Nota Fiscal: O que é e para que serve?

A legislação brasileira obriga que em qualquer transação comercial seja feita a emissão da nota fiscal.

É a forma do fisco verificar os processos comerciais e recolher os tributos devidos.

Boa parte das empresas o faz por meio eletrônico e é fundamental fazer corretamente a sua emissão. 

Porém, muitos empreendedores, especialmente os iniciantes, ainda têm diversas dúvidas sobre como emitir a nota fiscal e sobre outras questões envolvendo este documento tão importante. 

A nota fiscal é um dos documentos mais importantes para uma empresa. 

Ela visa registrar as operações de compra e venda de produtos ou serviços, além de também ser usada para recolher os impostos decorrentes dessas transações comerciais, como o ISS e ICMS (no caso de empresas não cadastradas no Simples Nacional). 

A maioria das empresas é obrigada a emitir esse documento para comprovar o seu faturamento e fazer o recolhimento de impostos.

Existem poucas exceções nesta regra, como o MEI: esta categoria só precisa emitir a nota fiscal quando tem negócios com outras pessoas jurídicas — como empresas, ONGs, órgãos públicos — ou se o consumidor pedir. 

Deixar de emitir a nota fiscal quando lhe é exigido pode trazer diversas consequências negativas, como problemas com o Fisco e, nos casos mais graves, responder por sonegação fiscal.

Além disso, há empresas que só aceitam fornecedores que emitem notas fiscais. Assim, caso você não adote esse registro, acabará perdendo oportunidades de negócio. 

Ou seja, não cumprir essa obrigação gerará uma dor de cabeça danada, tanto legal quanto financeira.

Por isso é fundamental não só emitir a nota fiscal, como realizar todo o processo corretamente, calculando os impostos e registrando as informações verdadeiras.

E para fazer isso, primeiro é preciso conhecer os modelos de notas fiscais que existem. 

Tipos de Notas Fiscais

As empresas devem se atentar para saber quais são as notas que devem usar em seu dia a dia.

Existem vários tipos, porém três são as mais usadas: 

Nota Fiscal de Produto (NF)

Este modelo é usado para registrar a venda e compra de produtos, além de outras operações como importação, exportação, remessa, retorno e devolução, por exemplo.

Negócios como atacado, varejo, lojas e e-commerce em geral usam essa nota fiscal.

Nota Fiscal de Serviços (NFS)

Este tipo é usado para registrar a prestação de serviços.

Agências de publicidade, desenvolvedores de software, cabeleireiros, médicos, professores particulares, entre outras categorias, devem emitir essa nota. 

Nota Fiscal do Consumidor (NFC)

É um tipo de nota que está substituindo o modelo do cupom fiscal. Ela é emitida na venda direta ao cliente, como no varejo. 

Modelos de Notas Fiscais

Além dos tipos apresentados acima, podemos dizer que existe dois modelos de notas fiscais:

Tradicional - Papel 

É a conhecida nota emitida em papel, no qual o preenchimento de todas as informações é feito manualmente.

Esse modelo deve ser guardado fisicamente em arquivos e pastas. 

Eletrônica - Digital

Ela tem o mesmo valor da nota tradicional, porém sua emissão e armazenamento é feita somente pelo computador.

Em vez de ter que preencher a mão cada informação, deve-se digitar os dados no programa emissor desenvolvido especialmente para esta finalidade.

Geralmente este modelo é identificado pelo “-e” após o nome do tipo da nota, por exemplo:

• Nota fiscal de produto — NF-e / NFE
• Nota fiscal de serviço — NFS-e / NFSE
• Nota fiscal do consumidor — NFC-e / NFCE 

Assim, é possível saber facilmente quando se refere ao modelo em papel ou ao digital.

A nota eletrônica surgiu em 15 de setembro de 2006 para facilitar o trabalho da própria Receita Federal, mas também para beneficiar as empresas.

A gestão da nota fiscal eletrônica é mais prática do que a do modelo tradicional.

Aliás, existem várias vantagens em se adotar esta versão:

• Economia de papel;
• Economia de custos com a emissão e armazenamento das notas;
• Agilidade no preenchimento da nota fiscal;
• Agilidade no envio das informações para o Fisco;
• Envio da cópia do cliente por e-mail;
• Automatização de processos; 
• Facilidade no arquivamento dos documentos (feito digitalmente);
• Maior agilidade em caso de auditoria;
• Redução do risco de erros e fraudes.

Dessa forma, adotar a nota fiscal eletrônica pode ser uma boa ideia para tornar esse processo de emissão mais ágil, seguro e prático.

Um contador pode te ajudar a entender as regras e cumprir a lei corretamente. 

Como Tirar Nota Fiscal Eletrônica

Existe uma série de etapas que a empresa deverá cumprir antes de começar a emitir notas fiscais eletrônicas.

Esse processo pode parecer um pouco confuso, ainda mais para quem está abrindo o seu negócio agora.

Vejamos o passo a passo: 

1. Saber quais notas emitir

A primeira coisa a se fazer é saber qual nota a sua empresa deverá emitir:

• Produto?
• Serviço?
• consumidor?

Nesse passo deve-se avaliar o enquadramento fiscal da empresa, além da sua situação cadastral, para verificar os tipos de documentos que deverão ser usados em seu dia a dia.

Em todo processo é importante contar com a orientação de um bom contador.

