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Como esse método vai me ajudar?

Pagar as contas do fim do mês, não é uma tarefa nada fácil. Mas existem formas que podem ajudar você, a facilitar esse trabalho.

Uma delas, é o Controle de Contas a Pagar, um método financeiro, onde são registrados todos os pagamentos de uma empresa, ajudando a manter a lucratividade. 

Para muitos empreendedores, principalmente no caso de quem viu o negócio crescer rapidamente e ainda não tem bastante experiência com a parte financeira, o controle de contas a pagar representa um gargalo na administração empresarial. 

Mas, é necessário ter em mente que esse também é um ponto que vai fazer toda a diferença e é indispensável para a saúde do seu negócio. 

É preciso lembrar também que o problema não é o surgimento de dívidas, sendo comum em qualquer negócio e na maioria das vezes acontece, seja em empresas grandes ou pequenas.

O problema real é não saber como gerenciar as dívidas e deixar que elas se tornem uma bola de neve.

Contrair dívidas como empréstimos é algo bastante comum, mas os juros devem ser controlados.

É preciso ter em mente que esse valor deve ser utilizado para multiplicar as suas finanças e não puxar o seu negócio ladeira abaixo.

Segundo o Administrar On-line, empresa que disponibiliza dicas de gestão financeira por profissionais do ramo, fazer estes cálculos evita gastos sem necessidade, como pagamento de juros, multas e outras despesas. 

Você deve colocar na sua planilha os gastos que vão acontecer futuramente e que já estão agendadas, e até mesmo as imprevisíveis, mas que você imagina que podem ocorrer, afinal de contas nunca se sabe quando você vai precisar de uma ajudinha extra.

O controle de contas a pagar possibilita a identificação dos seguintes elementos:

Monitoramento de todas as obrigações a pagar:

É necessário fazer um levantamento de todas as contas que você precisa pagar mensalmente. Não dá para deixar para o mês seguinte esse tipo de dívida, pois essa prática pode resultar em um acúmulo difícil de controlar.

Prioridade aos pagamentos, na hipótese de dificuldade financeira:

Se são tempos difíceis para a sua empresa, não dá para ficar gastando com coisas que estão além das despesas necessárias, o supérfluo pode sair caro e resultar em mais dívidas.

Não permita a perda de prazo, para conseguir descontos:

Quem não gosta de desconto não é mesmo?

É bom ficar sempre atento para não perder esse tipo de benefício.

Pagar as contas em dia é sempre a melhor opção!

Não permita a perda de prazo, de forma que implique no pagamento de multa e juros:

Nesse caso, a situação só fica ainda pior, por isso, fique sempre atento as datas de pagamento das contas.

Forneça informações para elaboração do fluxo de caixa:

Um bom gerenciamento da empresa não se limita apenas aos cuidados com os custos da Receita.

É muito importante monitorar a entrada e saída de dinheiro e construir uma base de informações, que podem ajudar a prever e se antecipar em situações de risco.

Conciliação com os saldos contábeis:

A conciliação é uma forma de acompanhamento mensal, semestral ou anual que registra todos os valores creditados ou debitados da planilha contábil da empresa.

Com os relatórios é possível fazer comparações e obter melhores resultados financeiros.

Um relatório de empréstimo com a atualização de juros é um exemplo de demonstrativo para conciliação com os saldos contábeis. 

Demonstração

Para você entender melhor como o sistema de contas a pagar funciona, nós separamos para você uma demonstração de como organizar o Controle de Contas a Pagar, com os dados abaixo:

• 31/08 conta de luz conforme NF008 no valor R$ 800,00;
• Em Compra do Armazém Bicudo Ltda., 01/09 no valor de R$ 1.200,00, com vencimento em 01/09 da duplicata 008;
• Em Compra do Armazém Bigode Grande Ltda. no dia 01/09 no valor de R$ 1.500,00, com vencimento da duplicata n.º 003 para o dia 15/09;
• Em Compra do Armazém Bicho do Mato Ltda. no dia 20/09 no valor de R$ 890,00, com vencimento da duplicata n.º 012 para o dia 20/09;
• Em Compra do Armazém Bicudo Ltda. no dia 03/08 no valor de R$ 450,00, com vencimento da duplicata n.º 168 para 05/09;
• Compra da Teixeira e Sá Ltda. no dia 04/08 no valor de R$ 380,00, com vencimento da duplicata n.º 047 para 10/09;
• 31/08 folha de pagamento do mês de agosto no valor R$ 5.000,00.

