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Você sabe como dar feedback para a equipe de modo eficiente? Esse é um processo no qual as pessoas de uma equipe ajudam as outras a se desenvolver a partir das suas percepções. Essas percepções podem ser tanto positivas quanto negativas, e oferecer esse retorno contribui para que elas entendam em que estágio estão, onde podem chegar, quais são os pontos positivos para potencializar, entre outras questões.

Neste material, a gente explica mais detalhes sobre a importância dessa prática, dicas para dar feedback de forma eficiente, além de explicar quais são os componentes para um excelente feedback. Entenda!

Qual a importância do feedback para o time?

Inicialmente, apresentaremos alguns dos principais pontos que reforçam a importância do feedback para a equipe. Confira!

Melhoria para a gestão de pessoas

A melhoria para a gestão de pessoas é um dos principais tópicos que o feedback afeta positivamente. Quando há uma relação de transparência entre a liderança e o liderado, a pessoa tem mais segurança para executar as suas atividades, entende quais são os pontos de melhoria, além de saber no que ela manda bem para que possa potencializar.

No entanto, de acordo com um levantamento realizado pela FIA Employee Experience, cerca de 20% das pessoas no Brasil sentem que não recebem feedback o suficiente de sua gestão. Além disso, a cultura de feedback no país teve a pior avaliação entre os tópicos ligados à percepção das pessoas em relação às suas lideranças.

Por essa razão, mesmo tendo o entendimento dessa necessidade, muitas organizações ainda pecam quando nos referimos à cultura de feedback. Nesse sentido, entender como oferecer esse retorno, o fórum correto e os seus componentes é o primeiro passo para mudar esse cenário (e explicaremos mais adiante).

Monitoramento do processo de desenvolvimento

Vamos pensar como ocorre o processo de desenvolvimento considerado ideal em uma empresa: inicialmente, é feito o alinhamento de expectativas em torno dos comportamentos e resultados de um colaborador. O comportamento está ligado aos valores da organização, enquanto resultado se refere ao que ele precisa alcançar em sua função para que o negócio também alcance bons números.

Ao final desse ciclo, é hora de fazer uma avaliação desse desempenho. Trata-se do ápice desse processo, uma vez que vai identificar pontos de melhoria, pontos positivos, além de analisar dados que facilitam as tomadas de decisão, como promoção e demissão. Depois da avaliação, ocorre a devolutiva, na qual a liderança trará todas as questões para o time de forma individual.

A partir dos pontos de melhoria, é importante realizar um Plano de Desenvolvimento Individual para trabalhar os gargalos. O PDI só é efetivo quando há acompanhamento. E este é feito por meio de feedbacks contínuos sobre os planos de ação bem-sucedidos e aqueles que precisam ser melhorados.

Mais fluidez para a comunicação

Por meio do feedback, a empresa pode usufruir de maior fluidez da comunicação. Afinal, a gestão está continuamente acompanhando o desenvolvimento da equipe. Sempre que houver necessidade de melhorias, a liderança trará as suas percepções, de modo que apresente ao colaborador um norte sobre o trabalho que vem sendo executado.

É interessante fazer a seguinte alusão: o mapa de papel e o GPS têm a mesma função. Ambos vão mostrar para a pessoa o seu destino final. Porém, o GPS propõe mudanças de rota. Se a pessoa passa por algum lugar com muito trânsito ou ainda existe um trajeto mais rápido pelas melhores condições na estrada, isso será apresentado.

O feedback, nesse cenário, funciona como uma espécie de GPS. Sem ele, a pessoa também vai fazer as suas entregas. No entanto, a partir do momento que ela tem um retorno sobre as suas atividades, ela pode fazer desvios de rota para adequar o seu trabalho e ser mais efetivo nas demandas.

Otimização do tempo

Esse tópico está diretamente ligado com o exemplo anterior. A partir do momento que um colaborador conta com as percepções de suas lideranças em relação às atividades feitas, naturalmente o tempo é otimizado.

