Dicas infalíveis de como otimizar o seu tempo

Planejamento | FERRAMENTAS DE PLANEJAMENTO

Dicas infalíveis de como otimizar o seu tempo

O conteúdo aborda sobre a gestão do tempo e sua importância para a vida pessoal e trabalho. Apresenta dicas e sugere ferramentas.

Lailla Oliveira

4 min de leitura · Atualizado em 26/09/2023

Aprenda a otimizar seu tempo no trabalho

Trabalhar e ter tempo para outras atividades que você valoriza é resultado de organização e gestão das atividades desenvolvidas pelo empreendedor.

O tempo é um recurso que não se pode substituir. Por isso, a gestão do tempo é importante quando aplicada aos negócios

Dê uma olhada nas dicas que preparamos e aprenda como otimizar o seu tempo no trabalho.

Otimizar significa tornar ótimo, é extrair o melhor rendimento possível no que concerne qualquer área de atividade.

Para isso é necessário estar atento para empregar técnicas e selecionar as melhores alternativas a fim de atingir um objetivo determinado.

Fique atento às dicas

Valorize seu tempo, planeja-se!

Parece impossível encaixar todas as atividades do seu trabalho na jornada do dia a dia? Tudo isso é sinal de que é preciso melhorar a organização de tempo.

Enquanto muitas pessoas estão dormindo, pessoas que buscam sucesso no trabalho já estão de pé e resolvendo um monte de coisas.

Desta forma, você deve:

Priorizar o que fazer primeiro! Trabalhe com prioridades;
Descubra em qual horário você produz mais;
Considere importantes as coisas que te ajudam a atingir objetivos e resultados esperados, dê prioridade para as que possuem prazo limite próximo.
Descanse a mente. Trabalhar direto e sem pausas não vão te fazer mais eficiente e produtivo, na realidade, o que pode acontecer é exatamente o contrário.
Reduza o estresse.

Mas lembre-se que nem sempre o que é urgente contribuirá mais com os resultados esperados, e nem sempre o que contribui com os resultados é urgente.

Nesse ponto a satisfação de terminar tarefas importantes trará sensações positivas de produtividade, que ajudarão a continuar com as tarefas seguintes.

Estipule tarefas

Você saberia dizer quais são as suas demandas mais urgentes e as que podem ser postergadas? Tratar as tarefas e classificá-las quanto ao grau de urgência é um passo importante para aproveitar melhor o tempo e ser mais produtivo.

Para facilitar você pode fazer uso de uma planilha, sistema e/ou aplicativo que te ajude a organizar as tarefas do dia a dia. Crie a seguinte classificação:

Urgentes — as que precisam ser feitas “pra ontem” têm sempre prioridade;
Importantes — devem receber maior atenção, pois se atrasarem, poderão gerar prejuízos;
Circunstanciais — demandas que surgem com certa regularidade, mas que não consomem muito tempo ou não precisam ser resolvidas rapidamente.

Em se tratando de tarefas, é importante também que você saiba delegar atividades à sua equipe para manter o fluxo de trabalho.

Principalmente se você exerce cargos e posições de chefia, absorver tarefas que não dizem respeito à sua posição parece algo normal.

Confie em quem trabalha com você e passe atividades para as pessoas mais capacitadas no momento para realizá-las.

Assim, você garante mais tempo para suas reais atribuições e também demonstrará confiança nos colegas.

Mantenha a organização

Além de dar uma péssima impressão, uma mesa bagunçada não tem como otimizar o tempo no trabalho.

Pelo contrário: o tempo que você gasta procurando papéis e relatórios, formulários ou notas, não é um bom exemplo de organização.

Essa desorganização pode ser muito onerosa, principalmente quando você precisa enviar o mais rápido possível uma proposta comercial.

Seria muito melhor dedicar alguns minutinhos, todo dia, antes de sair do trabalho, para dar uma organizada na mesa.

O mesmo vale para seu computador, seu e-mail. Organize tudo em pastas com nomes adequados. Pois, acredite!

A organização da sua mesa e do seu computador reflete a sua organização interior.

Mantenha o foco

Desconectar-se do que não é necessário é muito bom para promover uma imersão no trabalho e garantir que seus esforços serão gastos com tarefas que contribuirão para os seus resultados.

