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Sat May 06 14:53:54 BRT 2023
Empreendedorismo | GESTÃO
Saiba como combater a sobrecarga de trabalho

Pequenos empreendedores devem adotar medidas para descentralizar a administração e delegar tarefas quando a empresa está crescendo.

· 14/04/2023 · Atualizado em 06/05/2023
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Helena trabalhava em uma lanchonete, mas nunca abandonou o sonho de abrir o seu próprio negócio. Depois de alguns anos “ralando”, ela economizou um bom dinheiro, pediu as contas e abriu sua própria hamburgueria. 

No início, ela fazia tudo em casa, com a ajuda de sua irmã, Teresa. Em pouco tempo, o empreendimento se mostrou viável. Helena, então, resolveu alugar um local e contratar duas pessoas para ajudá-la no trabalho. Com muito esforço e propaganda boca a boca, sua hamburgueria não parava de crescer 

Um ano depois, ela já empregava dez pessoas e estava com uma clientela cada vez maior, com as vendas e o faturamento indo de vento em popa. Helena estava muito feliz, é claro, mas havia algo que a incomodava. 

Quando trabalhava como empregada, ela dividia seu tempo entre o trabalho, o lazer e os estudos. Pensava que, quando fosse dona do seu próprio negócio, teria pessoas trabalhando para ela e mais tempo para usar em suas atividades particulares, já que ela não teria de fazer mais tudo sozinha. 

No entanto, a empreendedora percebeu que ter uma equipe sob seu comando estava tornando seu trabalho mais difícil, não mais fácil. Helena se sente cada vez mais cansada e estressada. Em casa, nem seu gato a reconhece mais. 

“O que eu estou fazendo de errado?”, ela se perguntou. 

De fato, Helena “carregava o negócio nas costas”. Decidia sobre tudo na empresa. Atraso na entrega? Ela resolvia. Problemas com fornecedores? Lá estava ela. Na verdade, ela não se sentia segura para delegar tarefas a terceiros e, com isso, ficava sobrecarregada. 

O correto, à medida que a empresa crescia, seria delegar tarefas às pessoas da equipe, devidamente treinadas. Mas ela sempre ficava com um pé atrás. E se resolvessem de outra forma, e se não desse conta de carregar a tempo, e se atrasasse o pagamento, e se não conseguisse o desconto máximo?  

Tantos “e se” impediam Helena de confiar completamente nas pessoas que ela própria tinha contratado. Assim, ela centralizava tudo, ficando sem tempo até mesmo para treinar seus colaboradores.  

Helena, então, resolveu entrar em contato com o Sebrae e um consultor lhe mostrou o “caminho das pedras”. 

Primeiro, ele indicou as causas que provocam essa situação: 

  • Mentalidade de executor – Nos pequenos negócios, os empreendedores aprendem na raça como explorar uma oportunidade.  Só que, quando uma empresa cresce, ela precisa estabelecer processos para atender à demanda crescente. Mas muitas vezes, a empresa cresce e a mentalidade do empreendedor mantém-se naquela de execução.  
  • Comportamento centralizador – Pelo fato de o empreendedor saber de tudo desde o começo, sua experiência é ímpar. É natural que ele adote uma postura centralizadora, mas isso se torna impraticável com o crescimento da empresa.  
  • Planejamento baixo ou inexistente – De um ponto em diante do negócio, se não houver planejamento, será impossível ter um plano de crescimento sustentável e passível de ser executado.   

O Sebrae também deu dicas para Helena evitar a sobrecarga de trabalho. 

Quadros visuais – Visualizar as tarefas em quadros Kanban, por exemplo, permite manter o foco, poupar tempo e entregar os melhores resultados. E nem é preciso mais ficar colando uma série de post-its para acompanhar tudo na parede do seu local de trabalho.  

Em sistemas on-line, é possível delegar tarefas em quadros Kanban virtuais e ir personalizando os cartões conforme a sua necessidade. O Kanban pode ser aplicado para uma série de propósitos, desde o planejamento de projetos até a gestão do fluxo de vendas. 

Gerenciar o tempo das tarefas – Você pode estar dedicando um tempo muito grande a algo que não agrega nada para a produtividade. Ou, ainda, perdendo tempo com atividades que não valem tanto a pena. 

Portanto, rastreie o seu tempo com as tarefas e depois avalie os resultados. Assim, pode se propor limites e repensar a forma com que você vem conduzindo aquele trabalho. 

Delegar as tarefas – É normal os empreendedores resistirem a delegar tarefas. No entanto, é essencial pensar em repassar certas atividades para outros colaboradores, expandindo o time e o negócio. 

Automatizar o fluxo de trabalho – Enviar documentos, automaticamente, para um ciclo de aprovações, deixar um modelo de arquivo pronto somente para ser preenchido de maneira personalizada – tudo isso pode ser feito por um software. 

Lista de prioridades – Fazer uma lista do que é mais importante e o que tem menos prioridade fará uma imensa diferença no seu dia a dia. 

Recusar projetos que você não poderá concluir – Às vezes é preciso recusar certas tarefas para não comprometer a qualidade do serviço. 

Gerenciar as tarefas digitalmente – Como os papéis já são algo do passado, gerenciar os projetos e as tarefas on-line surge como a solução mais plausível para evitar sobrecarga de trabalho. 

Helena aprendeu, então, que evitar a sobrecarga de trabalho é fundamental para o desenvolvimento da empresa, tanto para ela quanto para seus colaboradores. 

Saiba mais:

O que impede a produtividade no trabalho 

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