Com isso, as entregas que antes eram feitas em um período maior pelas dificuldades encontradas ao longo do percurso serão feitas sem muitos desafios, pois constantemente tem esse acompanhamento próximo.

Porém, vale destacar que oferecer feedback é diferente de microgerenciamento. Esse último ponto se refere ao controle mais rígido das entregas do colaborador sem oferecer autonomia. O feedback permite que haja destravas do processo: com o suporte da gestão e de outras pessoas da equipe identificar melhorias para que o trabalho seja executado de forma facilitada.

Como dar feedback de forma efetiva?

Agora que você já sabe um pouco mais sobre a importância do feedback para o negócio, chegou o momento de darmos algumas dicas úteis para colocar essa cultura em prática sabendo como dar um feedback construtivo.

1. Defina o que será abordado na reunião de feedback

O feedback exige preparação. Você até pode chegar em uma reunião em que oferecerá o retorno ao colaborador sem ter definido uma pauta previamente, mas ele tende a ficar confuso com o que foi trazido e sem uma visão de onde deve trabalhar para que as melhorias sejam percebidas a fim de entregas mais eficientes.

Por essa razão, antes das 1:1s (reuniões periódicas entre lideranças e liderados), sempre faça uma pauta. Entenda os pontos positivos daquela pessoa e quais são os aspectos que pode aperfeiçoar. Mas atenção: existe uma técnica chamada de feedback sanduíche que não é adequada nem aconselhada.

Trata-se de um tipo de feedback no qual a gestão vai chegar em um momento a sós com o liderado e trazer os pontos positivos observados ao longo do tempo (a primeira fatia do pão). Depois, traz os aspectos que podem ser melhorados (o recheio) e, por fim, reforça os pontos positivos (a outra fatia do pão).

Essa prática não é recomendada pelo fato de que os profissionais, com o tempo, facilmente identificam a conduta. Com isso, nem prestam atenção quando vêm os pontos positivos, uma vez que sabem que virá algo a ser aperfeiçoado logo em seguida. Além disso, profissionais experientes já conhecem essa prática e, muito antes de você vir com os pontos de melhoria, já terão a identificado, fazendo com que a liderança perca a credibilidade.

2. Crie um ambiente acolhedor

Dar feedback duro para a equipe nem sempre é uma tarefa fácil. Existem contextos, inclusive, que são naturalmente mais complexos, o que exige muita preparação por parte da liderança, e a necessidade de criar um ambiente acolhedor.

Assim, quando pensamos em como dar um feedback negativo, é sempre interessante criar um rapport logo de início, no qual a gestão (ou o colega) tem a oportunidade de fazer com que a pessoa se sinta bem e tranquila para aquela conversa.

Um outro ponto importante no que diz respeito a esse momento é o fato de que ele precisa ser imediato. Suponhamos que, em uma reunião, uma pessoa não tenha um comportamento adequado para aquele fórum. Se demorar a dar o feedback, corre-se o risco de ela nem se lembrar de qual era o contexto, por qual motivo ela teve um comportamento que não era considerado o ideal, entre outros pontos.

Justamente por isso, o ideal é que essa prática seja contínua na empresa. Com isso, sempre que uma pessoa receber um retorno, ela vai entender que faz parte da cultura do negócio e que é genuíno o interesse do outro com o seu desenvolvimento. Consequentemente, o ambiente fica acolhedor de forma natural.

3. Seja claro e preciso no seu discurso

Mais uma vez, recomendamos evitar ao máximo o feedback sanduíche. É importante que o discurso seja claro, coeso e objetivo. Não precisa dar muitas voltas para trazer os pontos de melhoria da pessoa. Pelo contrário, quanto mais direto for, melhor será para que ela entenda os seus pontos de desenvolvimento.

Por isso, o feedback precisa ser dado em um fórum privado. Nele, é possível trazer exemplos práticos, trazer tópicos de desenvolvimento que realmente façam sentido para a vivência daquele profissional e se colocar à disposição para auxiliar nesse processo.