Entretanto isso é resultado de muito autoconhecimento, é importante ter tempo para verificar informações na internet e nas redes sociais, mas o tempo investido nestes momentos tem que ser planejados para não interferir na produtividade.

Então fique distante das distrações, elas podem ser as principais razões entre você e os resultados da empresa. Concentre-se no que deve ser feito sem demora.

Atitudes como as listadas abaixo podem fazer a diferença no final do seu dia:

Deixar redes sociais de lado;
Silenciar os alertas e/ou bloquear as notificações de aplicativos que aparecem com maior frequência;
Desligar o celular;
Avisar as pessoas da sua indisponibilidade;

Ações que te desconectem do mundo externo são ótimas opções para garantir o foco nas atividades que precisam ser feitas eproporcionam melhor desempenho em busca dos seus objetivos.

Use a tecnologia a favor do seu trabalho

A tecnologia é uma excelente aliada para quem busca agilizar o tempo no trabalho.

Mas fique ciente, é preciso saber usá-la a favor de otimizar seu tempo e trabalho.
Existem muitas ferramentas para gestão de tempo. Há quem prefira, inclusive, adotar planners impressos, agendas e outros recursos. Porém, os aplicativos são opções práticas e acessíveis no mundo digital em que vivemos.
Veja abaixo algumas dicas de aplicativos para gestão do tempo:

Timely;
My Minutes;
Evernote;
Todoist;
Any.do
Free Time
Google keep
Google Agenda
Harvest
Pomodoro Timer
Rescue Time
Trello
Clokify
Notion

Saiba mais

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Tags GESTÃO DO TEMPO PLANEJAMENTO ORGANIZAÇÃO PRODUTIVIDADE

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Monte um plano de negócio fácil e simples

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Sat Apr 12 00:04:59 BRT 2025

Artigo / Planejamento

Como o planejamento tem impacto sobre o seu sucesso

A natureza do planejamento O planejamento é definido como o ato ou processo de estabelecer ou manter metas, políticas e procedimentos para seu trabalho. Uma empresa sem planejamento pode levar seu negócio ao fracasso devido às alterações que ocorrem durante processo que não foram planejados. Habilidades de planejamento são habilidades de sobrevivência para pessoas muito ocupadas, dando condições de traçar um mapa esquemático do curso de projeto com sucesso, montando um passo a passo e, dessa forma, servindo como um guia até sua conclusão. Focando nas oportunidades que apareçam em seu caminho. Para ter habilidades de planejamento isso requer avaliação lógica de projetos e problemas. A lógica chama você para olhar e pensar desde o plano mais amplo até o plano menor. Quando for traçar um projeto, você deverá olhar para as metas como um todo, as grandes ramificações e os recursos de que vai precisar. O planejamento ajuda você a realizar mais com menos O empreendedor de sucesso é aquele que melhor se adapta aos desafios e sabe planejar. Habilidade de planejamento: Previsão, priorização, análises de pareto. O maior cliente da empresa quer que melhore nosso tempo de entrega em dois dias, sem afetar nosso preço. Habilidades de planejamento: Análise de sistemas e processos, ajuste de objetivos, planejamento estratégico. Dois funcionários estão doentes e já é tarde para chamar outros para substituí-los. Habilidades de planejamento: Plano de contingência, redefinição de tarefas, verificação dos avanços. Estamos em um ponto crítico do projeto, se tomarmos uma decisão errada, estaremos fora... Habilidades de planejamento: Definição da visão geral e das metas, análises do caminho crítico, simulações/previsões. Essas e outras habilidades de planejamento permitem manipular melhor as demandas difíceis que estão à frente, assim aprendendo mais com menos. Suas habilidades de planejamento influenciam a produtividade dos outros. Quanto mais efetivamente você planeja seu trabalho, mais claramente seus funcionários entenderão o que espera deles. A falta de metas e responsabilidades claras é frustrante os colocam em desvantagem. Antes de começar um projeto ou atribuição, você deverá ter uma ideia geral de como isso afetará os outros, será necessária uma reavaliação quando houver uma alteração no ambiente de trabalho uma reavaliação sempre será necessária. Estabeleça padrões altos para obter qualidades no desempenho dos seus projetos, assim você estará mais próximo de alcançar o topo da qualidade e um desempenho superior em outros projetos. Quer saber mais sobre planejamento? Procure o Portal Sebrae no Amapá e consulte uma assessoria para seu negócio.

