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"Como separar as finanças pessoais da empresa?" — a pergunta parece simples, mas acredite: muitos empreendedores, especialmente no início da atuação, cometem o deslize de envolver as suas despesas pessoais com as do negócio. O resultado? Além da falta de clareza, há grandes chances de prejudicar as finanças corporativas.

Justamente por isso, é muito importante investir em estratégias de organização, mantendo uma conta para os gastos pessoais e outra para as despesas relativas ao empreendimento. Inclusive, pensando em ajudá-lo nesse processo, vamos elencar algumas dicas práticas neste post. Continue a leitura!

Por que separar as finanças pessoais da empresa?

Como dito na introdução, a necessidade de se ter clareza em relação ao orçamento empresarial é um motivo suficiente para procurar saber como separar os gastos pessoais das finanças da empresa. No entanto, a verdade é que existem outras vantagens provenientes da implementação desse tipo de organização. A seguir, vamos conhecer as principais:

• auxílio na avaliação dos riscos — quando não há diferença entre as contas pessoais e do negócio, a tendência é de que a gestão tenha dificuldades em entender a origem dos recebimentos e das despesas. Não há como fazer uma projeção correta, logo, não é possível avaliar os riscos aos quais o empreendimento está exposto;
• viabilização de tomadas de decisões mais seguras — entendendo como separar as finanças pessoais das contas da empresa, fica mais fácil determinar um planejamento e traçar estratégias de acordo com as condições do empreendimento. Ou seja, a simples separação das contas já auxilia a gestão a visualizar o quanto a companhia arrecadou e qual é o percentual que pode ser utilizado para investimentos e outros processos;
• aumento da confiabilidade do controle das finanças — é claro que essa medida é essencial para a gestão do empreendimento de maneira geral, mas, quando envolve os gastos pessoais, a iniciativa também garante um controle mais preciso dos seus recursos. Dessa forma, é possível saber quanto há disponível para o uso de forma clara, tanto no caixa corporativo quanto na conta pessoal.

Como separar as finanças pessoais das contas da empresa?

Mais do que saber o que diz respeito ao negócio e o que faz parte das suas finanças pessoais, manter contas separadas "força" você a mudar a maneira de lidar com o dinheiro de forma geral. Afinal, torna-se viável ter um controle mais detalhado da origem dos seus recebimentos e das despesas — o que se torna ainda mais prático a partir do investimento em um sistema para a gestão.

Nesse contexto, as dicas que separamos foram pensadas para proporcionar a melhor administração possível das suas finanças. Vamos conferir?!

1. Tenha uma conta para a sua empresa

Essa não é apenas a primeira dica-chave. Na verdade, deve ser o ponto de partida para que você realmente não misture as despesas.

Na prática, o processo é até mais simples do que parece. Afinal, existe uma série de bancos que, atualmente, facilitam a abertura de contas para PJ (Pessoa Jurídica), principalmente se você for MEI.

A ideia, como vimos, é manter duas contas: uma para os seus gastos pessoais e outra para a empresa. A primeira, obviamente, será utilizada para cuidar das suas despesas e das suas receitas.

Já a segunda será exclusiva para administrar as finanças do negócio. Ou seja, todos os recebimentos (sejam de vendas, sejam de investimentos) deverão ser direcionados para essa conta, assim como os gastos relacionados ao empreendimento.

2. Determine um pró-labore

O pró-labore pode ser compreendido como uma espécie de "salário para o dono do negócio". No entanto, é claro que essa conceituação é uma maneira simplificada de denominá-lo.

Sim, ele realmente funciona como uma remuneração, mas não é similar a um honorário, até porque não há impostos ou descontos incidentes sobre essa quantia. Além disso, o valor não segue um padrão, dependendo dos critérios do proprietário da empresa.

Então, como determiná-lo? Existem duas maneiras de definir a quantia: baseando-se no pior faturamento da companhia ou a partir da meta de receita.

No primeiro caso, trata-se de uma maneira de evitar que os valores sejam extrapolados, especialmente quando falamos de períodos de risco. Sendo assim, o recomendável é considerar o valor do pior mês de faturamento do seu negócio e, a partir daí, retirar as despesas e 10% para o fundo de reserva. Portanto, o que restar será equivalente ao pró-labore.

No segundo caso, você se baseará no valor do faturamento ideal. Na prática, considere essa quantia e subtraia os gastos mensais e 10% para o fundo de reserva. Novamente, o que sobrar corresponderá ao pró-labore.

