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Se você quer ser bem-sucedido na execução das suas atividades cotidianas, é preciso mais do que meramente contar com boas competências técnicas. É claro que esse fator é essencial, considerando a necessidade de dominar o conhecimento a ser aplicado nas funções profissionais, mas, na verdade, não é o único pré-requisito para quem deseja empreender.

Sem uma boa gestão do tempo, por exemplo, você correrá o risco de focar o que não é tão importante, além de se atrapalhar com as entregas ao longo dos dias. Consequentemente, os resultados esperados não serão alcançados, o que atrapalhará a sua credibilidade enquanto profissional.

Pensando nisso, preparamos este post com algumas dicas-chave práticas de gerenciamento do tempo que podem ser implementadas na sua rotina, inclusive no âmbito pessoal, preservando o equilíbrio. Continue a leitura e fique já por dentro!

1. Planeje as atividades cotidianas

O passo inicial é contar com um bom planejamento diário. No entanto, ao fazê-lo, você deve não só priorizar as tarefas do dia, mas também ter um adequado entendimento da sua semana como um todo.

No primeiro horário da segunda-feira, por exemplo, avalie:

• quais são as entregas que ficaram pendentes do período anterior;
• quais são as atividades que naturalmente já fazem parte da sua rotina;
• quais são as questões prioritárias para garantir bons resultados no seu trabalho — o que compreende todas as áreas (financeira, gestão de pessoas etc.).

A partir disso, elenque as três primeiras prioridades, de modo que seja possível focar essas entregas ao longo da semana. Caso você faça a gestão de um time de colaboradores, também é importante que eles compreendam a necessidade de definir prioridades que sejam estratégicas para o negócio. Afinal, a ideia é que todos remem em uma só direção.

Feito isso, é chegado o momento de ter horários devidamente estabelecidos, já que isso impacta diretamente a sua produtividade. Nesse sentido, o autoconhecimento é primordial, pois nem todas as pessoas funcionam da mesma maneira. Enquanto alguns profissionais são mais produtivos na parte da manhã, outros realizam mais entregas na parte da tarde — isso é natural.

Inclusive, quando você alcança esse entendimento, torna-se mais fácil traçar o seu planejamento de acordo com as suas particularidades. Essa personalização exercerá uma influência direta (e positiva) na qualidade daquilo que é feito e no cumprimento do que foi acordado para o dia a dia.

2. Defina metas e prazos para as tarefas

A propósito, por falar em entregas acordadas, indicamos que você defina metas e prazos para as tarefas. Portanto, no momento de analisar quais serão as suas prioridades, o ideal é destacar a data de cada uma delas. Com base nisso, você terá um direcionamento mais certeiro na hora de executar as demandas.

Manter o trabalho diário ligado a metas previamente estipuladas também vai ajudá-lo a ter um "norte" mais adequado no dia a dia. Na prática, a tendência é de que a sua empresa atinja os resultados esperados.

A partir dessa organização, você terá a oportunidade de conectar as atribuições rotineiras com o que é esperado pelo time e pelo empreendimento, de modo que a identificação do que realmente é relevante seja facilitada. Inclusive, ao longo do post, vamos mencionar algumas metodologias que podem ser aplicadas para melhorar a gestão do tempo no trabalho.

Entretanto, em relação às metas, nós destacamos o OKR. Basicamente, trata-se de um método que envolve metas coletivas e individuais que tendem a convergir para as metas globais de uma empresa.

Ou seja, quando o trabalho é desenvolvido com base nos indicadores da metodologia, cada pessoa entende com mais precisão o impacto que a sua função tem em relação ao negócio. Em meio aos diferenciais do OKR em relação às metas tradicionais, é válido ressaltar o fato de que há um monitoramento mais contínuo.

Além disso, cada indivíduo envolvido consegue fazer uma linkagem mais simples das suas entregas com os propósitos institucionais. Com isso, projetos e demandas são definidos de forma mais estratégica, o que impacta tanto a motivação quanto os resultados.

3. Diminua as distrações

Mais uma vez, o autoconhecimento será um importante aliado para contar com uma boa gestão do tempo, principalmente quando o objetivo for empreender com sucesso. Nesse contexto, a chave para manter bons níveis de produtividade é reconhecer quais são as suas distrações.

Se o celular for um "vilão", atrasando a realização das suas entregas dentro do prazo, por exemplo, existe a necessidade de estabelecer um limite de uso ao longo do dia. Nesse caso, você pode aproveitar os períodos de pausa, como o horário de almoço ou o horário do café, na parte da tarde, para checar as notificações do dispositivo.

