Softwares para gestão de processos são ferramentas excelentes para automatizar tarefas; digitalizar rotinas diárias torna a operação mais eficiente.
Softwares para gestão de processos são uma mão na roda para empresas da era da transformação digital. Digitalizar a operação permite reduzir erros, aumentar a capacidade de produção, ganhar eficiência e agilidade. E também são muito úteis ao automatizar e otimizar processos, aumentando a competitividade do negócio.
Organizar o cotidiano da empresa faz com que muitas tarefas rotineiras deixem de ser encargos e se tornem dados para acompanhamento e tomada de decisões. O fluxo de trabalho sai ganhando e o negócio como um todo, também. Assim, gera valor interno na empresa e externo para o mercado.
Principais benefícios de digitalizar a operação:
- produtividade;
- simplificação;
- agilidade;
- eficiência;
- visibilidade de processos;
- aumento da receita;
- cultura interna;
- redução de custos;
- melhora da experiência dos clientes;
- tomada de decisões;
- previsão de riscos.
Como implementar
O passo a passo da gestão de processos prevê 5 etapas para tornar a operação digitalizada.
- Análise: identificar os processos e indicar quais podem ser melhorados.
- Modelagem: desenhar o projeto, para criar uma documentação do processo digital de ponta a ponta.
- Implementação: definir onde a digitalização de processos quer chegar e começar a trilhar o caminho.
- Monitoramento: coleta de métricas relevantes e análise de resultados, percalços e desempenho.
- Otimização: continuar melhorando o processo conforme resultados e mudanças externas ao negócio.
Na prática, os 5 passos que você, empreendedor, deve dar seguem abaixo.
- Mapeie os processos atuais que acontecem na sua empresa.
- Identifique profissionais envolvidos e descreva suas responsabilidades.
- Faça a modelagem dos seus processos internos.
- Teste o projeto de digitalização de processos.
- Monitore constantemente.
Softwares gratuitos
Trello: construído com base no método Kanban, é fácil de ser utilizado através da organização de listas de projetos e tarefas, cartões com descrições, checklists, colaboradores envolvidos no projeto, entre outros recursos. Por apresentar uma interface simples e intuitiva, bem como pelo fato de ser gratuito, uma vez que funciona no modelo freemium, é muito popular para organizar o gerenciamento de projetos e tarefas a serem cumpridas por cada equipe ou membro de equipe.
Asana: também baseado no método Kanban, é um pouco mais rígido e indicado para empresas que têm um fluxo de trabalho bem definido; apresenta uma interface simples e fácil de ser usada, com mais funcionalidades do que o Trello.
Google Analytics: focado no controle de investimentos e ações realizados nas plataformas do Google, permite acompanhar e avaliar as métricas de resultado das suas ações no ambiente digital, totalizando visitas, ilustrando caminhos e interações realizadas no seu site.
Heflo BPM: baseado em modelagem BPMN, é fácil de usar e os fluxogramas podem ser diagramados e personalizados com formatos e cores específicos. Permite definir os processos, delegar responsabilidades, criar formulários com prazos e padronizar as operações.
RunRun.it: voltado a organizar equipes de áreas diferentes dentro da empresa e em desempenho, permite acompanhar o tempo gasto em cada tarefa designada, aumentando a produtividade ao apresentar estimativas reais de entrega e reduzir as chances de um projeto atrasar.
Digitalizar a operação é nada mais do que automatizar processos, aumentando a eficiência, reduzindo custos e otimizando habilidades. A empresa 4.0 utiliza softwares de gestão de processos com naturalidade, como ferramenta integrante do negócio.
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