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Não é raro encontrar empresas que iniciaram as suas atividades do mais absoluto zero e foram crescendo ao longo do tempo apenas com uma ou duas pessoas trabalhando. Com o tempo, esses empresários notam a importância da delegação de tarefas.

Basicamente, é um processo que tem por objetivo transferir tarefas operacionais e, até mesmo, mais simples para outras pessoas. Isso permite que os empresários foquem mais na gestão do seu negócio do que na própria execução.

Benefícios da delegação de tarefas

Iniciaremos este conteúdo mostrando as principais vantagens que você e o seu negócio podem conquistar com uma delegação de tarefas eficiente. Acompanhe!

Maior foco nas questões estratégicas

Primeiro, a partir do momento em que implementar a delegação de tarefas, você perceberá que será possível manter o foco, mas nas questões estratégicas da sua empresa, e não tanto nas operacionais. No início, muitos empresários precisam dar conta da gestão da empresa e de todas as estratégias que envolvem essa tarefa complexa, além de executar atividades operacionais.

Não é difícil encontrar estabelecimentos comerciais, como lojas, em que o empresário negocia compras com o seu fornecedor, se relaciona com o cliente, faz o trabalho do caixa, a gestão financeira e todas as tarefas que envolvem o negócio. Durante certo tempo, isso é inevitável, pois a empresa no início, não tem recursos suficientes para montar uma equipe responsável por cada uma dessas áreas.

Porém, quando chega o momento em que a delegação de tarefas é possível, o empresário pode se distanciar um pouco dessa parte operacional e cuidar de elementos que, efetivamente, precisa fazer para potencializar os seus resultados.

Eliminação de potenciais erros

Empresários que estão muito ligado com as questões operacionais de seus negócios não conseguem enxergar potenciais erros que acontecem diariamente dentro da empresa. Ao delegar algumas tarefas você terá mais disponibilidade e atenção para avaliar processos que podem estar errados e, consequentemente, prejudicando os resultados da sua empresa.

Aprimoramento da competência da equipe de trabalho

Delegar tarefas também contribui para o aprimoramento da competência da sua equipe e, até mesmo, a motivação de seus colaboradores. Quando você transmite funções para um funcionário, gera na mente dele a ideia real de que ele é importante para a empresa.

Consequentemente, o trabalho desse colaborador costuma ser realizado com mais foco, produtividade e determinação. Além disso, você contribui para que ele se qualifique cada vez mais e utilize todo esse conhecimento dentro da sua própria organização.

Possibilidade de estudar sobre o negócio

Delegar tarefas também gerará a oportunidade de você estudar mais sobre o seu ramo de negócios. Isso acontecerá em questões relacionadas à atividade em si e também às questões relacionadas à administração, gestão e contabilidade.

Muitas dessas tarefas não serão executadas operacionalmente por você, porém é preciso conhecê-las a fundo para conseguir transmitir esse conhecimento aos colaboradores responsáveis pela execução prática de cada um desses setores.

Aproveitamento do networking

Por fim, a delegação de tarefas também permite que você participe de eventos e acontecimentos diversos relacionados ao seu segmento de mercado. Esses momentos são essenciais para contribuir com o networking — o que pode trazer oportunidades de negócios para a sua empresa.

Formas de colocar a delegação de tarefas em prática

Você pôde perceber nos itens anteriores que a delegação de tarefas é algo extremamente importante, que proporciona benefícios tangíveis e que são convertidos na melhora dos resultados.

Mas pessoas costumam não utilizar essa estratégia por dois motivos simples. Primeiro, por medo de seus colaboradores não serem capazes de realizar as atividades com o mesmo grau de qualidade que você ou seus sócios executam.

Isso é facilmente resolvido com boas estratégias de treinamento e reciclagem para os colaboradores que receberam as novas tarefas. O segundo motivo é que existem aquelas pessoas que, de fato, não têm ideia de como fazer esse processo dar certo.

Para tanto, elaboramos algumas dicas para que você coloque em prática a partir de agora e comece a delegar tarefas dentro da sua empresa. Continue lendo!

Conheça o trabalho da sua equipe

A primeira coisa que tem que ficar muito clara em sua mente é que não existe a menor possibilidade de pensar em delegação de tarefas sem conhecer a fundo o trabalho que vai ser realizado pela sua equipe, bem como aqueles que ela já executa.

Primeiramente, você tem que ter a sensibilidade de entender se a quantidade de pessoas que trabalham na sua empresa, hoje, é capaz de suprir a necessidade ou demanda de trabalho. Feito isso, também é importante que você estude, de forma aprofundada, todos esses trabalhos, para conseguir identificar qual atribuição pode ser direcionada para colaboradores com perfis específicos.

