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Lidar com a parte burocrática do negócio nem sempre é simples, principalmente quando o assunto envolve a emissão de nota fiscal. Muitos empreendedores ainda se sentem inseguros nesse momento, com medo de cometer erros ou deixar passar alguma informação importante.

Não é nenhum exagero se preocupar com emissão fiscal. Afinal, um simples erro aqui pode acarretar sanções e multas severas por parte dos órgãos de tributação. Além disso, esse documento será exigido pela maioria dos seus clientes. Então, nada mais correto do que buscar informação sobre o assunto, certo?

Pensando nisso, preparamos um conteúdo leve e direto para te ajudar a entender cada etapa desse processo. Acompanhe esta leitura e descubra tudo sobre a emissão de notas fiscais.

O que são notas fiscais e para que servem?

Podemos começar definindo-as como documentos legais que servem para comprovar a transação de uma mercadoria entre clientes e fornecedores ou, até mesmo, de um estabelecimento para outro, dentro da mesma empresa.

Elas também são utilizadas na prestação de serviços para comprovar a ocorrência de um faturamento e uma relação de obrigações e direitos entre duas partes.

Qual a importância das notas fiscais?

A nota fiscal é o que confere a validade jurídica clara e incontestável a uma compra ou prestação de serviços. Quando uma empresa emite um documento fiscal, ela adquire o direito de receber pelos itens comercializados, além de gerar a obrigação de fornecer tais produtos e serviços.

Essa formalização também aciona os entes de fiscalização (município ou estado e a Receita Federal). Assim, demonstrando que a empresa teve uma receita, que será objeto de apuração tributária no momento oportuno.

A falta desse tipo de documento coloca o negócio a em uma posição de ilegalidade perante suas obrigações. Isso abri margem para punições provenientes dos órgãos de fiscalização.

Quais são os principais tipos de nota fiscal?

Cada tipo tem uma função própria. Por isso, vale a pena entender o papel de cada um antes de começar a emitir. Confira os principais modelos logo abaixo:

• Nota Fiscal de Produto (NF-e): usada quando há envio de mercadorias, possibilitando registrar qualquer operação que envolva circulação de itens físicos;
• Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e): substituiu o cupom fiscal em vários comércios, permitindo o controle das vendas no momento da compra;
• Nota Fiscal de Entrada: esse modelo entra em cena quando a mercadoria chega, ajudando a manter o controle do estoque sempre atualizado;
• Nota Fiscal de Exportação: registra todos os dados da operação internacional;
• Nota Fiscal Complementar: utilizada em casos de erro ou mudança em alguma informação da nota anterior, tendo validade somente com a NF já emitida;
• Nota Fiscal de Devolução: emitida quando o cliente devolve o produto, registrando o retorno dos produtos vendidos;
• Nota Fiscal de Serviço (NFS-e): emitida por toda empresa que presta serviço.

Vale a pena um destaque a respeito da emissão fiscal para quem presta serviços. Existem algumas diferenças entre os regimes tributários. O MEI, por exemplo, pode emitir a sua NFS-e por meio do Emissor Nacional.

Já as empresas enquadradas como ME e EPP emitem seus documentos diretamente no emissor das prefeituras das cidades em que estão localizadas. Vale ressaltar que as Micro Empresas e Empresas de Pequeno Porte também pode utilizar o Emissor Nacional, caso a prefeitura tenha aderido ao sistema.

Quais são os itens necessários e como emitir uma nota fiscal?

Para emitir uma nota fiscal, o primeiro passo é ter um CNPJ regularizado. Depois disso, vem a parte técnica: é preciso um certificado digital, um sistema emissor autorizado e acesso à internet. Em seguida, você deve seguir esses passos:

• preencha os dados obrigatórios: informe quem está comprando, descreva o produto ou serviço e insira os tributos. Tudo precisa bater com o que foi acordado;
• transmita para a Secretaria da Fazenda: depois de revisar, envie o documento. O sistema confere tudo e devolve um recibo confirmando a emissão;
• envie a nota para o cliente; com o arquivo pronto, é só encaminhar para quem comprou. A versão XML também deve ser armazenada com cuidado.

Quais são os erros mais comuns ao emitir nota fiscal?

Mesmo quem já emite há muito tempo pode cometer deslizes. Alguns passam despercebidos e acabam dando dor de cabeça depois. Por isso, vale a pena ficar de olho nos pontos mais sensíveis desse processo.

Informar o CNPJ errado

Basta um dígito trocado para comprometer todo o documento. Esse tipo de falha costuma acontecer na pressa, principalmente quando os dados são digitados manualmente. Sempre que possível, use fontes confiáveis e revise com atenção antes de transmitir.

Usar CFOP incorreto

Esse código mostra o tipo de operação que está sendo registrada. Cada situação tem um número diferente, e um erro aqui pode mudar o imposto aplicado ou até invalidar a nota. Vale consultar a tabela atualizada e confirmar com o contador.

Esquecer de incluir o valor do frete

Quem vende com entrega precisa somar esse custo ao total. Quando o frete fica de fora, o cálculo da tributação pode sair menor do que o correto. Isso pode gerar cobranças futuras ou até bloqueio na autorização.

Deixar tributos de fora

Cada tipo de nota tem impostos específicos. No caso de serviço, entra o ISS. Já a venda de mercadoria envolve ICMS. Quem fabrica ainda precisa lidar com o IPI. Quando esses valores não aparecem, o sistema pode acusar erro, ou pior: o fisco pode aplicar multa.

Além disso, é importante mencionar que esses não são os únicos impostos presentes na transação. Apesar de não serem destacados individualmente na nota fiscal, tributos como IRPJ, CSLL, PIS e COFINS incidirão a partir do momento em que o documento for emitido.

Errar na descrição do produto ou serviço

Explicações muito vagas podem levantar suspeitas. O ideal é descrever com clareza, usando termos que identifiquem exatamente o que foi vendido ou executado. Isso evita questionamentos durante auditorias ou análises fiscais.

Ignorar o prazo de envio para o cliente

Depois da emissão, o cliente tem direito de receber o documento no mesmo dia. Quando isso não acontece, ele pode ter problemas para registrar a compra ou até reclamar por não ter acesso ao comprovante. Por isso, envie o arquivo quanto antes.

O MEI é obrigado a emitir nota fiscal?

A obrigatoriedade da emissão de nota fiscal por parte do MEI gera muita dúvida, entretanto, o entendimento é muito simples. Esse tipo de empresa não será obrigado a emitir nota quando o consumidor final de seus produtos ou serviços for uma pessoa física.

Por outro lado, quando a sua atividade é fornecida para outra empresa, a respectiva nota fiscal do MEI será exigida. Se a venda ou a prestação de serviços é destinada a pessoas físicas, a emissão do documento é opcional.

Mas mesmo não sendo obrigatório em alguns casos, o registro da receita deve ser feito pelo microempreendedor individual. Afinal, esse valor deverá ser utilizado posteriormente no cálculo da declaração de Imposto de Renda do MEI.

Por fim, entender como funciona a emissão de nota fiscal é algo secundário. O mais importante aqui é conhecer as regras desse processo e a forma correto de executá-lo. Assim, você garante que não terá problemas com órgãos de tributação ou com seus próprios clientes.

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