Este profissional irá analisar o caso específico da sua empresa e te informar corretamente quais são os documentos fiscais que seu negócio é obrigado a emitir.  

2. Adquirir um certificado digital 

Se sua empresa ainda não tiver, é preciso adquirir um certificado digital.

Este arquivo é uma assinatura virtual que garante a segurança das operações feitas pela internet, assegurando a autenticidade da nota fiscal emitida.

Você deverá comprar este documento com uma Autoridade Certificadora, que seja credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP).

Geralmente os modelos usados são os tipos A1 ou A3, no entanto, é sempre aconselhável verificar com o fornecedor e com o programa emissor de notas fiscais qual versão é aceita. 

Ao adquirir o certificado digital, você deverá levar os documentos até uma Autoridade de Registro para validar as informações.

Só então poderá configurar o seu token ou smartcard de acesso. 

Isso é necessário para garantir a segurança das suas informações. A própria empresa que você adquiriu o certificado digital poderá te orientar sobre as obrigações dessa etapa.

3. Credenciar-se na Secretaria Estadual ou Municipal de Fazenda, ou Finanças 

Após adquirir o certificado digital, é a hora de procurar o órgão governamental responsável pelas operações de cada nota fiscal.

Você precisa conseguir uma autorização para emitir o documento eletrônico.

Nota Fiscal de Produto (NF-e) e Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e) 

Para emitir esse documento, você deverá entrar em contato com a Secretaria Estadual da Fazenda da região onde sua empresa está cadastrada.

Nota Fiscal de Serviço (NFS-e)

Você deverá entrar em contato com a Secretaria Municipal de Finanças, de Fazenda ou órgãos similares, da localidade onde seu negócio está cadastrado. 

Como cada órgão e região tem sua legislação e processos próprios, o auxílio de um contador pode ajudar a conhecer e seguir as obrigações de cada esfera governamental. 

Assim, dependendo da cidade e estado da localidade onde a empresa foi cadastrada, você conseguirá a autorização para emitir notas fiscais eletrônicas.

No entanto, para usar esse documento no dia a dia, será necessário usar um programa emissor específico, que irá gerar as notas no formato certo e encaminhá-las à Receita Federal, automatizando todo processo. 

Como automatizar a emissão da Nota Fiscal

As empresas têm duas alternativas para emitir as notas fiscais eletrônicas:

Adotar um programa gratuito, disponibilizado pelo governo ou um programa particular.

Explicaremos cada opção:

1. Programa públicos gratuitos 

A nota de serviço pode ser emitida pelo sistema da cidade onde a empresa está cadastrada.

Por isso, o empreendedor deve procurar orientações no site da cidade e realizar a operação por lá.

Em Macapá, o sistema pode ser acessado no site da Prefeitura Municipal.

Já quem emite a nota fiscal de produto pode usar, atualmente, o Novo Emissor de NF-e Sebrae disponibilizado no portal do Sebrae.

Antigamente, as Secretarias Estaduais da Fazenda (Sefaz) de São Paulo e do Maranhão ofereciam sistemas próprios, mas foram descontinuados depois de alguns anos. 

No entanto, estas opções podem oferecer limitações. Por isso alguns empreendedores preferem adquirir um programa pago.

2. Programa pago

Mesmo com a opção gratuita, muitas empresas acabam contratando programas pagos para fazer a emissão das notas fiscais eletrônicas.

Esses programas trazem uma série de possibilidades que não são oferecidas pelos gratuitos, como suporte técnico, treinamento para a sua utilização, facilidade de preenchimento dos dados e até integração com a contabilidade.

Vantagens da Nota Fiscal Eletrônica 

O objetivo central da (NFS-e) é a diminuição do uso de papel, além de contribuir com a preservação do meio ambiente através da eliminação da emissão desses documentos.

Além disso, garante ainda oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços vinculados às notas eletrônicas e o acesso facilitado à consulta de regularidade de documentos fiscais, incentivo ao comércio eletrônico. 

As inúmeras vantagens não se detêm somente à sociedade: as empresas reduzem os custos de desenvolvimento, treinamento e manutenção de sistemas. Há uma significativa redução dos custos de aquisição, impressão, e principalmente envio destes.  

Possibilitando a simplificação às obrigações acessórias, como a dispensa de Autorização de Impressão de Documentos Fiscais (AIDF), e da Declaração Eletrônica de Serviços (DES) com relação à funcionalidade de serviços prestados, assegurando a devida compatibilidade do atual Sistema Público de Escrituração Digital – SPED. 

Sem mencionar o progresso proporcionado para a Administração Tributária, no que diz respeito à eliminação de fraudes relacionadas à autorização e emissão de documentos fiscais;

À otimização do controle fiscal e maior rapidez e eficiência na obtenção dos registros de operações de prestação de serviços, proporcionando uma gama diversificada de possibilidades de aderência ao SPED.

Além do aperfeiçoamento quanto à atuação das administrações tributárias municipais, através da adoção de soluções tecnológicas que propiciem o aperfeiçoamento dos procedimentos fiscais, trazendo melhoria na qualidade das informações obtidas, com a consequente diminuição de diversos custos. 

O Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas no Amapá - Sebrae, apoia os pequenos negócios.

Conheça o novo emissor de NF-e do Sebrae e confira as vantagens para o seu negócio.