Mon Mar 17 11:44:17 BRT 2025

Artigo / Planejamento

Como tornar sua indústria de calçados mais sustentável

Sustentabilidade é mais do que adotar o marketing verde para atrair clientes. A empresa que investe no meio ambiente e na sociedade evita multas, cultiva uma imagem positiva no mercado, diminui custos e cria um público de consumidores mais satisfeitos. Diminuir o impacto causado na natureza e retribuir à comunidade é mais do que uma responsabilidade social ou uma obrigação legal – é um bom negócio! Amplie a lista de fornecedores Quando você opta por ter uma lista maior de fornecedores que vendam produtos ou matéria-prima de origem responsável, a sua empresa não terá problemas com estoque de insumos, principalmente quando há necessidade de fabricar um produto mais diferenciado. Disponha calçados com matérias recicladas Esta é uma ótima forma de conservar matéria-prima e ainda agregar valor à marca Itens como cadarços, plásticos e borrachas podem ser fabricados com material reciclado.

Mon Mar 17 11:44:17 BRT 2025

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Preparando-se para negociar

Prepare-se para negociar Primordialmente estar pronto para negociar significa estudar. Quando for entrar em uma negociação, informe-se, o quanto for possível, isso significa preparar-se emocionalmente para entender a outra pessoa. Focar no interesse principal do seu cliente, entenda os motivos, evite suposições, conheça a especificidade do objetivo que você está negociando. Conheça a si mesmo Faça uma auto-avaliação. Pergunte-se: O que eu quero além dessa negociação? Como eu me comporto? O que eu quero? Algo haver com “quem eu sou profissionalmente?” e com “o que eu quero na vida?” Minhas expectativas são realistas para essa situação? Avalie as reais razões o porquê você está negociando. O que você está negociando condiz com seu código moral, ético e profissional? Isso lhe dá mais do que você deseja? Você pode viver decentemente se não conseguir o que quer? Essas perguntas vão ajudar você a ter determinação na sua negociação. Avalie-se como você se comportaria ao final da negociação Como me comportaria se eu conseguir o que quero? Como me comportaria se eu não conseguisse o que eu almejava? O que estou querendo estabelecer? Visualize essas reações e o quanto será bom para você conseguir o que quer. Pergunte sempre para você mesmo, o que aconteceria se eu não conseguisse o que imaginei, qual seria sua reação? Determine seu limite para seu compromisso. Imagine o que iria acontecer se você saísse sem resultados bons da negociação. Essas etapas vão ajudar você a se preparar a entender melhor a si mesmo, e como se comunicar com seu cliente. Prepare uma lista de alternativas que você julga aceitáveis. Tendo isso claro na mente, você não se sentirá em uma armadilha. Liste seus interesses. Você deve se confinar em uma posição rígida. Pode ficar surpreso ao descobrir que seus interesses podem ser alcançados de diferentes maneiras por pessoas diferentes. Junte material de suporte que possa ajudar a explicar suas necessidades. Conheça seu cliente Analise a personalidade daqueles com quem você vai negociar. Determine quais são seus interesses e como eles abordarão a negociação. Se seu cliente estiver disposto a falar, escute-o ativamente. Os caminhos para escutar ativamente são: Limite sua fala, escute mais do que fale; Sintonize-se no seu cliente, concentre-se nele e nada mais além disso. Deixe o perceber que é importante; Esteja interessado e demonstre interesse; Faça perguntas para esclarecimentos, com sinceridade, mas não interrompa a fala do cliente; Contenha sua ansiedade e não tire conclusão precipitada; Escute ideias e não só palavras; Desligue-se de suas preocupações. Procurar ser entendido ou pensar no que você vai dizer a seguir pode interferir na sua escuta; Reaja às ideias e não a pessoa. Separe a pessoa do problema e dê sua solução; Peça feedback (retorno), faça perguntas enquanto você fala; Observe a linguagem não verbal. Esteja alerta para o que a outra parte comunica e qual é o retorno não verbal que você está dando a ela. Evite suposições É importante evitar suposições negativas sobre os outros, especialmente referentes à credibilidade, valores, atitudes, e comportamento. Enfoque os interesses Apesar de estar concentrado em entender o que move você e outros, seu objetivo primários e focar-se nos interesses das pessoas envolvidas e não em suas posições. Você determina o resultado fazendo todo esse processo. Isso vai resultar em aprender o máximo possível sobre si mesmo e sobre seu cliente. Focalize as coisas que interessam mais do que as posições, você pode satisfazer as necessidades de qualquer um cliente. Procure no Sebrae consultorias que ajudarão você nesse processo de negociação. /** * RECOMMENDED CONFIGURATION VARIABLES: EDIT AND UNCOMMENT THE SECTION BELOW TO INSERT DYNAMIC VALUES FROM YOUR PLATFORM OR CMS. * LEARN WHY DEFINING THESE VARIABLES IS IMPORTANT: https://disqus.com/admin/universalcode/#configuration-variables*/ /* var disqus_config = function () { this.page.url = PAGE_URL; // Replace PAGE_URL with your page's canonical URL variable this.page.identifier = PAGE_IDENTIFIER; // Replace PAGE_IDENTIFIER with your page's unique identifier variable }; */ (function() { // DON'T EDIT BELOW THIS LINE var d = document, s = d.createElement('script'); s.src = 'https://www-ap-sebrae-com-br.disqus.com/embed.js'; s.setAttribute('data-timestamp', +new Date()); (d.head || d.body).appendChild(s);

