As ferramentas digitais de reunião vieram para ficar, mas é preciso saber o que se pode ou não fazer e o papel de cada um nesses encontros.
As reuniões virtuais, que ganharam força durante a pandemia do coronavírus, vieram para ficar. Em todo o mundo, empresários e funcionários perceberam que as reuniões a distância poupam muito tempo com deslocamentos, garantem aumento de produtividade e tornam os encontros mais objetivos.
Mas tudo isso pode ir por água abaixo se a reunião on-line se transforma em um pandemônio, com microfones ligados que captam o ruído de filhos, rádio e animais, com pessoas flagradas pela câmera com um prato de comida ou com todos falando ao mesmo tempo.
A seguir, vamos dar algumas dicas de como coordenar bem uma reunião, extraindo o máximo desses encontros.
Cada um na sua
O primeiro ponto é deixar bem claro a função de cada um, ou seja, quem é organizador e quem é participante da reunião.
Para quem organiza, a reunião começa antes mesmo de o computador ser ligado, com o envio dos convites. O organizador deve mandar o invite e cobrar as confirmações para saber quem estará na tela.
O organizador deve estar bem preparado para a reunião, sabendo exatamente aonde quer chegar. Ele precisa vestir-se adequadamente e, se for o caso, deve preparar uma apresentação inicial. Como ele não é um participante como os demais, é fundamental que tenha - e transmita aos outros - a consciência do papel que ocupa e que assegure-se de que a reunião termine com bons resultados.
Já no início, o organizador deve pedir a todos que só abram seus microfones quando forem falar. E, quando necessário, ele pode acionar o dispositivo que permite aos participantes compartilhar imagens e apresentações.
Como moderador, ele deve garantir a palavra a todos, mas de modo a evitar que os mais animados monopolizem a reunião. Logo no começo, é importante que as pessoas sejam instruídas a acionar a ferramenta “levantar a mão” quando quiserem falar algo. Desse modo, elas não causam interrupções.
Nos encontros de maior participação, uma boa ideia é limitar o tempo de cada participante. Se alguém estiver se excedendo, o organizador pode mandar um recadinho pelo chat. Se a pessoa não der bola, é possível fechar o microfone e, como último recurso, colocá-la para fora da reunião. Essas medidas são antipáticas, então só as use se não houver outra alternativa.
Ao final da reunião, é sempre bom fazer uma síntese do que foi aprovado e, se possível, elaborar uma ata a ser distribuída a todos.
E o participante?
O participante deve facilitar ao máximo o trabalho do organizador. Para começar, ele precisa ser pontual, manter o microfone desligado enquanto não estiver falando e deixar de atender o celular. Se houver uma emergência, o ideal é fechar o vídeo e, se for o caso, avisar o organizador - pelo chat - que está resolvendo um problema grave.
Cada reunião demanda um tipo de roupa, mas é aconselhável que você nunca esteja excessivamente informal (com roupão, regata, cabelos desalinhados etc.). Se estiver em casa, combine com filhos, esposa, marido e pais para que não passem em frente à câmera durante o encontro ou chamem sua atenção para assuntos que podem esperar.
Por fim, respeite sempre a ordem de inscrição para falar e não interrompa a palavra dos outros.
Com essas dicas, as reuniões on-line serão ainda mais produtivas!
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