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Uma das grandes questões que preocupa o empreendedor de qualquer ramo do varejo é a perda. Quanto mais bem administrada, melhor o resultado final do negócio.

Para manter um negócio de sucesso, o empresário precisa estar preparado para qualquer tipo de situação adversa em sua empresa, que pode resultar futuramente em redução de lucros. Todas as interferências negativas no varejo são consideradas perdas. E estas perdas podem ter as mais variadas origens, como você pode ver a seguir:

Principais tipos de perdas no varejo

• Perdas comerciais: ocorrem quando o produto não está disponível para venda. Seja por embalagens inadequadas, falha na reposição do produto na loja ou atraso na entrega do fornecedor.
• Perdas administrativas: são falhas no gerenciamento da operação da loja. As principais causas são: erro de precificação, erros de cadastro, desperdícios de recursos (como água e energia), deficiências na gestão de compras e estoques, dimensionamento incorreto dos recursos humanos para a operação da loja.
• Perdas de produtividade: acontecem por erros na equipe, como demora no atendimento, desperdício de tempo e recursos em tarefas redundantes, retrabalho.
• Perdas financeiras: são, principalmente, decorrentes de assaltos e roubos (internos e externos), deficiências nos meios de pagamento e oferta de crédito, inadimplência e fraude.
• Perdas nas operações: são erros acontecidos no armazenamento, exposição, movimentação inadequada de produtos, falhas no recebimento de mercadorias e falhas na operação de checagem.

No entanto, com a correta gestão do seu negócio, e com um bom treinamento da sua equipe, é possível evitar cenários indesejáveis.

Confira a seguir informações e medidas que podem ser adotadas pelo empreendedor para trabalhar a redução de perdas.

Cuidados iniciais

Antes mesmo de abrir o seu negócio, o empresário deve observar a localização do empreendimento, o layout da loja, os tipos de móveis e expositores, assim como os dispositivos de segurança. Confira a seguir dicas para cada um destes itens:

Localização

Faça uma pesquisa prévia sobre a incidência de furtos e roubos na região na qual localiza-se o imóvel onde você pretende instalar o negócio. Veja se há iluminação na rua, proximidade de delegacias ou postos da polícia, além de facilidade de acesso e visibilidade do estabelecimento.

Layout

A organização da loja precisa ser pensada de forma que não atrapalhe o fluxo de clientes e que os aproxime do maior número de produtos possível. Porém, esse layout também precisa ser pensado para permitir uma boa visualização de toda a loja. Isso ajuda muito na prevenção de perdas. Pontos cegos ou encobertos no layout são ruins para a venda de produtos e favoráveis a prejuízos decorrentes de furtos.

Tipos de móveis e expositores

A escolha do mobiliário e expositores deve seguir a mesma regra do layout. Elementos muito altos ou que dificultem a visualização devem ser evitados. A escolha do mobiliário deve ser considerada também na exposição e armazenamento. Produtos expostos ou armazenados de maneira inadequada facilitam a perda por quebra ou dificuldade de acesso pelo cliente.

Dispositivos de segurança

No mercado, há grande variedade de dispositivos de segurança que o empreendedor pode escolher de acordo com o produto oferecido. Os mais comuns são o sistema de câmeras de vigilância (CFTV) e os diversos tipos de etiquetas e antenas de alarme.

Perdas na operação

Observe as informações e orientações abaixo para evitar perdas na operação de seu negócio:

Recebimento e armazenamento de mercadorias

O recebimento de mercadorias é um momento muito propício a perdas. Por isso, é importante que haja a conferência do material com o quê está indicado na nota fiscal. Além disso, a entrega deve ser supervisionada por funcionários treinados para essa tarefa a fim de que não haja furtos, danificações ou extravios.

Recomenda-se que a conferência das mercadorias deva ocorrer em local separado do armazenamento. Além disso, a movimentação do material deve ser feita somente com a presença dos funcionários da loja. Os produtos recebidos devem ser contados e registrados no sistema de controle de estoque.

Após o recebimento, a preocupação deve ser com a correta armazenagem dos produtos. A área de estoque deve sempre estar limpa e organizada, para não permitir a danificação do material em estoque e facilitar o acesso durante a reposição dos produtos na loja. Estoque desorganizado favorece furtos e produtos escondidos, ou seja, estão no estoque, mas não são localizados, podendo até perder a validade, dependendo do produto.

Trocas e devoluções

Apesar de corriqueiras, as trocas e devoluções de mercadorias também merecem a devida atenção. A mercadoria devolvida precisa ser conduzida corretamente para os estoques da loja. Caso seja necessária, a devolução aos fornecedores deve ser feita após o registro.