Por exemplo, imagine que você deseja transmitir a responsabilidade pela gestão da equipe de vendas para um dos seus colaboradores que pertencem a esse time. Nesse caso, é preciso conhecer bem o trabalho, para que possa identificar qual dos seus colaboradores tem um perfil mais adequado para assumi-la.

Se você não conhece as atividades, os fluxos de trabalhos realizados no seu negócio correm um sério risco de sofrer prejuízos consideráveis quanto a qualidade que vai ser entregue. Isso também pode gerar uma sobrecarga na sua jornada de trabalho, tendo em vista que você terá que assumir a posição e corrigir eventuais erros que tenham acontecido.

Escolha as tarefas a serem delegadas

Com base no que foi mencionado, também é fundamental que você escolha com cuidado as tarefas que serão delegadas. Alguns empresários confundem esse conceito e acreditam que a delegação de tarefas consiste em entregar a sua empresa na mão de seus colaboradores e deixar as coisas caminharem sozinhas.

Apesar de isso ser possível em segmentos muito específicos, não é disso que estamos tratando neste conteúdo. Existem algumas tarefas que não podem ser delegadas e que devem ser feitas por você. Imagine, por exemplo, o trabalho de relacionamento com um fornecedor importante, com o qual você conseguiu excelentes descontos por um longo período de tempo.

Nesse exemplo específico, colocar uma pessoa desconhecida para negociar com esse fornecedor a partir de determinado momento pode colocar em risco o seu relacionamento com ele. Além disso, existem empresas em que o empresário é o principal gerador de receita para o negócio.

Por exemplo, imagine uma confecção em que a empresária é a principal costureira e a razão número 1 de seus clientes gostarem daquelas peças. Muito da parte produtiva dessa empresa não poderá ser delegada. Afinal, os clientes têm interesse no trabalho específico da empreendedora, e não de um outro colaborador.

Por isso, é essencial ter muito cuidado na hora de delegar as tarefas e escolher aquelas que, efetivamente, podem ser transmitidas para outros colaboradores sem gerar prejuízos para as receitas da empresa, a organização administrativa e alguns tipos de relacionamento que ela tenha com outras empresas ou pessoas físicas.

Acompanhe o andamento

Depois de conhecer bem as tarefas que podem ser delegadas é importante acompanhar o andamento desse processo. Como você já sabe, não é possível transmitir tarefas para a sua equipe e acreditar que já está tudo certo.

Será preciso dedicar um tempo acompanhando de perto cada uma das tarefas delegadas e promover ajustes em algumas delas. É importante ter em mente que nem todo colaborador terá a mesma habilidade que você para determinadas funções. Nesse sentido, é importante entender que as pessoas têm uma curva de aprendizado até conseguirem executar uma tarefa com maestria. Por isso, nessa etapa, é importante o acompanhamento de cada um dos profissionais que receberam tarefas.

Colha e dê feedbacks

Por fim, também é importante que você colha feedbacks da sua equipe depois que o trabalho estiver funcionando de forma descentralizada Todos os colaboradores envolvidos devem ser ouvidos — tanto aqueles que receberam novas atribuições quanto os outros que se relacionam com eles.

Por exemplo, imagine que você passou a responsabilidade do setor financeiro da empresa para um colaborador. É importante ouvir o feedback desse funcionário que assumiu o posto, bem como dos outros que têm as suas atividades relacionadas com a dele.

Ilustrando melhor, você pode colher informações com o responsável pelo departamento de contas a receber ou a pagar, com alguns clientes ou fornecedores e até prestadores de serviços externos, como de contabilidade.

O foco não é fazer uma análise de desempenho desse colaborador no momento, mas, sim, entender se ele está adaptado à nova função e verificar a possibilidade de fazer ele passar por uma reciclagem para melhorar cada vez mais o seu trabalho nesse novo setor, sempre respeitando o tempo que cada pessoa precisa para se adaptar a uma nova realidade.

Seguindo estas dicas, você colocará em prática a delegação de tarefas, e a sua empresa sentirá os efeitos positivos que isso proporcionará, especialmente em relação ao foco nas questões estratégicas e nas questões que, efetivamente, geram resultados para o negócio.

Gostou deste artigo? Que tal aprender um pouco mais sobre um assunto relacionado a este que acabou de ler? Então, confira o post que preparamos. Nele, mostraremos como você pode melhorar o desempenho da sua equipe de vendas.