Saiba como gerir sua equipe à distância, organizar rotinas, manter o engajamento e ajudá-los a atravessar esse momento de forma saudável e produtiva.
A crise sanitária da COVID-19 acertou a todos de forma muito forte e rápida. Pessoas e negócios não tiveram tempo de se adaptar a tudo o que aconteceu e foram obrigados a mudar e se adaptar ao novo “normal” à medida que o tempo ia passando.
A crise passou, mas muitas das coisas que foram feitas para combater essa crise foram muito exitosas. No trabalho, especificamente, a adoção do home office fez muitos novos adeptos, de forma que hoje o modelo de trabalho - remoto ou híbrido - é uma realidade em uma grande parte das empresas.
Atualmente, muitas empresas adotam regime de trabalho remoto ou híbrido e seus colaboradores têm a seu dispor o famoso home office. Equipes inteiras ou parciais ficam em casa e devem, de lá, trabalhar e cumprir suas tarefas, remotamente. Alguns de forma esporádica e outros de forma permanente.
Seja como for, esse acabou se tornando o “novo normal”, então e agora? Como fazer a gestão da equipe? Como saber se estão trabalhando? Como saber se estão sendo produtivos, dormindo ou passeando? Será que irão usar o laptop da empresa apropriadamente?
Essas são perguntas legítimas, mas que não tem mais tanta importância nesse novo modelo de trabalho. Elas vêm de uma herança de mundo off-line e de um estilo de liderança baseado no comando e controle.
Para esses novos tempos, é preciso um novo estilo de ver o trabalho, as pessoas e de liderá-las remotamente. Se por um lado é assustador, por outro , é uma enorme oportunidade para repensar o modelo de liderança e praticar novas formas de liderar, onde prevaleça a autonomia, a responsabilidade e a cooperação.
Isso pode até ser novidade para muita gente, mas no fundo este é um estilo de trabalho que só ganhou popularidade. Várias empresas, principalmente estrangeiras e de tecnologia, já estão acostumadas a ter times totalmente remotos e mesmo em outros países. Essas empresas tem, por exemplo, integrantes de uma mesma equipe residindo em diversos países diferentes do globo, que se reportam a uma mesma sede em outro país. Pode parecer estranho, mas a verdade é que já dispomos, há muito tempo, de todo o aparato tecnológico necessário para que este modelo de trabalho não presencial exista e seja bastante eficiente.
Por isso preparamos algumas dicas que podem ajudar na gestão de equipes total ou parcialmente remotas:
1. Definição de objetivos SMART (específicos, mensuráveis, alcançáveis, e com tempo certo para serem concluídos) para o trabalho remoto.
Os colaboradores que estão em home office devem ter clareza do que é esperado em relação a suas entregas no período de tempo determinado. Isso traz segurança e objetividade na organização da rotina de trabalho.
- Estabelecer, em comum acordo com o colaborador, as atividades prioritárias a serem desempenhadas e o cronograma das entregas. Focar no resultado e não no controle;
- Disponibilizar os recursos necessários (tecnológicos, informações, etc.) para desenvolvimento da atividade;
- Oferecer apoio técnico para o desenvolvimento da atividade, como conversas com o gestor ou com outros especialistas da equipe, sempre que necessário;
- Definir os canais digitais e as ferramentas de trabalho oficial nos quais os gestores e a equipe devem trabalhar e se comunicar;
- Caso o colaborador não tenha nenhuma prioridade - porque o seu trabalho faz parte de uma atividade que está temporariamente suspensa -, o gestor deve discutir com ele como esse tempo poderia ser bem aproveitado e criar alternativas de estudo, desenvolvimento ou de atividades que possam contribuir para a equipe. Podem ser, por exemplo, propostas alternativas de trabalho em duplas virtuais, no sentido de ajuda mútua em projetos que estejam em andamento.
2. Procedimentos de gestão.
- Estabelecer data e horário para conversas exclusivas com cada colaborador em home office, não passando de 3 dias de intervalo a cada reunião. Evitar convocar o funcionário de surpresa para uma reunião por gerar ansiedade desnecessária. Lidere pela confiança;
- Criar um formulário com check list ou perguntas a serem respondidas pelo colaborador com antecedência à conversa virtual on-line com o gestor, para que reunião seja mais objetiva e que as questões possam ser debatidas em conjunto. Essa lista inclui questões de ordem técnica referente à atividade combinada, até questões de ordem pessoal, de como a pessoa está se sentindo e se tem alguma necessidade pessoal;
- É muito importante o gestor exercitar a escuta ativa, no sentido de acolher as preocupações e dificuldades, esclarecendo as dúvidas com tolerância e incentivo;
- Estabelecer uma agenda predefinida para reuniões coletivas com todos os membros da equipe com o objetivo criar momentos de interação, em que cada um possa dizer brevemente o que está fazendo e como está se sentindo;
- Manter a equipe informada com as novas estratégias da empresa;
- Procurar deixar todos informados das estratégias, diretrizes e decisões no mesmo momento, tanto para os que estão presencialmente, quanto para os que estão em casa. Isso evita o sentimento de exclusão.
3. Incentivo e Motivação - é papel do gestor oferecer palavras de incentivo e otimismo, focando em aspectos positivos e de esperança de tempos melhores.
Além de estar atento ao fluxo das tarefas, a atenção à saúde mental do colaborador se faz um pouco mais importante nesse modelo. Como não há um controle tão forte, existe espaço para o gestor perguntar e às vezes discutir - e quem sabe aconselhar seus colaboradores - sobre como manter saúde mental e equilíbrio pessoal e profissional durante o trabalho remoto.
De nenhuma forma isso seria algum tipo de terapia ou coaching, mas como os encontros são mais espaçados, é plenamente possível e recomendável. Algumas poucas perguntas em cada reunião e uma escuta ativa são suficientes para verificar o bom andamento de tudo e demonstrar uma preocupação genuína com o bem-estar do seu colaborador.
Saiba mais:
Guia do home office - produtividade no trabalho
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