A gestão dos fornecedores, de forma eficiente, possibilita a redução dos custos de materiais, produtos e matéria-prima, melhorando as entregas e os lucros.
Para conhecer seus fornecedores, facilitar as compras e contatos, é necessário ter um sistema de cadastro, por mais simples que seja, contendo informações básicas, como: nome, endereço, contato, prazos de entrega e de cobrança, materiais que fornecem, níveis de qualidade e outras informações relevantes.
A seguir fornecemos dicas para elaboração de um sistema simplificado de cadastro, que você poderá adaptar de acordo com as características do seu negócio.
Faça uma tabela com os seguintes campos:
CADASTRO DE FORNECEDORES Nº: __________
DADOS DOS FORNECEDOR
Denominação social: __________________________________________
Endereço: ___________________________________________________
Bairro: ______________________ Cidade: ________________________
UF: ____ Telefones: _________________ CEP: __________________
Endereço eletrônico/e-mail: _____________________________________
CNPJ: _______________________ Inscrição: _____________________
Ramo de atividade: ____________________________________________
Contato: _________________________ Função: ___________________
INFORMAÇÕES ADICIONAIS
Prazo médio de entrega: ________________________________________
Condições de pagamento: _______________________________________
Descontos: ___________________________________________________
Principais mercadorias/produtos/serviços oferecidos: __________________
Verbas de promoção: ___________________________________________
Assistência técnica: ____________________________________________
Fatores a considerar sobre frete:__________________________________
Total de compras no ano anterior: _________________________________
Observações: __________________________________________________
Acompanhamento
(Fazer uma tabela com as seguintes colunas):
- Pedido;
- Data de emissão;
- Prazo para entrega;
- Data de entrega;
- Condições de pagamento;
- Devolução (sim ou não);
- Valor total;
- Valor com desconto.
Como preencher:
- Cabeçalho
Cadastro de fornecedores nº: numerar o cadastro sequencialmente (001, 002...).
- Dados do fornecedor
Identificar a razão social (nome da firma); endereço completo (rua, bairro, cidade, estado, endereço eletrônico e CEP) da empresa fornecedora; números do CNPJ e da Inscrição Estadual; ramo de atividade; nome e função da pessoa de contato.
- Informações adicionais
Informar o prazo médio de entrega; condições de pagamento (à vista, a prazo de 30, 60, 90 dias ou mais); política de descontos (de acordo com as condições de pagamento); principais mercadorias/produtos/serviços que o fornecedor oferece.
Observar se existem verbas de promoção e em que situações e se há ou não assistência técnica e o valor das compras realizadas com esse fornecedor no exercício anterior.
Acompanhamento
Identificar todas as compras efetuadas no ano, anotando nas colunas correspondentes da tabela:
- Número do pedido;
- Data de emissão do pedido;
- Previsão da entrega do pedido;
- Data efetiva de recebimento do pedido;
- Condições de pagamento à vista ou a prazo, se houve devolução ou não;
- Valor total do pedido;
- Valor com desconto.
Procure estabelecer parcerias estratégicas com os fornecedores. É muito importante conhecer bem aqueles com quem você negocia. Além disso, é desejável que eles demonstrem interesse genuíno em solucionar problemas com rapidez e que sejam responsáveis e confiáveis, pois a sua jornada de sucesso depende fundamentalmente deles.
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