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Para gerenciar bem um negócio e mantê-lo saudável, é necessário saber fazer uma boa administração de todo o dinheiro que entra e sai do caixa da empresa. Especificamente, é preciso entender como reduzir custos não estratégicos e que prejudicam o negócio.

Existem muitas práticas que ajudam a reduzir custos, mas é preciso ter cuidado: algumas podem afetar negativamente o desempenho da empresa e o total de vendas. Cortar verbas das táticas comerciais, por exemplo, implica em menos clientes e receitas.

No atual cenário socioeconômico, fortemente impactado pela pandemia da COVID-19 e medidas de isolamento social, saber lidar com os custos torna-se ainda mais relevante. Sem isso, uma empresa pode se mostrar insustentável, seja no curto, médio ou longo prazo.

Pensando na importância do assunto, ao longo deste material apresentamos 8 dicas para reduzir custos na empresa e melhorar seus resultados. Continue a leitura!

1. Lembre-se: nenhum custo é pequeno demais

Ao pensar em redução de custos, é natural imaginar seus gastos mais elevados e deixar de lado aqueles menores. É preciso ter cuidado com essa maneira de pensar. Todos os custos importam e, no final das contas, impactam os resultados do seu negócio.

Portanto, comece listando todos os desembolsos da sua empresa. Se você monitora o fluxo de caixa com planilhas eletrônicas ou sistemas financeiros, isso será bem mais fácil. Se não, pode ter que contar com sua memória — o que gera um grande problema.

De toda forma, encontre uma maneira de listar todos os seus gastos. Faça isso em ordem decrescente, partindo do maior para o menor. Use uma planilha eletrônica, como o Excel, assim terá mais liberdade para trabalhar os dados adequadamente e analisar os resultados.

Ao cumprir essa primeira dica, o benefício será claro: você terá uma visão muito mais ampla e precisa do destino dos seus atuais recursos financeiros. Além disso, também conseguirá criar planos mais claros para reduzir custos que não são estratégicos — mesmo os menores.

2. Pense em alguns custos como estratégicos

Outra dica importante é desenvolver uma visão estratégica dos seus custos. Na gestão, é muito comum dividir os custos em fixos e variáveis ou diretos e indiretos. Na hora de cortar gastos, nenhuma divisão é mais importante que custos estratégicos e não estratégicos.

Um custo estratégico é aquele que pode levar a novos negócios ou melhorar os resultados do seu empreendimento. O investimento em uma boa ação de marketing, por exemplo, é um custo estratégico e pode multiplicar seus resultados, gerando mais caixa operacional.

Por outro lado, um custo não estratégico é aquele importante à manutenção do negócio, mas que não implica em mais vendas ou produtividade. Impostos, materiais de limpeza e salários da equipe administrativa são alguns exemplos, mas existem vários outros.

Agora, pegue sua lista de custos e classifique cada saída de caixa em estratégico ou não estratégico. Isso depende de reflexão, então não se preocupe em gastar algumas horas nessa atividade. Depois, verifique como você pode reduzir ou eliminar o que não é estrategicamente viável.

3. Lide bem com os tributos

Conforme relatório Doing Business, produzido pelo Banco Mundial, o Brasil é um dos países com o sistema tributário mais complexo, o que afeta seu ambiente de negócios e implica em custos elevados às empresas. É importante, então, lidar bem com os tributos.

O termo tributo é amplo e envolve três coisas: impostos, taxas e contribuições. Além disso, engloba várias horas de trabalho, emissão de documentos e visitas aos sites públicos, o que tira o foco do negócio central e pode resultar em desperdício de tempo e energia.

Para lidar bem com seus tributos, converse com um profissional de contabilidade. Explique a situação da sua empresa e avalie se você está pagando apenas os tributos essencialmente necessários. Em alguns casos, o empreendedor está pagando por coisas que não deveria.

Verifique, também, se seu enquadramento tributário atual é o ideal. Empresas que optam pelo Simples Nacional podem reduzir significativamente seus custos, bem como o nível de burocracia na prestação de contas. Assim, fica mais fácil manter a saúde do negócio.

4. Avalie fornecedores atuais (e renegocie custos)

Reduzir custos não é uma tarefa fácil e pode até ser algo doloroso, como no caso de desligar um membro do time de trabalho. Por esse motivo, comece por onde dói menos: é o caso da renegociação de preços com fornecedores de bens ou serviços necessários à sua operação.

Comece com o objetivo de renegociar preços de compra. Frequentemente, uma redução de 5% ou 10% já é muita coisa. Tenha uma redução-alvo em mente. Dedique-se pessoalmente e não deixe a renegociação a cargo de terceiros. Pense em bons argumentos.