Apenas lembre-se de que o pró-labore não deve ser retirado do lucro, visto que fará parte das despesas periódicas do negócio. O lucro, na verdade, só será revelado depois que todos os pagamentos forem realizados — incluindo o pró-labore.

Outro ponto que é válido ter em mente é que o valor precisa ser idealmente baseado no faturamento e é interessante determiná-lo de acordo com as funções desempenhadas na empresa.

3. Registre as entradas e as saídas da empresa

Essa é uma tarefa que não ajuda apenas na separação de contas, mas, na verdade, é essencial para uma administração eficiente das finanças. De modo geral, o balanço das movimentações funciona como um guia para verificar como a companhia passou o mês e oferece clareza para que a gestão entenda o que pode ser melhorado.

Por isso, trata-se de uma atividade que deve ser executada mensalmente. Para tanto, anote as despesas do negócio conforme elas ocorrem e mantenha-se atento, pois esse é o momento de analisar se você não está utilizando o faturamento para cobrir as suas contas pessoais.

4. Estabeleça sistemas diferentes para organizar as finanças

No tópico anterior, você viu que é essencial registrar as entradas e as saídas do seu negócio para saber como separar as finanças pessoais da empresa. A grande questão é: onde fazê-lo?

Bem, a boa notícia é que, quando se trata da gestão de finanças e de processos, existe uma série de possibilidades. Nesse caso, é possível considerar desde as mais simples, como um caderno de anotações, até as mais complexas, como softwares de gestão. Como alguns exemplos, podemos citar:

• planilhas — são ferramentas muito úteis, já que atendem bem tanto a usuários iniciantes quanto a avançados. Ou seja, para manipulá-las, não é necessário dominar todos os seus recursos. Foque usá-las para o seu objetivo principal, que é registrar as entradas e as saídas do negócio. Nesse sentido, boas opções são o popular Excel e o Google Sheets;
• softwares de gestão financeira — são programas específicos para as finanças, portanto, tendem a disponibilizar recursos mais direcionados, embora comumente sejam bastante intuitivos. Atualmente, há muitas alternativas no mercado, por isso, é interessante que você tenha uma ideia do que busca, já que existem soluções que permitem o registro de notas fiscais, a elaboração de relatórios, o controle de estoque etc.;
• aplicativos — são sistemas que podem ser equiparados ao anterior, até porque muitos são apenas a sua versão mobile. No entanto, é válido destacar que também existem aplicativos encontrados apenas em smartphones e tablets. As suas grandes vantagens são a flexibilidade de acesso e a tendência a ser responsivo, que é maior em comparação a um software convencional;
• assessoria contábil — embora estejamos falando de uma alternativa distinta das demais citadas, é importante ressaltar que também é possível contratar um escritório de contabilidade ou um profissional que o ajudará a melhorar a sua gestão financeira. Nesse caso, o benefício é que muitos processos deixam de ficar sob a sua responsabilidade, logo, você pode focar o que a empresa produz.

5. Tenha duas reservas de emergência distintas

Quando se tem um negócio, mais do que se preparar para ir em busca do sucesso, é essencial estar pronto para os momentos difíceis que eventualmente virão. Na prática, isso inclui tanto as questões internas (como a perda de colaboradores, a queda das vendas e os problemas de gestão) quanto as circunstâncias externas, como as crises econômicas.

Trata-se de situações que, muitas vezes, fogem do controle, mas devem, de algum modo, fazer parte do seu planejamento. Por isso, é fundamental manter uma reserva de emergência. Ou seja, um fundo para guardar, pelo menos, 10% do faturamento corporativo para possíveis imprevistos.

Aliás, essa dica serve não apenas para as finanças da empresa: os seus rendimentos pessoais também devem formar uma reserva. Nesse caso, o ideal é separar um valor mensal para construir uma poupança que contenha, pelo menos, seis meses do seu pró-labore.

6. Faça diferentes investimentos

Para as pessoas jurídicas, os investimentos costumam ser mais restritos à compra de equipamentos e de máquinas, à contratação de pessoal etc. No entanto, é possível ter ativos do mercado direcionados para o seu negócio.

Inicialmente, é preciso esclarecer que as possibilidades de investimentos financeiros para empresas é também um pouco mais limitada. Além disso, existem algumas diretrizes específicas para que os empreendimentos possam investir.

Para ajudá-lo, separamos algumas alternativas permitidas para as empresas. Veja a seguir!