Pagamentos

Agora, você vai inserir do lado direito da planilha, seus pagamentos, que de forma geral, é o principal objetivo para ter o controle e registro do que está sendo gasto e os descontos que podem ser adquiridos, dependendo da data de débito da conta, o que pode refletir em uma margem de lucro no fim do mês. 

Veja abaixo: 

• Até o dia 03/10 ocorreram os seguintes pagamentos:
• Em 01/09 foi pago a conta de luz;
• Em 15/09 foi pago a duplicata 003 do Armazém Bicudo;
• Em 18/09 foi pago a duplicata n.º 009 do Armazém Bigode Grande;
• Em 20/09 foi pago a duplicata n.º 012 do Armazém Bicho do Mato
• Em 27/09 foi pago a duplicata n.º 026 do Armazém Bicudo no valor de R$ 1.220,00, com juros.
• Em 20/09 foi pago a duplicata n.º 030 do Armazém Boca Louco
• Em 03/10 foi quitada a folha de pagamento.

Abaixo, o modelo utilizado para a tabela de gastos da empresa que realizou as compras e pagamentos, respectivamente: 

Empresa: Minibox São Tomé                                                                      

Mês: Outubro

Resultados

Através deste relatório, é possível ter todos os compromissos da empresa controlados, fornecendo ao administrador a possibilidade de verificar todos os seus compromissos por: fornecedor, tipo de pagamento, títulos a pagar e títulos pagos, duplicatas em atraso e em qualquer intervalo de datas. 

Fique de olho nas dicas de controle!

É comum nas pequenas empresas que o proprietário dê mais atenção às operações diárias de compra e/ou produção e venda, em detrimento da organização administrativa.

Mas, lembre-se, quem tem o controle da empresa administra melhor, e assim pode conseguir maiores resultados. 

Use ferramentas para garantir que todas as contas, prazos e valores de débitos sejam registrados.

Concentrando-as em um só espaço, o trabalho de gerência será muito mais eficiente. 

Se você ainda tem dificuldade quando se fala em controle financeiro, uma dica boa e procurar consultorias e cursos de qualificação.

O Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) de Minas Gerais elaborou o Manual Como Elaborar Controles Financeiros, com várias dicas sobre o assunto. 

Segundo o documento, o que mais gera problemas nas finanças é justamente a falta de controles gerenciais e informações básicas para a gestão de capital de giro, que engloba estoque, contas a receber e contas a pagar, além de compras e gastos.

Sem essas informações, o microempreendedor trabalha como se estivesse “de olhos fechados”.

Essa atitude acaba provocando um permanente aperto financeiro, segundo a cartilha.

Essa situação torna cada vez mais difícil administrar as finanças da empresa e o empreendedor acaba dedicando todo o seu tempo e esforço para reparar danos.

Por outro lado, você já consegue imaginar como é a realidade de uma empresa que toma suas decisões com base em planejamento e com condições favoráveis?

À medida que todos os cuidados de monitoramento e registro da saída e entrada de valores de uma empresa são tomados, é possível que o próprio microempreendedor consiga solucionar problemas pequenos e evitar que eles se tornem mais complicados em um futuro próximo.

A palavra de lei é aprimorar a gestão financeira e torná-la uma tarefa mais simples.

Você pode obter grandes mudanças no saldo da sua conta bancária em pouco tempo, desde faça um bom planejamento dos valores a pagar por meio do monitoramento correto das finanças de sua empresa.

E não esqueça: Evite se comprometer com dívidas, não gaste mais do que você possui, e facilite as formas de pagamento.

Ser flexível pode ajudar a atrair mais clientes e mantê-los sempre em busca dos seus serviços. 

O Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas no Amapá apoia os pequenos negócios. Procure nossos consultores, é uma grande satisfação poder te ajudar a crescer ainda mais.