4. Diga os pontos fortes e fracos do colaborador

Tanto para os pontos positivos quanto para os negativos, é interessante que a gestão traga para o colaborador por que eles são considerados bons ou ruins. Para dar mais embasamento, o ideal é que se alinhe com os valores do negócio.

Exemplo: suponhamos que, em um negócio, a colaboração esteja entre os principais valores. Em uma reunião, um colaborador assumiu uma função que não estava em seu escopo para auxiliar um colega durante uma apresentação. Dessa forma, ele representou na prática o valor da organização, de modo que colaborou para a execução de uma demanda mesmo não sendo diretamente sua responsabilidade.

Quando você faz essa associação, os ganhos são muitos. A pessoa vai entender em quais aspectos ela mandou bem ou não de acordo com o que a própria empresa prega. Além disso, é uma oportunidade de realmente vivenciar essas questões no dia a dia das equipes, de modo que as características não estejam apenas na teoria.

5. Escute as colocações do funcionário

Feedback é um momento em que você vai trazer as suas percepções. No entanto, também é interessante ouvir o que a pessoa tem a dizer.

Exemplo: do contrário do que trouxemos de situação hipotética no tópico acima, suponhamos que uma pessoa, ao deparar com uma dificuldade de um colega, não tenha se prontificado a ajudar em nada. E, ainda, tenha feito uma reunião remota com a câmera desligada (quando o indicado pela empresa é sempre com ela ligada) e respondido de forma ríspida quando foi questionado sobre algum tópico.

Como abordamos, o timing é essencial para o feedback. No dia seguinte, você, enquanto gestão, fornece essa percepção para o profissional, trazendo sugestões de melhoria para as próximas reuniões. Nesse momento, a pessoa retorna que estava passando por um dia muito difícil por uma má notícia que recebeu em sua família.

Isso é comum de acontecer. É importante entender essas particularidades e se colocar aberto para auxiliar sempre que situações assim ocorrerem. Existem maneiras de conciliar vida profissional e pessoal sem agir daquela maneira. Mas é preciso ter empatia e propor, sempre, sugestões.

6. Acompanhe o comportamento do colaborador posteriormente

Outro ponto de destaque que deve ser ressaltado é a importância de acompanhar o desenvolvimento do colaborador após o feedback. Nos tópicos anteriores, explicamos de forma breve o ciclo de desenvolvimento em uma empresa. Ao fornecer o feedback e criar um PDI, é preciso monitorar.

Entenda: suponhamos que um profissional tenha como ponto de melhoria a comunicação. Para isso, foi criado um projeto no qual o colaborador precisaria implementar um novo fluxo de processos para a sua área. Nesse sentido, era necessário que ele estivesse em constante diálogo com toda a equipe e, sempre que concluísse uma etapa, apresentasse para os colegas.

Ele desenvolveria a comunicação em dois momentos distintos: tanto para entender as prioridades de cada pessoa e como poderia alinhar com o seu projeto, como nas apresentações.

Para tornar mais precisos os resultados desse trabalho, o monitoramento se torna essencial. É preciso que a gestão esteja de perto entendendo os desafios que ele está enfrentando, quais são os cursos que ele está assistindo para ter uma comunicação mais fluida, quais foram os avanços, entre outros pontos.

Assim, as chances de ele ter sucesso no desenvolvimento aumentam consideravelmente, o que contribui de forma mais precisa para que os resultados do feedback sejam perceptíveis a todas as pessoas.

7. Não leve o feedback para o pessoal

No momento de dar o feedback, é importante que a gestão foque no comportamento ou na técnica que precisam ser aperfeiçoados. Exemplo: em vez de "você é uma pessoa muito ansiosa, por isso agiu dessa maneira", diga "o seu comportamento nessa reunião pela ansiedade fez com que a comunicação não estivesse fluida". Com isso, você focou em um contexto, e não nas características do receptor, o que contribui para que ele receba de maneira mais positiva.

Neste conteúdo, você pôde entender um pouco mais sobre como dar feedback de forma efetiva. Como vimos ao longo do material, trata-se de uma importante prática para o desenvolvimento de profissionais que impactarão diretamente os resultados do negócio.

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