Mon Mar 17 11:44:17 BRT 2025

Artigo / Planejamento

Passo a passo de como implantar a solução de gestão de qualidade

Permanecer no mercado com sucesso é uma missão difícil para qualquer empresa, e requer alguns cuidados, o mais importante deles é cuidar da gestão de sua empresa. Nesse ponto manter o foco na qualidade do gerenciamento e controle de uma empresa é a chave do sucesso. Portanto, saiba como envolver seus colaboradores, definir produtos e processos, definir quais indicadores apontarão para o controle de qualidade de seus serviços e produtos e assim implementar soluções na gestão de qualidade. Para isso montamos um passo a passo de como implantar a solução de gestão de qualidade Envolva todas as pessoas da sua empresa no processo A chave do sucesso para toda gestão de qualidade é que todos os colaboradores de sua empresa, devem ter um elo direto ou indireto com a qualidade, seja impactando na qualidade dos produtos ou dos processos de apoio para a produção/distribuição. Portanto, ao iniciar a implantação de um Sistema de Gestão da Qualidade, comunicação clara e treinamento constante são essenciais. É importante para o sucesso do projeto evidenciar a participação de todos e instigar a colaboração de seus funcionários para alcançar a melhoria contínua e a qualidade total na sua empresa. Para isso, uma etapa de sensibilização ao início da implantação costuma ser eficiente, além disso, algumas empresas costumam beneficiar funcionários que trazem novas ideias e melhorias aos processos que são incorporadas e contribuem para o sucesso da empresa. Defina os produtos e processos que têm mais impacto no seu negócio Para empresas que possuem um mix de produtos muito extenso, implantar um Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ) em todos simultaneamente é uma tarefa extremamente complexa, portanto, na maioria dos casos, é necessário selecionar os produtos ou família de produtos que vão ter maior impacto no sucesso da empresa, normalmente são os que representam o maior volume comercializado ou aqueles que geram mais faturamento para sua empresa, uma ferramenta muito utilizada para esse fim é a Curva ABC. *Curva ABC - A curva ABC é um método de classificação de informações, para que separem os itens de maior importância ou impacto. Para administração é utilizado na gestão de estoques e resultados que poderão ser definidos pela análise e aplicação correta dos dados fornecidos com a curva ABC. Indicadores, a tradução da qualidade dos seus produtos e processos Agora, chegou o momento de definir quais os indicadores mais importantes a ser medidos nos seus produtos e processos, por exemplo: Produtos: Grau brix, defeitos, calibre, maturação, podridão, etc. Processos: Temperatura da câmera fria, peso médio das caixas, preços de compra e venda, entre outros. Uma das prioridades aqui é não pecar pelo exagero, não adianta ter indicadores demais e não conseguir controlá-los posteriormente, portanto, tenha cuidado para não exagerar no número de indicadores e em sua complexidade e, principalmente, os indicadores devem atender às exigências do seu cliente! Defina o método de coleta da informação De quanto em quanto tempo serão coletados os indicadores? Coletas mais frequentes, traduzem resultados mais confiáveis, porém, consequentemente, custam mais caro. A coleta será feita de forma manual ou automatizada? Para a coleta manual, serão necessários mais funcionários, mais horas de trabalho e as informações estarão armazenadas de maneira menos segura. Já a coleta automatizada facilita o fluxo de informação, dando maior agilidade ao processo e garante maior segurança para as informações de sua empresa. E para essa decisão os principais argumentos estão no seu próprio negócio: Qual o tamanho da sua produção? Qual o nível de detalhe da informação desejado? Quantos funcionários estão treinados para realizar o controle de qualidade? Essa análise possibilitará tomar a decisão mais adequada a realidade de sua empresa. Controle o desempenho dos seus indicadores Agora que temos a informação disponível, é necessário definir: Quem será o responsável pelo acompanhamento dos indicadores? Qual periodicidade devem ser acompanhados? Quais ações são tomadas quando os indicadores estiverem fora do controle? Para um acompanhamento mais eficiente, um sistema que atualize e notifique as ocorrências, facilita a dinâmica de acompanhamento e permite ao gestor da qualidade acompanhar apenas os casos que necessitem de sua atenção. O Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas do Estado do Amapá - Sebrae, apoia aos pequenos negócios. Então, confira em nosso Portal outros assuntos que vão ajudar seu negócio a crescer ainda mais. /** * RECOMMENDED CONFIGURATION VARIABLES: EDIT AND UNCOMMENT THE SECTION BELOW TO INSERT DYNAMIC VALUES FROM YOUR PLATFORM OR CMS. * LEARN WHY DEFINING THESE VARIABLES IS IMPORTANT: https://disqus.com/admin/universalcode/#configuration-variables*/ /* var disqus_config = function () { this.page.url = PAGE_URL; // Replace PAGE_URL with your page's canonical URL variable this.page.identifier = PAGE_IDENTIFIER; // Replace PAGE_IDENTIFIER with your page's unique identifier variable }; */ (function() { // DON'T EDIT BELOW THIS LINE var d = document, s = d.createElement('script'); s.src = 'https://www-ap-sebrae-com-br.disqus.com/embed.js'; s.setAttribute('data-timestamp', +new Date()); (d.head || d.body).appendChild(s);

