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Wed Feb 01 21:16:12 BRT 2023
Pessoas | COMPORTAMENTO ORGANIZACIONAL
Elimine as reuniões sem sentido e produza mais

Reuven Gorsht ensina seis práticas para otimizar o seu tempo, planejar as atividades profissionais com mais eficiência e cumprir os objetivos e demandas.

· Atualizado em 01/02/2023
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Outro dia, minha filha de cinco anos me perguntou qual era meu plano para aquele dia. Eu disse a ela que iria trabalhar. “O que você faz lá, papai?”, ela perguntou em seu jeito inquisitivo de sempre. “Bom, eu tenho um monte de reuniões”, respondi. E logo veio uma questão que me baqueou: “Por que você sempre tem reuniões?”. Eu não tinha uma boa resposta.

Quando você faz parte de um time, líder ou não, reuniões são parte do dia a dia. Entretanto, na maioria das empresas, elas são um estilo de vida. É bem verdade que quanto mais sênior for sua posição, mais tempo você gasta com reuniões em vez de trabalho realmente produtivo. E como nem todas são criadas com antecedência e preparo, muitas delas tornam-se uma bela perda de tempo.

Tempo é basicamente a única coisa que ninguém tem sobrando. Muitos de nós sofremos para administrar nossos compromissos e alguns de nós chegamos ao ponto de olhar para a agenda e perceber que ela se parece cada vez mais com um jogo de Tetris.

Além disso, é estimado que 15% do tempo coletivo de uma organização seja gasto em reuniões – uma porcentagem que cresce todo ano, desde 2008. A revista da Harvard Business School criou uma calculadora simples para verificar o quanto custa, literalmente, para seu bolso cada reunião que sua empresa faz. Ela está em inglês e os cálculos são baseados em valores anuais. Mesmo se você não entender a língua, vale a pena dar uma olhada, só para se assustar um pouco com o tamanho do rombo.

Alguns meses atrás, fiz um experimento pessoal de reduzir a quantidade de reuniões na minha agenda e recuperar parte do meu tempo para dedicá-lo a esforços que efetivamente valem a pena.

Em quatro semanas nessa prática, eu consegui:

  • Evitar oito reuniões – redirecionando 6,5 horas para atividades de maior valor.
  • Encurtar seis reuniões – incentivando maior foco e leituras prévias e redirecionando 3,5 horas.

Para resumir, eu ganhei 10 horas, mais que um dia inteiro de trabalho, praticando princípios bem simples, que qualquer um pode implementar.

Algumas dessas medidas são de senso comum, é quase vergonhoso compartilhá-las, mas nós frequentemente não damos a devida importância a elas.

1. Questione o objetivo da reunião

Essa simples pergunta, quando você recebe o convite da reunião, já deixa todo mundo na mesma página. Quando marcar uma reunião, tirar alguns minutos para explicar onde queremos chegar com ela faz com que todos estejam focados nos resultados esperados e economiza um tempo considerável no início da conversa. Se você está recebendo um convite que parece ambíguo, educadamente questione.

Se a resposta não está clara, talvez a reunião não deveria acontecer.

2. Ela é necessária ou nós podemos cumprir nosso objetivo de outra forma?

Antes de enviar um convite na agenda de outras pessoas, pergunte-se se há outras maneiras de alcançar o que se espera. Você consegue obter inputs via e-mail? Você pode reunir um subgrupo ou falar individualmente com alguns envolvidos para resolver o problema?

3. Mantenha as reuniões pequenas

Já estive em conversas com dezenas de participantes e, francamente, elas são geralmente ineficientes e dominadas por duas ou três pessoas. Um estudo mostra que, quando o grupo já atingiu sete pessoas, a cada participante a mais é reduzida em 10% a probabilidade de se tomar decisões rápidas e executáveis. Quando você atinge 16 ou 17 pessoas, a efetividade da reunião já beira os 0%.

Reuniões pensadas para informar apenas um grande time são a exceção, principalmente de forma remota, mas se você espera um encontro produtivo com 25 pessoas em uma sala ou em uma call, é hora de repensar.

4. Mantenha seus objetivos em mente ao longo da conversa

Só porque uma reunião está marcada para durar uma hora, não significa que ela deve durar uma hora. Se seu objetivo foi alcançado antes do tempo programado, doe o resto do tempo de volta aos participantes. Todos agradecem.

5. Senso comum

O mais importante ao combater reuniões é aplicar o senso comum. Obviamente, reuniões têm um propósito, então use seu bom julgamento ao aplicar os princípios acima.

6. Bons modos

Você pode ser um pouco inconveniente ou está sempre atrasado para reuniões? Melhor repensar seu comportamento e considerar que o seu tempo tem o mesmo valor que o de todo mundo.

Além dessas dicas, há a possibilidade de reuniões remotas, que são a realidade do mundo do trabalho pós-pandemia. Hoje é muito comum ver pessoas em suas estações de trabalho participando de reuniões com seus colegas da mesma empresa e do mesmo departamento.

As dicas para reuniões remotas são levemente diferentes e você pode conferi-las bem aqui: Guia para conduzir boas reuniões a distância 

Conteúdo feito em parceria com a Endeavor Brasil.

Reuven Gorsht é Vice-Presidente Global de Customer Strategy na SAP e passou os últimos anos estudando como grandes empresas são desbancadas por iniciantes e como reagem os negócios que pensam diferente. 


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