Se você não encontrar abertura para renegociação, faça uma pesquisa de mercado. Veja se outros fornecedores podem atender sua demanda e praticar preços mais baixos, mantendo sempre o foco no custo-benefício. Lembre-se que o barato também pode sair caro.

Avalie, também, se o fornecedor é realmente necessário ou se ele pode ser eliminado da estrutura de custos, ainda que temporariamente. Por vezes, uma interrupção temporária na prestação de serviços ou na entrega de bens pode não prejudicar sua operação.

5. Lembre-se: muitas cabeças pensam melhor que uma

A redução de custos pode parecer algo solitário e que depende exclusivamente do sócio administrador, mas isso não é verdade. É preciso pensar nisso como um trabalho conjunto e que depende da criatividade da equipe de trabalho, inclusive dos operários.

Na medida em que os empregados entendem que eles podem colaborar na redução de custos e que isso é crucial para a saúde do negócio (e, consequentemente, para a manutenção dos empregos), todos passam a zelar mais pelo negócio e gastar menos recursos.

Uma ótima iniciativa é estimular ideias de redução de custos, engajando os funcionários a apresentarem propostas para que a empresa economize dinheiro no expediente. Para tanto, aposte em caixinhas de sugestão ou reuniões de brainstorming, entre outras possibilidades.

Mas que fique claro: não basta captar boas ideias, é necessário colocá-las em prática. Trie as ideias mais interessantes, converse com seus autores e depois aplique-as à realidade do seu empreendimento. Assim, com trabalho conjunto, você poderá reduzir custos.

6. Estabeleça um teto (isto é, limite) de gastos

Outra dica importante é definir um teto de gastos. Pense nesse teto como um limite que não deve ser ultrapassado. É o máximo que você e sua equipe devem gastar ao longo de um determinado período temporal, como um mês ou trimestre de trabalho.

Há muitas formas de definir o teto de gastos. O melhor é avaliar o gasto dos últimos três ou quatro meses, depois tirar uma média aritmética. Deduza certo percentual da média, como 5% ou 10%, e aí está: você tem um teto de gastos, um limite geral para seus desembolsos.

No entanto, isso não é suficiente. Todos os tomadores de decisão devem ter clareza sobre o teto e entender como suas decisões diárias afetam o resultado. Além disso, é essencial o comprometimento conjunto. O teto de gastos deve ser um compromisso de todos.

Agora, lembre-se: a definição de um teto exige monitoramento contínuo. É preciso apurar cada centavo gasto e avaliar como ele afeta seu cumulativo de custos. Assim, você terá uma boa visão do que já foi gasto e do que ainda pode ser gasto, atentando-se ao teto deliberado.

7. Aproveite a economia em escala

Se você deseja reduzir custos, um conceito muito importante é o de economia em escala. Refere-se à redução progressiva dos seus custos, na medida em que suas entregas crescem e os recursos usados na produção se mantêm os mesmos. Complicado?

Imagine uma padaria. Se ela produz 3.000 pães diários e gasta R$900,00 para isso (com insumos e mão de obra, por exemplo), seu custo por unidade de pão é de R$ 0,30. Porém, se a mesma padaria consegue aumentar sua produção para 3.500 pães e manter seus gastos diários em R$900,00, o custo por pão seria menor, apenas R$0,25.

Veja que houve uma redução de custos, o pão deixou de custar R$0,30 e passou a custar R$ 0,25 por unidade. Isso, no entanto, exigiu eficiência operacional. O trabalho diário teve que ser feito com mais agilidade e qualidade, tirando o melhor proveito dos recursos.

Para ganhar eficiência e garantir a economia em escala, lembre-se de investir em equipes qualificadas, profissionais motivados e máquinas de qualidade, além de repensar todos os seus processos produtivos. Busque fazer mais e melhor para eliminar desperdícios.

8. Seja prudente e pense na saúde do estabelecimento

Todas as dicas apresentadas até aqui são importantes, mas lembre-se de ter prudência. É preciso alertar que o corte exagerado de custos pode colocar seu negócio em uma posição crítica, além de afetar a saúde e o bem-estar das equipes de trabalho.

Para tanto, avalie como reduzir um pouco de cada um dos seus custos e eliminar por completo somente aquelas despesas realmente dispensáveis. Uma economia de 1%, 2% ou 5% em cada um dos custos não parece muita coisa, mas no fim das contas faz uma grande diferença.

Agora você está por dentro do assunto, sabe como reduzir custos e melhorar os resultados financeiros da empresa. Uma boa redução de custos pode promover vários benefícios, como o aumento da margem líquida e o crescimento da rentabilidade, bem como a manutenção da saúde do estabelecimento. Assim, tanto sócios quanto funcionários são beneficiados.

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