this is an h1

Independentemente da etapa da jornada em que você está no universo do empreendedorismo, provavelmente, ao projetar os níveis de lucratividade que desejava alcançar em médio e longo prazos, um questionamento surgiu: "O que são despesas fixas e variáveis?". Até porque, de forma bastante resumida, a relação entre esses fatores é simples — quanto mais reduzidas forem as despesas variáveis e fixas e quanto maiores forem as receitas, mais significativo o lucro também será.

Na verdade, o tema é tão relevante que o próprio IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística) apontou que, entre as empresas brasileiras, 48% fecham em até três anos, e, na maior parte das vezes, a razão por trás disso é um mau gerenciamento financeiro. Pensando na necessidade de trazer mais clareza a essa questão e, especialmente, ajudá-lo a driblar os eventuais entraves que surgem no caminho quando se trata de manter as portas de uma organização aberta, elaboramos este artigo.

O nosso intuito principal é sanar as dúvidas mais comuns acerca do tema, explicando as distinções entre os tipos de despesas, o que define cada uma delas, a importância desse entendimento para a implementação de uma política de redução de custos e algumas boas práticas que podem ser adotadas com essa finalidade. Continue a leitura atenta das próximas linhas!

O que são despesas fixas e variáveis?

Antes mesmo de conceituar as despesas fixas e variáveis e de abordar as principais diferenças entre ambas as concepções, vale a pena retomar a definição de despesas isoladamente. Em suma, trata-se de todos os gastos que estão relacionados com a administração de uma organização, mas não associados à sua produção.

Ou seja, falamos, nesse caso, do pagamento da folha do quadro de pessoal, do aluguel do espaço, dos gastos relativos às ações de marketing, de despesas com a compra de materiais de limpeza e de escritório etc.

Então, quando falamos apenas em despesas — de maneira geral —, nós nos referimos aos recursos necessários para que um empreendimento mantenha a sua estrutura organizacional em funcionamento. Entretanto, nada têm a ver com a produção de mercadorias e/ou serviços a serem oferecidos ao público-alvo.

Além disso, outro conceito similar e diretamente ligado aos gastos de uma empresa é o custo. Diferentemente da definição anterior, os custos dizem respeito a quaisquer desembolsos que estejam atrelados ao produto final, seja um item, seja uma prestação, como dito. Agora, a partir dessa compreensão, torna-se possível aprofundar um pouco mais no que se pode entender por despesa fixa e por despesa variável.

O conceito de despesas fixas

Apesar de o próprio nome dar a ideia de algo que não sofre eventuais variações, os valores das despesas fixas não são necessariamente imutáveis. Na verdade, a característica mais marcante desse tipo de gasto é a regularidade.

Em termos simples, as contas fixas são despesas periódicas, que ocorrem todos os meses, não dependendo do volume de negócios fechados e/ou de produção. Logo, independentemente do faturamento alcançado, elas precisarão ser levadas em conta no fluxo de caixa da organização. Como exemplos pertencentes a essa categoria, é possível citar as contas de consumo recorrentes:

• a remuneração do quadro de pessoal da empresa;
• as contas de energia elétrica, de água, de telefone etc.;
• as taxas bancárias;
• o aluguel do espaço no qual o empreendimento está localizado.

Nesse contexto, mais uma característica relativa a esse tipo de despesa é a dificuldade de redução dos valores. Afinal, mesmo que seja possível, por exemplo, reduzir o gasto com o aluguel, optando por outro imóvel, é indispensável que haja uma análise prévia do impacto que uma eventual mudança de instalação poderá ter sobre os níveis de produtividade do negócio, o que inegavelmente exige tempo de estudo e, se for o caso, dedicação à procura de um novo espaço.

O conceito de despesas variáveis

Já em se tratando das despesas variáveis de um empreendimento, é importante ter em mente que elas se relacionam com a produção — embora não devam ser confundidas com os custos. Elas são denominadas dessa forma justamente em razão de terem o seu valor variável, sofrendo mudanças conforme, por exemplo, o número de negócios fechados, o nível de produção e outras atividades empresariais.

Lembra-se de quando distinguimos os conceitos de despesas e de custos? Bem, pode-se dizer que as variáveis estão "no meio do caminho" entre um e outro. Então, elas costumam ser inconstantes, de modo que podem ser bastante diferentes de um mês para o outro. Nessa categoria, os exemplos mais comuns que podemos citar são:

• as comissões relativas aos negócios fechados;
• os gastos com o abastecimento dos veículos da empresa;
• os acidentes e/ou incidentes relativos à produção/prestação de um serviço;
• os eventuais reparos de avarias;
• as manutenção não programadas etc.

