A eficiência dos processos é algo imprescindível para as pequenas empresas. Com a automação de serviços, colaboradores e fornecedores conseguem simplificar etapas, processos e práticas diárias nos negócios. Os resultados não tardam a aparecer: mais produtividade, mais tempo e mais oportunidades para investir em novas estratégias. 

A implementação de tecnologias para automatizar os processos (compras, vendas, controle de estoques, cadastro de clientes, consultas, entre outros) faz parte da automação de serviços, que converte processos manuais tornando-os digitais e mais rápidos.

A automação de serviços nada mais é do que a implementação de ferramentas e soluções tecnológicas com o objetivo de simplificar, digitalizar, integrar e agilizar os processos internos.

Muitos empreendedores acreditam que a automação de uma empresa está relacionada apenas à aquisição de softwares ou equipamentos. Mas vai muito além disso! O processo de automação inicia-se pelo mapeamento e organização de cada modelo de negócio e implica na adoção de uma cultura de gerenciamento.

Nesse sentido, é importante ressaltar que automação e informatização são processos diferentes. Informatizar se refere à gestão das suas atividades diárias pela execução ou acompanhamento através de um computador ou dispositivo eletrônico. Por exemplo, a substituição do caderno de controle de fluxo de caixa pela planilha eletrônica ou a adoção de um software de gestão financeira é um processo de informatização. A automação, por sua vez, consiste na utilização de softwares e equipamentos para a execução de tarefas, antes feitas somente por humanos. Por exemplo, a adoção de um sistema de gestão automática de estoques, antes realizada manualmente e sujeita a falhas, é um processo de automação. 

A falta de planejamento da automação em serviços pode se transformar em prejuízo no médio prazo, tendo em vista que a instalação ou renovação de softwares, geralmente, tem custo elevado.

Lembre-se de que as tecnologias sozinhas não irão melhorar o seu atendimento, agilizar o seu fluxo de caixa ou controlar o seu estoque, por exemplo.

Para operacionalizar este processo e o fluxo organizacional, as tecnologias são apenas ferramentas e, como tal, precisam ser operadas por pessoas capacitadas, uma vez que cada modelo de negócio exigirá um conjunto de mudanças e regras, impactando a cultura organizacional. Capacitação é fundamental nesse processo de mudanças.

Com a automação, empresas de serviços podem desenvolver um sistema automático de controle, pelo qual os mecanismos verificam seu próprio funcionamento, efetuando medições e introduzindo correções, sem a necessidade de interferência humana.

É possível eliminar falhas na execução de tarefas, ter ganhos de produtividade e redução de custos quando se reduz erros e se otimiza a execução dos processos. Também pode ser muito vantajoso adotar ferramentas que aprimorem o marketing de relacionamento com os clientes, identificando preferências e tendências.

Há várias outras possibilidades de automação no setor de serviços, em geral seguindo o conceito de automatizar um processo que antes era feito com grande intervenção humana. Por exemplo:

• Sistema de controle de reservas e agendamento.
  
  
• Transferências automáticas de recursos, fundos ou bonificações.
  
  
• Terminais de ponto de venda.
  
  
• Cabines fotográficas automáticas.
  
  
• Monitoramento de temperaturas ou condições ideais.
  
  

Já sabemos que as ferramentas, por si só, não serão capazes de automatizar seu negócio. Por isso, é importante seguir os seguintes passos: levantar e mapear todos os processos que necessitam de automação; realizar um planejamento da implantação das ferramentas, definindo prioridades, recursos e responsáveis; pesquisar bons fornecedores que ofereçam suporte necessário, tanto na implantação quanto na resolução de falhas posteriores; treinar os colaboradores responsáveis para utilizar as ferramentas e engajá-los na nova rotina; monitorar os resultados e fazer os ajustes necessários.