Além disso, se você perceber que alguns canais específicos podem aumentar a sua procrastinação, conseguirá ter um melhor controle sobre a sua utilização. Quer entender como?

Suponhamos, por exemplo, que, ao entrar no LinkedIn para uma divulgar uma vaga, você perde muito mais tempo do que o ideal porque acaba por se envolver na leitura de relatos e de artigos publicados na rede. Nessas circunstâncias, o mais recomendável é reservar um período de dez minutos — ao final do dia —para a publicação da oportunidade profissional.

Acredite: embora a medida seja simples, os riscos de haver distrações e perda de desempenho serão reduzidos. Inclusive, ainda existem algumas técnicas que contribuem diretamente para elevar os seus níveis de rendimento, como:

• dividir uma grande tarefa em etapas menores, de modo que seja viável determinar um prazo de entrega para cada uma delas;
• bloquear qualquer tipo de distração online, mesmo que seja relacionada ao trabalho (se não estiver diretamente ligada à entrega executada no momento);
• manter-se perto de pessoas que naturalmente são produtivas, já que as chances de se distrair com "conversas paralelas" serão consideravelmente reduzidas;
• reservar um tempo ao longo do dia para fazer intervalos maiores, levando em conta que as pausas contribuirão para que você "refresque" a cabeça e volte para o trabalho com mais energia.

4. Delegue tarefas

Saber delegar tarefas contribui tanto para a administração do tempo quanto para a melhoria da qualidade do que é entregue por parte da empresa — e para o empreendimento. Em meio aos diferenciais da aplicação dessa estratégia na sua rotina, destacamos especialmente:

• a possibilidade de que funções mais operacionais sejam destinadas a pessoas que naturalmente já lidam com essas atividades no dia a dia, o que colabora para que você possa focar as questões mais estratégicas;
• a preparação da sua equipe para assumir responsabilidades maiores, de modo que os integrantes dos times possam se desenvolver em suas funções, tornando-se aptos a resolver questões cada vez mais complexas;
• o aperfeiçoamento das competências das pessoas que compõem o quadro de pessoal do negócio — o que está muito ligado ao tópico anterior —, já que a delegação envolve a possibilidade de que cada profissional exerça diferentes atividades com base no cargo ocupado e, claro, nas habilidades e no know-how apresentados.

A propósito, para uma delegação de tarefas verdadeiramente eficiente, indicamos que você:

• conheça as pessoas que trabalham ao seu lado, o que engloba as principais atividades que elas já executam, delegando atribuições que tenham relação com o seu dia a dia, pois isso contribuirá para a gestão do tempo do time como um todo;
• seja estratégico no momento de delegar as responsabilidades, levando em conta que as pessoas tendem a "empurrar" aquelas atividades mais desagradáveis em vez de focar as que mais fazem sentido para o atual contexto do time;
• seja claro e objetivo, explicando as particularidades de cada demanda e mantendo-se aberto para que as pessoas possam sanar qualquer dúvida que venham a ter;
• estabeleça prazos que sejam reais e compatíveis com as entregas dos colaboradores;
• assegure-se sempre de que foi compreendido.

5. Aprenda a dizer “não”

Não, dizer "não" não é grosseiro. Na verdade, pelo contrário, quando você desenvolve maturidade — no que diz respeito à mentalidade empreendedora — e domina as boas práticas para rejeitar uma demanda, ainda tem a oportunidade de explicar quais são as entregas que atualmente estão sob a sua responsabilidade e que, de fato, fazem mais sentido para o atual momento da equipe.

Lembre-se de que, se existe um bom embasamento que o leva a rejeitar uma demanda, é importante fazê-lo Além disso, os riscos de não concluir uma atividade prioritária por sobrecarga diminuem consideravelmente.

Novamente, a gestão do tempo se revela indispensável, já que impacta positivamente a produtividade. Afinal, ser produtivo não significa necessariamente trabalhar dez horas ininterruptas, por exemplo, e fazer muitas entregas — mas, sim, entregar uma demanda que exigiria quatro horas de dedicação em apenas duas, mas sem perdas na qualidade.

Afinal, dessa forma, você poderá focar outras tarefas e contribuir significativamente para o sucesso das estratégias da empresa.

6. Crie recompensas para as atividades concluídas

Via de regra, as pessoas tendem a funcionar melhor quando há uma "recompensa" para as suas atividades. Nesse sentido, ao longo do processo, vale a pena criar motivações que o impulsionem a concluir as suas entregas — mas, claro, sempre mantendo o foco e o nível de qualidade.

Nesse caso, não há necessidade de ser algo físico ou financeiro. Você pode, por exemplo, fazer uma pausa mais demorada quando finalizar uma demanda importante ou até se permitir ir a um estabelecimento para "esvaziar" a mente e fazer uma refeição mais longa.

