O que é o controle de contas a receber?

Uma boa gestão financeira é essencial para a efetividade de um negócio. Segundo o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), no Brasil, 48% das empresas fecham em até três anos, e um dos principais motivos é a falta dessa gestão eficiente. 

E entre as práticas imprescindíveis para que isso não aconteça está o controle de contas a receber.

Para muitos, ele pode até parecer mais uma atividade administrativa irrelevante, mas faz toda a diferença no planejamento do fluxo de caixa de uma empresa. 

Vamos conversar mais sobre o controle de contas a receber?

Neste artigo, abordaremos o conceito e a importância dessa aplicação, conheceremos a diferença entre contas a receber e contas a pagar e daremos algumas dicas para uma boa gestão e mais um exemplo prático para facilitar o entendimento. Boa leitura! 

O controle de contas a receber é resumidamente uma administração de todos os valores que uma empresa tem a receber de terceiros. Na maior parte das vezes, a origem desses recebíveis é de vendas a prazo. 

Então, as contas a receber funcionam como um acordo entre empresa e cliente, que, quando não cumprido, pode afetar a saúde financeira do negócio.

Portanto, é essencial determinar e deixar claras as políticas de venda a prazo e educar os clientes para não haver alto índice de inadimplência.

O fato é que a gestão de contas a receber deve ser bem feita e o mais detalhada possível, independentemente da proveniência dos valores, pois com esse controle você consegue verificar se as entradas serão suficientes para cobrir as saídas e também comparar com controles financeiros antigos e transferir orçamentos quando necessário.  

Qual é a diferença entre contas a receber e contas a pagar?

As contas a pagar são as obrigações que uma empresa tem a cumprir, por exemplo, o pagamento de fornecedores.

Já as contas a receber, como vimos no tópico anterior, são os valores que uma empresa tem direito a receber de terceiros, como das vendas a prazo. 

Na gestão financeira, esses dois controles andam lado a lado. Ou seja, todo esse fluxo deve ser acompanhado de perto para que a receita da empresa seja positiva.

Qual é a importância do controle de contas a receber para uma empresa?

O controle de contas a receber é primordial para conhecer uma empresa e realizar seu planejamento de curto prazo.

Com ele, você tem em mãos informações fundamentais para tomada de decisões certeiras e para antecipação e preparação dos momentos de crise. 

Por exemplo, é possível estimar se o capital de giro será suficiente para realizar os pagamentos de fornecedores ou se será necessário recorrer a outras fontes, como um financiamento.

Também facilita o acompanhamento da regularidade de pagamento para programação, com antecedência, de ações de cobranças, além de identificar o grau de concentração de vendas e o perfil e a qualidade dos clientes. 

Fazer uma boa gestão de contas a receber

O grande segredo para um bom controle de contas a receber é a organização. Afinal, com ela é mais fácil ter uma visão macro das finanças da empresa.

Pensando nisso, separamos algumas dicas para o sucesso do controle de contas a receber: 

Deixe registradas todas as contas a receber

Um truque é estabelecer as contas a receber por ordem cronológica de recebimentos e categorizar por valores. Lembre-se de fazer o acompanhamento mensal desse controle.

De nada adianta registrar as contas, se não houver um acompanhamento rigoroso dos pagamentos, registrando as datas desses recebimentos para saber, por exemplo, quais são seus clientes que sempre pagam as contas em dia. 

Implemente um sistema eficiente de cobranças 

Alguns empreendedores se sentem desconfortáveis com a prática de cobranças, mas deixar a vergonha de lado é muito importante nesse caso.

Você prestou um serviço ou vendeu um produto e deve receber por isso, certo? 

Fique de olho nos prazos e envie notificações de cobranças para os clientes.

Às vezes eles só precisam de um lembrete para realizar o pagamento.

Para facilitar, você pode buscar alguma ferramenta que automatize essas cobranças, por exemplo. Existem várias opções de sistemas automatizados que podem te ajudar nessa tarefa.

A maioria envia lembretes via e-mail e, alguns, ainda avisam os devedores via mensagem de celular (SMS) ou WhatsApp.

É só pesquisar que você vai encontrar diversas opções de sistemas com essa finalidade. 

Ofereça uma negociação da dívida 

Faça contato com os seus clientes e conceda uma oportunidade de negociação. Mas, antes de tudo, estude suas contas para que essa negociação seja satisfatória para você também.

Você pode oferecer vantagens como mais de uma forma de pagamento, parcelamento da dívida, redução do valor ou congelamento de juros.

É interessante utilizar alguma data comemorativa como incentivo para fazer uma campanha de negociação.

Black Friday ou a Semana do Consumidor, por exemplo, são boas opções de datas para fazer uma campanha deste tipo. 

Algumas empresas oferecem esse serviço de negociação de dívidas de forma terceirizada, recebendo uma comissão pela quantidade da dívida recebida.

Dessa forma, você pode contar com uma ajuda especializada e pagar somente relativo ao que de fato receber. 

Valorize os clientes que pagam em dia

Conceda um desconto na próxima fatura para quem paga antecipado ou até mesmo um brinde. O importante é incentivar essa prática, pois é muito vantajosa para o seu caixa.

Já tem ficado bastante comum, em boletos, conceder o desconto já na hora do pagamento para aqueles clientes que pagam em dia.

Um pequeno desconto, muitas vezes é o suficiente para estimular aquele cliente a não se esquecer do pagamento e existem formas bem práticas de fazer isso hoje em dia.

Só tome cuidado para que a prática não comprometa o lucro da sua venda. 

Conte com recursos digitais 

Para manter um bom controle de contas a receber, você pode contar com o apoio de plataformas digitais.

Uma das mais utilizadas é a planilha, feita em programas como o Excel, que facilita muito o gerenciamento das empresas.

No próximo tópico, apresentaremos uma demonstração de uma planilha simples de controle de contas a receber.  

Contas a receber na prática: Exemplo

Não há nada melhor do que aplicar um conceito no dia a dia para esclarecer as dúvidas, não é mesmo? Por isso, trouxemos aqui uma demonstração do controle de contas a receber de um negócio. 

Neste caso, vamos utilizar os dados abaixo, da empresa fictícia Calypso Ltda., relativos a vendas a prazo e aos recebimentos:

Com essas informações, apresentamos a Planilha de Controle de Contas a Receber preenchida:

Como podemos verificar na planilha, a empresa Calypso Ltda. Vendeu a prazo, no mês de setembro, R$ 6.080,00.

E até o dia 14 de outubro havia recebido R$ 2.830,00, tendo concedido R$ 20,00 de desconto e recebido R$ 50,00 de juros. 

Com um controle de contas a receber como esse, quando verificado mensalmente, a organização das cobranças de clientes ficará bem mais fácil e tende a gerar riscos menores de inadimplência para a empresa. 

Essa é uma planilha de cálculo bem simples, e você pode fazer o download clicando aqui e aplicar na sua empresa.

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