Mon Mar 17 11:44:17 BRT 2025

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4 dicas para otimizar o tempo no trabalho

Neste artigo produzido pelo Sebrae no Amapá, trazemos dicas super importantes para otimizar o seu tempo no trabalho. São com algumas informações de grandes importâncias com pequenas mudanças no seu dia a dia que farão toda a diferença no seu negócio. Veja as nossas 4 dicas e prepare-se para dias bem mais produtivos na empresa. 1 - Planeje-se Esse quesito serve tanto para a criação de um novo negócio ou para andamento de um que já esteja em execução, assim como o planejamento estratégico se faz fundamental em uma rotina de uma empresa. Planeje bem o seu dia; Determinar quais atividades podem ser prioridades; E quais podem ser adiadas, se for necessário. Criando uma boa lista de tarefas, você poderá ajudar bastante na percepção e na organização do trabalho. 2 - Estabeleça metas As metas se dão por tempo, ao definir as metas para sua empresa, estará colocando um tempo determinado para a realização de determinadas tarefas. Exemplo: aumentar a lucratividade da empresa em 18% nos próximos seis meses. Este fator temporal ajudará bastante nesse momento, ele serve como um norte na organização das suas ações da empresa. Desse jeito fica bem mais fácil de alcançar o objetivo quando se determina tempo para cada meta. 3 - Organização das suas atividades Para organizar seu tempo no trabalho, um bom começo é: Organizar as suas atividades; Planejar seu dia de acordo com as prioridades que a empresa necessita. Não faça muitas coisas de uma só vez: Concentre sua atenção e energia em uma tarefa só; Quando concluir, passe logo para a próxima atividade. Com a sensação de meta cumprido, isso vai ser um ótimo combustível para o seu cotidiano. 4 - Aprenda a delegar Para tornar mais eficiente e otimizar o tempo do seu negócio é fundamental você saber delegar e, para isso é preciso: Trabalhar com uma equipe eficiente e capacitada; Não ter medo de passar algumas tarefas para os colaboradores; Confiar e saber aproveitar o melhor da equipe. Desta forma, você conseguirá maior tempo para a realização das atividades fundamentais da empresa e sua equipe ficará cada vez mais confiante e produtiva. Agora é só colocar todas essas mudanças em prática e ter uma rotina cada vez mais profissional e muito mais eficiente no trabalho. Saiba mais Gostou deste conteúdo? Você acha que ele foi útil para você? Se gostou, busque mais assuntos do seu interesse no Portal Sebrae Amapá.