A loja deve possuir sistema de trocas eficaz e supervisionado a fim de garantir que seja cumprida a política comercial de relacionamento com os clientes. Verifique se a mercadoria está em perfeitas condições para fazer a troca. Caso a mercadoria não esteja em condições, avalie a possibilidade de troca. Se você optar por negar a troca da mercadoria, explique com todo critério, pois pode haver a perda do cliente. Muitas vezes, é melhor perder a mercadoria, do que perder o cliente. Avalie, pontualmente, cada situação.

Inventário, rotinas e controles diários

O inventário é a melhor forma de prevenir perdas e identificar quais são as suas principais causas. Por isso, é necessário que o inventário seja feito periodicamente, comparando a quantidade vendida, a quantidade recebida e o que há no estoque. Esse relatório permite identificar, também, as áreas que merecem maior atenção.

Além dos inventários frequentes, é importante a introdução de rotinas diárias para a conferência de materiais expostos na loja. As rotinas diárias de conferência devem ser rápidas, porém, eficazes. Isso identifica potenciais rupturas, desorganização dos estoques e áreas de retaguarda.

Os melhores momentos para essa verificação são antes da abertura da loja, no meio do período do expediente e após o fechamento.

Prevenção de perdas

Conheça cinco passos essenciais para elaborar um sistema de prevenção de perdas em uma loja de varejo:

• Priorização do tema:o assunto deve ser abordado em reuniões com a equipe da loja e ter a mesma importância de outros temas, como o aumento de vendas, a redução de inadimplência ou custos. A implantação de um inventário encerra essa etapa.
• Mapeamento de processos, identificação de riscos e pontos de controle: após a implementação do inventário, o empresário deve identificar junto com a sua equipe quais são os pontos de riscos que mais demandam atenção e quais são os melhores. Se necessário, deve-se contratar um profissional especializado em prevenção de perdas para auxiliá-lo nessa etapa. A elaboração do mapa de riscos e a implementação de controles finalizam essa etapa.
• Estudo e implantação de dispositivos de prevenção de perdas: com o mapa de riscos já elaborado, busque - entre as empresas especializadas em segurança - alternativa que seja viável ao seu tipo negócio e na sua situação de perdas. Leve em consideração a arquitetura do seu estabelecimento e o orçamento. Nem sempre um sistema muito sofisticado ou um investimento muito grande é diretamente proporcional ao lucro com a redução de perdas.
• Treinamento da equipe: uma equipe bem treinada é fundamental para a eficácia do sistema de prevenção de perdas. Depois da implementação, a equipe deve ser treinada novamente para garantir que não haja pontos falhos na execução. A cada atualização, a equipe deverá ser orientada. Um sistema sofisticado só é válido se a equipe estiver preparada para utilizá-lo. Além disso, é fundamental estipular política de premiação pela redução de perdas, no lugar de punição pela sua ocorrência.
• Definições de metas e campanha de incentivo: após os passos anteriores, o próximo é a implementação de metas e a recompensa adequada ao atingi-las. Tanto a meta, quanto a premiação devem ser associadas à redução das perdas.

• Pergunte sempre ao cliente se ele encontrou tudo o que procurava. Essa informação deve ser registrada e trabalhada. Se muitas pessoas não encontram o mesmo produto, ele pode estar mal exposto. Observe também que esse produto deve estar apresentando um giro baixo. Experimente expor o item em outro local, ou associado ao seu produto complementar para impulsionar o giro da mercadoria. Se várias pessoas pedem também determinada marca e/ou produto que não faz parte do portfólio, pode-se avaliar sua introdução;
• Faça inspeções periódicas na sua loja, observando se a mercadoria está bem organizada e preservada. Procure furos, caixas empilhadas além do recomendável, mercadorias em lugares inadequados, datas de vencimento expiradas etc.;
• Fique alerta aos furtos. Quanto mais caros os produtos comercializados, mais visada a loja é. Produtos pequenos e de alto valor chamam mais a atenção. Promoções aumentam o fluxo da loja, aumentando a exposição a furtos. O autosserviço também deve ser observado. Essa prática favorece a venda, mas os furtos também são mais frequentes;
• Os produtos com datas de validade mais próximas de vencer devem ser os primeiros a saír do estoque;
• Trabalhe mais com o estoque dos fornecedores e menos com seu próprio estoque. Estoques maiores precisam de mais manutenção, mais funcionários e mais espaço. Concentre no seu estoque somente as mercadorias que têm mais saída;
• Todas as lojas sem exceção possuem perdas. O nível aceitável de perda deve ser conhecido pelo empreendedor e precisa ser considerado na composição do preço final. As perdas naturais de cada negócio precisam ser consideradas, administradas e reduzidas.

Confira nossa publicação Prevenção de perdas no varejo e acesse o conteúdo completo sobre o assunto.