O ideal é avaliar o que funciona como um incentivo para você. Em suma, o objetivo é que as demandas sejam priorizadas conforme a sua importância e de acordo com o planejamento realizado para o dia, que deve ser concluído com mais efetividade.

7. Reserve um tempo para cuidar de si mesmo

Fazer uma boa gestão do tempo não significa dedicar todas as horas do dia ao trabalho. Na verdade, envolve também reservar um tempo para si mesmo, visando a cuidar do seu bem-estar e da sua saúde mental, conciliando qualidade de vida com o âmbito profissional.

Nesse sentido, em meio às boas práticas que podem ser adotadas, destacamos:

• reservar alguns momentos para ficar só, para refletir sobre si mesmo, acerca do trabalho e da qualidade do que é entregue (provavelmente, essa iniciativa vai impactar a sua motivação em diferentes contextos da sua vida);
• desenvolver conexões sociais, já que os colegas de trabalho podem ser importantes aliados para se motivar e até para enxergar as atividades corporativas como algo positivo — especialmente nos períodos mais delicados, em que surgem muitos desafios —, o que também gera satisfação pessoal;
• praticar atividades físicas regularmente, reservando alguns momentos da semana para se dedicar exclusivamente a essa finalidade;
• melhorar os hábitos alimentares, afinal, comer mal pode prejudicar a produtividade e, consequentemente, a boa gestão do tempo;
• manter hobbies e priorizar momentos de lazer com amigos e familiares, levando em conta que a sua rotina em âmbito privado contribui para que você esteja bem consigo mesmo e desenvolva naturalmente um trabalho mais efetivo no dia a dia.

8. Domine técnicas de produtividade para uma boa gestão do tempo

Como dito, existem técnicas de produtividade — ou metodologias de gestão do tempo — que podem ser aplicadas no seu dia a dia para o adequado gerenciamento da sua rotina. A seguir, elencamos algumas das principais. Confira!

Pomodoro

A técnica Pomodoro é uma das mais conhecidas quando o assunto envolve gestão do tempo e produtividade — provavelmente porque o método é um dos mais simples de ser colocado em prática, ajudando-o a exercer as suas funções em "pequenos rituais". Quando a medida se torna um hábito no seu dia a dia, o seu foco passa a ser consideravelmente maior.

Assim, você começa a manter uma gestão mais adequada das suas próprias demandas e consegue realizar as entregas conforme o planejado. Funciona basicamente da seguinte maneira:

• identifique quais são as suas atividades e divida as demandas em blocos de 25 minutos;
• faça uma pausa de cinco minutos na finalização de cada bloco;
• faça uma pausa maior quando completar quatro blocos — entre 15 e 30 minutos.

No intuito de facilitar o controle, você pode configurar o alarme do celular para tocar no timing ideal. O recomendável é que as pausas sejam utilizadas para se alongar, para fazer uma caminhada curta ou para tomar uma água.

Portanto, evite qualquer outra tela, como o seu próprio smartphone, já que isso manteria a sua concentração em um aparelho e poderia prejudicar os efeitos positivos do método em relação à sua produtividade. Ou seja, é hora de fugir das telinhas!

Método de Pareto

O Princípio de Pareto é outro método de produtividade e de gestão do tempo muito utilizado pelas pessoas para gerenciar as suas entregas no cotidiano. Trata-se de uma metodologia que permite identificar quais são as demandas mais práticas e rápidas em termos de execução.

Com isso, você pode priorizá-las no início do dia, de modo que o restante do tempo seja dedicado para as entregas mais complexas e estratégicas. A técnica tem como diferencial o aumento dos níveis de motivação, uma vez que, logo na parte da manhã — a depender do horário no qual você escolhe produzir —, você já conclui muitas atividades, o que gera uma sensação de alta produtividade.

Para colocá-la em prática, é preciso dedicar 20% do seu tempo para 80% do trabalho. Por outro lado, 80% do seu tempo será voltado para 20% das entregas, com foco naquelas mais detalhadas e volumosas.

Neste guia, você pôde entender um pouco mais sobre como manter uma boa gestão do tempo, além de conferir dicas e métodos simples que podem ser implementados na rotina com facilidade. Como dito, compreender quais são as melhores práticas para a execução das suas demandas e o que funciona melhor para você ajudará no atingimento de um equilíbrio entre o âmbito pessoal e o profissional, além de, claro, garantir que as tarefas prioritárias serão concluídas em um período muito mais curto que o convencional, mantendo a qualidade.

A leitura foi útil? Agora, aproveite para entender também como fazer um planejamento de processos bem-sucedido!