Mon Mar 17 11:44:17 BRT 2025

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Conheça: A Cartilha Como Crescer com Práticas Responsáveis

Compartilhamos os mesmos espaços e problemas, mas também as soluções. É fundamental ter atitudes responsáveis, suprindo nossas necessidades sem comprometer as gerações futuras. Isso é possível? Sim! Diminuindo o consumo de recursos naturais, a geração de resíduos e a emissão de poluentes. Isso é ter atitudes que evitem desperdícios, produzindo mais e utilizando menos recursos.

Mon Mar 17 11:44:17 BRT 2025

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Planejamento na agricultura familiar como diminuir riscos de produção

Os pequenos agricultores e pecuaristas são responsáveis por boa parte da produção do alimento consumido no Brasil. Diante deste dado animador, a agricultural rural vem crescendo e atraindo novos investidores. O planejamento é o fator principal para se obter êxito, não só na agricultura familiar, e sim em todos os outros tipos de investimento. A agricultura familiar, como qualquer negócio empresarial, está propensa a alguns erros primários de gestão, mesmo sendo considerada um negócio pequeno. A falta de planejamento, erros na gestão financeira, excesso de participação dos líderes nas atividades operacionais deixando a empresa nas mãos dos seus funcionário, são erros comuns observados neste ramo de atividade. Por isso, é essencial para o sucesso da produção, que a liderança do negócio familiar fique atento pois existem armadilhas de gestão que podem levá-lo ao fracasso. É essencial estar preparado para gerenciar estes possíveis riscos. Para auxiliar no seu planejamento e diminuir assim as chances de algo dar errado.Preparamos alguns pontos importantes a serem observados:

Mon Mar 17 11:44:17 BRT 2025

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Como tornar sua metalúrgica mais sustentável

Sustentabilidade é mais do que adotar o marketing verde para atrair clientes. A empresa que investe no meio ambiente e na sociedade evita multas, cultiva uma imagem positiva no mercado, diminui custos e cria um público de consumidores mais satisfeitos. Diminuir o impacto causado na natureza e retribuir à comunidade é mais do que uma responsabilidade social ou uma obrigação legal – é um bom negócio! 1 Faça uso inteligente do material Através de um uso inteligente da matéria-prima, tendo como prioridade o manuseio das sobras, a empresa garante que esse material não fique acumulado no depósito. Por isso, é necessário separar por cor e tamanho tanto perfis inteiros, quanto os retalhos e acondicioná-los fazendo um estoque de entrada e saída.

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Consultoria em Plano de Negócio e Estudo de Viabilidade

Será elaborado o Plano de Negócio o qual possibilita testar a viabilidade de um conceito de negócio, lançamento de novos empreendimentos ou expansão, quanto no planejamento de empresas maduras. Público Alvo: Microempreendedor Individual, Microempresa e Empresa de Pequeno Porte. Carga horária: De acordo com o seu tipo de empresa. Microempreendedor Individual - MEI: 20h Microempresa - ME: 60h Empresa de Pequeno Porte - EPP: 80h

Mon Mar 17 11:44:17 BRT 2025

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Conheça: a cartilha Gestão de resíduos sólidos

Com a cartilha você vai praticar medidas que favorecem a preservação do meio ambiente, que incrementem a economia e que gerem benefícios à sociedade resultando em ações compatíveis com o desenvolvimento sustentável. Por isso, todo negócio deve atentar-se para a implantação da gestão de seus resíduos sólidos.

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Saiba como funciona o indicador de lucratividade

É um dos principais indicadores econômicos da empresa, ligado diretamente com a competitividade do negócio. A média para empresas de pequeno e médio porte é uma lucratividade de 5% a 10%.

Mon Mar 17 11:44:17 BRT 2025

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