CDB

Os Certificados de Depósito Bancário — ou CDBs — são um tipo de empréstimo que o investidor disponibiliza ao banco e, em troca, recebe uma remuneração com juros. Trata-se de uma boa alternativa, já que oferece prazos e liquidez e tem a opção de ser vinculado ao índice CDI (Certificado de Depósito Interbancário) ou ao IPCA (inflação).

Fundos de investimentos

Os fundos de investimentos são uma forma de aplicação financeira em que o investidor coloca o seu dinheiro em um grupo de ativos, que é gerenciado por um gestor. Esses investimentos podem incluir ações, Títulos de Renda Fixa, moedas, commodities etc.

Ao investir em um fundo, ocorre a aquisição do que chamamos de cota: a representação de uma fração do patrimônio. O valor delas varia conforme a performance dos ativos no mercado, assim como os rendimentos da aplicação.

LCI e LCA

A LCA (Letra de Crédito do Agronegócio) e a LCI (Letra de Crédito Imobiliário) são ativos de renda fixa criados por instituições financeiras. O seu objetivo é trazer recursos para financiar os setores do agronegócio e do mercado imobiliário.

O seu funcionamento é bem parecido com o dos CDBs, já que são títulos que atuam como um empréstimo para que os bancos invistam nos respectivos segmentos. Do mesmo modo, em troca, o investidor recebe uma remuneração prefixada ou pós-fixada. O retorno, geralmente, é superior ao de outras aplicações de renda fixa, como a poupança.

7. Utilize um cartão de crédito exclusivo para a empresa

Sempre é preciso ter um cuidado a mais ao lidar com os cartões de crédito. Até porque esse é um tipo de ferramenta que oferece uma "renda a curto prazo", mas, por causa dos juros, pode levar o empresário a altas dívidas.

Então, é fundamental usar esse recurso com responsabilidade. Se você já criou uma conta para PJ, provavelmente, receberá dois cartões: um para as movimentações relativas à sua vida pessoal e outro para o que diz respeito à empresa.

No entanto, o cartão corporativo realmente só deve ser utilizado para as despesas do negócio. Inclusive, os gastos deverão ser bem específicos no momento do registro. Ou seja, o ideal é evitar colocar apenas algo como “despesa do cartão”.

Lembre-se de que é interessante e conveniente que você saiba no que está gastando, até para ter uma ideia clara de para onde o seu dinheiro está indo. Nesse sentido, uma das vantagens de ter um meio de pagamento exclusivo para os custos da companhia é que todas as transações financeiras serão registradas em uma única fonte.

Acredite: isso facilitará a separação das movimentações. Além disso, na prática, fazê-lo o ajudará a manter um registro preciso dos gastos do empreendimento, também facilitando a identificação de eventuais custos desnecessários.

8. Crie um planejamento orçamentário

Por fim, junto ao registro das suas despesas, elaborar um plano de orçamento será essencial para a longevidade do negócio. Em outras palavras, o planejamento orçamentário se configura como uma estratégia de previsão das metas financeiras. 

Além disso, essa iniciativa ajuda a definir os limites de gastos durante um período determinado. É claro que isso não significa que não existirão imprevistos que poderão modificar as previsões. Adversidades acontecem.

No entanto, de modo geral, o negócio terá um guia que norteará o caminho a seguir, além de haver mais clareza: uma qualidade essencial para uma boa administração empresarial. Assim, para criar um plano de orçamento, é fundamental começar identificando todas as despesas e as receitas.

Isso inclui salários, aluguel, custos com os serviços contratados, gastos com materiais de escritório, despesas relativas aos equipamentos utilizados e outras questões operacionais. Em seguida, é preciso estimar os ganhos para o período em que o orçamento será aplicado.

Com essas informações em mãos, é possível estabelecer metas realistas e planejar uma melhor distribuição dos recursos. O fato é que saber como separar as finanças pessoais da empresa é imprescindível para uma boa gestão financeira do seu negócio.

Ao manter contas distintas, torna-se viável ter um controle mais preciso dos gastos, identificar os custos desnecessários e até tomar decisões mais estratégicas. Além disso, a separação facilita o registro das movimentações, como vimos. Ou seja, evita confusões na hora de fazer a contabilidade. 

Como mostramos neste post, é recomendável o uso de meios de pagamento exclusivos para as despesas da organização, como cartões corporativos. Isso ajudará a garantir que você saberá como separar as finanças pessoais da empresa e de que forma desenvolver um planejamento orçamentário para garantir a longevidade e o sucesso do seu empreendimento.

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