimentos médicos a distância ou reuniões de cunho jurídico.

Desse modo, cada empresário deve procurar as opções que existem no mercado e escolher aquela que melhor responde às suas demandas. Um psicólogo, por exemplo, pode não precisar de reuniões de mais de uma hora, diferentemente de uma professora de inglês. A depender do trabalho que se realiza nessas reuniões, talvez seja necessário considerar o aspecto da proteção de dados, assim como a dimensão das salas virtuais em número de participantes.

Conheça os produtos disponíveis e encontre a plataforma certa para o seu negócio, porque a reunião on-line veio para ficar!