Entretanto, embora sejam inconstantes, as variáveis são despesas de redução mais fácil, já que podem, por exemplo, ser negociadas. Contudo, para identificar os pontos em que pode haver uma diminuição, é indispensável que haja, previamente, uma avaliação acurada, com uma visão abrangente, correta e completa sobre os seus tipos.

Então, afinal, quais são as principais distinções entre elas?

A partir da compreensão das definições anteriores, torna-se mais simples entender as diferenças principais entre os conceitos. A seguir, de forma resumida e didática, destacamos essas distinções, relacionando-as com o volume de vendas e/ou de produção:

• as despesas fixas, como dito, nada têm a ver com o custo do que é comercializado pela organização (seja com a aquisição de mercadorias, seja com a produção etc.);
• as despesas variáveis, por outro lado, têm uma relação indireta com o custo do que é comercializado, pois oscilam conforme o número de negócios fechados e o nível de produção, gerando a necessidade de cálculos recorrentes.

Como é possível reduzir as despesas em um empreendimento e de que maneira isso pode otimizar os processos internos?

Até aqui, foi possível compreender o quanto as despesas — tanto as fixas quanto as variáveis — impactam a saúde financeira do seu empreendimento, certo? Inclusive, se elas não estiverem presentes no planejamento financeiro traçado, muito provavelmente algumas pendências serão "esquecidas".

Contudo, em se tratando da necessidade de diminuir as despesas, o controle financeiro é inegavelmente a melhor alternativa para o monitoramento dos gastos e, a partir disso, para a mensuração dos resultados. Tornando esse controle parte do cotidiano (revisitando-o semanalmente, quinzenalmente ou até mensalmente, a depender da necessidade percebida), passa a ser mais fácil identificar gargalos e traçar estratégias para a diminuição das despesas.

Entretanto, ainda que não exista uma "fórmula mágica" que seja aplicável a todo tipo de empresa, a seguir, elencamos algumas ideias que você pode cogitar colocar em prática a fim de reduzir os dispêndios e, por conseguinte, otimizar os processos corporativos, gerando impactos positivos em todo o empreendimento.

Inicie avaliando o seu quadro de colaboradores

Comumente, quando o assunto envolve a redução de despesas e, na mesma frase, os integrantes do quadro de pessoal de um negócio são mencionados, logo imaginamos que o foco será voltado a demissões, não? Mas calma, pois não é o caso. Na verdade, nessa primeira etapa, a ideia é estimular uma reflexão acerca da jornada de trabalho dos profissionais, pensando se o horário de expediente atual é o ideal, se a performance da equipe é alta e se todos os seus trabalhadores estão satisfeitos.

A realidade é que dias longos de trabalho não são, via de regra, os mais produtivos, especialmente para os ocupantes de cargos cujas atribuições são majoritariamente intelectuais. Então, ao refletir acerca dessa questão, lembre-se de que, em circunstâncias como essa, os níveis de produtividade sofrem uma redução natural, porém os custos com os quais a organização arca não diminuem.

Envolva a sua equipe na redução dos custos

Ainda tratando do quadro de trabalhadores, outra boa medida é buscar engajá-los no objetivo de reduzir os custos, por exemplo, valorizando os profissionais que claramente desempenham as suas funções de modo a ajudar nesse propósito. Inclusive, algumas ações que poderão fazer uma grande diferença são bastante simples, como apagar as luzes ao desocupar uma sala, desligar o ar-condicionado no horário de almoço etc.

Mantenha todos os dados corporativos organizados

Se você tivesse que responder qual é a soma anual dos valores pagos pela Internet, pela energia elétrica consumida, pela água etc., saberia? Como é o seu controle hoje em dia? Você ainda faz uso de planilhas ou de aplicações defasadas? Em caso afirmativo, saiba que é possível que os seus números não sejam tão precisos quanto você pensa.

Quando se trata de manter todas as entradas e as saídas de recursos financeiros sob controle, o ideal é contar com a tecnologia, tendo à sua disposição um software confiável e que contribua para a diminuição das suas despesas. Acredite: embora a contratação da solução demande algum gasto, é indispensável que você o veja como um investimento — porque, de fato, é.

Somente dessa maneira, você conhecerá os seus gastos na integralidade e, se for o caso, poderá identificar e fazer quaisquer mudanças necessárias.

Compreendeu o que são despesas fixas e variáveis? Como visto, dominar o conceito e as distinções entre ambas é fundamental, até mesmo para exercer um controle maior sobre o fluxo de caixa da sua empresa e, se necessário, tomar algumas medidas a fim de reduzir os gastos de forma bem planejada.

Quer saber mais sobre o assunto de finanças e transformar os resultados da sua empresa? Confira o Ebook: Noções básicas sobre finanças: o guia prático para o seu negócio!

 Além dessas dicas, separamos um vídeo que fala sobre algumas ferramentas que podem te ajudar administrar as finanças da sua empresa, confira!