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Mon Dec 08 17:02:52 BRT 2025
Empreendedorismo | COMÉRCIO
Ganhe tempo no seu negócio usando ferramentas gratuitas

Descubra como utilizar soluções acessíveis para organizar processos e melhorar o dia a dia da gestão

· Atualizado em 08/12/2025
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Quem é empreendedor já sabe: o dia começa cheio e termina sem dar conta de tudo. A rotina do pequeno negócio reúne atendimento, vendas, financeiro e divulgação, criando uma sequência de tarefas que exige atenção o tempo inteiro. No fim, sobra pouco espaço para organizar ideias e planejar os próximos passos. Essa é a realidade de muitos MEIs e pequenos empresários que procuram formas de ganhar tempo sem aumentar custos. 

A boa notícia boa é que, com o crescimento das plataformas digitais, surgiram ferramentas gratuitas que ajudam a simplificar processos e trazer mais controle para a gestão. São soluções que organizam compromissos, registram informações, facilitam o atendimento e oferecem apoio para atividades essenciais da operação.

Se você busca mais tempo para pensar no futuro do seu negócio, este conteúdo vai apresentar ferramentas que podem ajudar a organizar o dia a dia, explicar como cada uma funciona e mostrar como aplicar esses recursos na prática.

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Como funcionam as ferramentas gratuitas?

As ferramentas gratuitas oferecem funções básicas para organização, comunicação, finanças e marketing. Cada plataforma possui recursos simples que ajudam a estruturar processos e centralizar informações do negócio.

A utilização dessas ferramentas ocorre por meio de aplicativos ou versões web. Basta criar uma conta, explorar os menus e adaptar as funções às necessidades do negócio. Em poucos minutos é possível registrar tarefas, organizar contatos, criar materiais e acompanhar dados importantes da rotina.

A seguir, você vai conhecer algumas ferramentas que podem apoiar a operação diária.

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Ferramentas para organização e produtividade

Ajuda a transformar compromissos soltos em uma rotina organizada. O empreendedor pode criar agendas diferentes para cada área do negócio, definir lembretes e receber notificações antes de cada compromisso. 

Além disso, é possível criar repetição de eventos, o que facilita a criação de rotinas fixas, como fechamento de caixa, registro de pedidos e publicação de conteúdo nas redes. A visualização semanal ou mensal permite identificar períodos mais cheios e ajustar horários conforme a demanda. Para utilizar o Google Agenda, é necessário ter uma conta Google.

O Trello funciona como um painel visual que ajuda o empreendedor a acompanhar o andamento do trabalho. É possível criar quadros específicos para vendas, atendimento, administrativo ou marketing. 

Cada cartão pode conter checklists, prazos, responsáveis, arquivos e comentários. Com isso, o empreendedor consegue enxergar o que está pendente, o que está em execução e o que já foi concluído. A ferramenta também permite criar fluxos simples para organizar pedidos, registrar entregas, acompanhar fornecedores e planejar ações da semana.

Semelhante ao Trello, porém com mais funcionalidades. O Notion reúne várias funções em um único espaço e permite criar páginas que centralizam informações importantes da empresa. 

É possível registrar controles de estoque simples, organizar listas de clientes, armazenar briefings, criar documentos internos e planejar campanhas. A possibilidade de combinar tabelas, textos e links facilita a criação de sistemas que substituem cadernos, anotações soltas ou arquivos espalhados. A ferramenta também ajuda a padronizar processos, mantendo tudo acessível em um único lugar.

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Ferramentas para finanças e controle

O Mobills funciona como um painel de controle financeiro. O empreendedor pode registrar despesas, categorizar gastos e acompanhar metas de economia. A divisão por categorias facilita a identificação dos maiores custos do mês e apoia ajustes no orçamento. A ferramenta também permite visualizar relatórios simples que mostram a evolução do fluxo de caixa ao longo do tempo.

O Asaas ajuda a organizar cobranças e centralizar pagamentos do negócio. O empreendedor pode emitir boletos, criar links de pagamento e registrar clientes em uma base simples. A ferramenta mostra em uma única tela todos os valores pagos e pendentes, o que facilita o acompanhamento das entradas do mês. Também é possível ativar lembretes automáticos para clientes, reduzindo atrasos e mantendo o controle das cobranças atualizado.

 

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Ferramentas para marketing e vendas

O Canva facilita a criação de materiais visuais para o negócio. O empreendedor pode produzir posts para redes sociais, banners, cartões e apresentações de forma simples. A ferramenta oferece modelos editáveis que ajudam a manter um padrão visual nas publicações. Também é possível organizar pastas, fazer download dos arquivos em diferentes formatos e reutilizar layouts para criar uma identidade visual consistente.

O Mailchimp apoia o envio de emails para clientes e interessados no negócio. É possível criar listas de contatos, segmentar públicos e montar campanhas com textos e imagens. A ferramenta permite configurar envios automáticos para boas-vindas, confirmação de cadastro ou acompanhamento pós-venda. Os relatórios mostram quantas pessoas abriram os emails, clicaram nos links e interagiram com as mensagens, o que ajuda a ajustar as próximas ações.

O Metricool centraliza informações de redes sociais e facilita o acompanhamento do desempenho das publicações. O empreendedor pode planejar posts, agendar horários e organizar o calendário de conteúdo em uma única tela. A ferramenta também apresenta métricas como alcance, cliques e engajamento, o que apoia decisões sobre os tipos de conteúdo que funcionam melhor. Além disso, gera relatórios simples que ajudam a acompanhar a evolução dos resultados ao longo do tempo.

O que você deve saber antes de escolher

Antes de escolher uma ferramenta, é importante definir quais atividades consomem mais tempo no negócio. A seleção deve considerar o objetivo principal, o tipo de operação e o volume de demandas.

O ideal é iniciar com poucas ferramentas e ampliar o uso conforme os processos forem se estruturando. A avaliação contínua ajuda a identificar quais recursos fazem sentido para a realidade da empresa.

Se quiser ajuda para organizar sua rotina, melhorar seus processos ou fortalecer sua gestão, o Sebrae/MS está pronto para apoiar você. Conte com nossos conteúdos, oficinas e atendimentos gratuitos. Fale com a nossa equipe pelo WhatsApp ou ligação no número 0800 570 0800 ou procure a unidade mais próxima.


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